數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)管理的方法

摘要 基于高校實(shí)現(xiàn)信息化管理中存在的問(wèn)題以及已經(jīng)采用的一些數(shù)據(jù)共享的方法，提出數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和制定相應(yīng)的規(guī)章制度是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)工作。舉例說(shuō)明各職能部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立方法，指出統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與靈活的工作方法相結(jié)合才是高校科學(xué)管理的好方法。

關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化；共享數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)庫(kù)；科學(xué)管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-489X（2008）24-0128-03

進(jìn)入21世紀(jì)，學(xué)校管理工作最顯著的變化是信息化。各項(xiàng)工作都有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確而科學(xué)的數(shù)據(jù)可以作為工作的總結(jié)，也可以作為領(lǐng)導(dǎo)的決策依據(jù)?？茖W(xué)地收集數(shù)據(jù)，充分利用已有的數(shù)據(jù)是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)。

1 管理工作中數(shù)據(jù)處理問(wèn)題

自從使用計(jì)算機(jī)以來(lái)，管理工作顯得更加忙碌。錄入數(shù)據(jù)、核驗(yàn)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)，使得管理人員埋頭在計(jì)算機(jī)前疲憊不堪。每到年底各職能部門(mén)的數(shù)據(jù)報(bào)表紛紛發(fā)到基層，例如院系一級(jí)的管理人員就會(huì)收到學(xué)校下發(fā)的許多報(bào)表，有人事、科研、教務(wù)、黨務(wù)等等部門(mén)的報(bào)表。報(bào)表中的重復(fù)數(shù)據(jù)有許多，經(jīng)過(guò)不同人的錄入難免又出錯(cuò)，收集數(shù)據(jù)、核準(zhǔn)數(shù)據(jù)占用了大量時(shí)間。因此，數(shù)據(jù)的科學(xué)管理要盡快解決，這樣才能提高管理層的工作效率。

目前硬件條件已經(jīng)具備，各職能部門(mén)的專(zhuān)用管理軟件已經(jīng)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)把人們連接在一起，然而沒(méi)有實(shí)現(xiàn)的是數(shù)據(jù)共享。比如各管理口都在分別錄入同一個(gè)人的人事信息，而最新、最權(quán)威的信息應(yīng)來(lái)自人事處，這樣大量數(shù)據(jù)的冗余與錯(cuò)誤就會(huì)很多。各職能部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏有效的關(guān)聯(lián)，就不能提供準(zhǔn)確、及時(shí)、有效的可信數(shù)據(jù)來(lái)源，因此影響了學(xué)校信息化水平的提高。

2 解決數(shù)據(jù)共享的方法

近年來(lái)針對(duì)實(shí)現(xiàn)管理信息化這個(gè)問(wèn)題做過(guò)各種嘗試，首先想到的是建立在統(tǒng)一的學(xué)校管理系統(tǒng)下。有的高?；ㄙM(fèi)了大量資金聘請(qǐng)軟件公司做這些工作，因制作人員不熟悉各部門(mén)的工作程序做系統(tǒng)難度很大，做出的系統(tǒng)不適用，往往不被基層單位所接納。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)更新非常快，管理工作方式也在不斷改進(jìn)，這樣龐大的管理系統(tǒng)其生命力不會(huì)很長(zhǎng)，如果不斷地更新系統(tǒng)，工作量又會(huì)很大。因此，制作統(tǒng)一的學(xué)校管理系統(tǒng)不實(shí)用，還是各部門(mén)制作自己的管理系統(tǒng)使用起來(lái)更方便，但是要考慮解決數(shù)據(jù)共享的問(wèn)題。

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享可以建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)。如果各部門(mén)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)不同，就不能直接使用共享數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)，需要轉(zhuǎn)換才能使用。這樣無(wú)論哪一類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)都可以作為共享數(shù)據(jù)庫(kù)。有的單位建立了共享的數(shù)據(jù)服務(wù)器和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)[1]。無(wú)論共享數(shù)據(jù)存于哪里，在哪里進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換都不重要，重要的是共享數(shù)據(jù)要和各職能部門(mén)的數(shù)據(jù)一致即唯一性，數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)要統(tǒng)一才便于數(shù)據(jù)流通。

3 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)工作

為使共享數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)能為各部門(mén)方便地使用，就必須做數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的工作，即共享數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化。就是說(shuō)，共享數(shù)據(jù)庫(kù)中各表所含項(xiàng)目要全且重復(fù)信息少，各項(xiàng)目表示方法要一致。例如，人事表中工作日期一項(xiàng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：域名——“工作日期”，數(shù)據(jù)類(lèi)型——字符型，數(shù)據(jù)寬度——15位。如果工作日期是1980年9月至2000年7月，在人事表中表示為“1980.09-2000.07”。這種表示方法約定一致了，就會(huì)給數(shù)據(jù)共享帶來(lái)方便。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程就是消除不必要的重復(fù)數(shù)據(jù)并提供所有有用信息，使得數(shù)據(jù)無(wú)冗余，可快速創(chuàng)建索引和排序，快速建立表間聯(lián)系，優(yōu)化查詢(xún)。創(chuàng)建高效數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程稱(chēng)為“標(biāo)準(zhǔn)化”。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理的共享數(shù)據(jù)庫(kù)生命力會(huì)很長(zhǎng)，它不受操作環(huán)境變化的影響，因此它是非常重要的基礎(chǔ)工作。各校領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)只重視操作環(huán)境的建立，更應(yīng)該重視基礎(chǔ)工作。因?yàn)樗粌H是哪個(gè)部門(mén)、哪部分人的事，它需要統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一的信息化管理規(guī)章制度[2]。例如，各職能部門(mén)必須開(kāi)放的數(shù)據(jù)范圍的制定。

4 共享數(shù)據(jù)庫(kù)在高校管理系統(tǒng)的部分應(yīng)用實(shí)例

在人事部門(mén)建立教工人事庫(kù)，人事庫(kù)中由各表組成，可將“工作證號(hào)”作為關(guān)鍵字關(guān)聯(lián)各表，進(jìn)行人員的查詢(xún)（圖1）。

在教務(wù)部門(mén)建立教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，建立各有關(guān)表，其中“教師基本信息表”來(lái)自人事管理數(shù)據(jù)庫(kù)中“教工基本信息表”的有關(guān)任課教師信息。可將“課程代號(hào)”作為關(guān)鍵字關(guān)聯(lián)各表，查詢(xún)課程信息。也可將“學(xué)號(hào)”作為關(guān)鍵字，查詢(xún)學(xué)生修學(xué)情況（圖2）。

組織部門(mén)建立組織管理數(shù)據(jù)庫(kù)，黨務(wù)信息存于各表中，其中“人員基本信息表”來(lái)自人事管理數(shù)據(jù)庫(kù)中“教工基本信息表”和教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中“學(xué)生基本信息表”的有關(guān)人員信息。可以建立以“工作證號(hào)/學(xué)號(hào)”為關(guān)鍵字的關(guān)聯(lián)，做黨員信息查詢(xún)，也可以建立“支部名稱(chēng)”和“所屬單位”為關(guān)鍵字的關(guān)聯(lián)，做支部信息查詢(xún)（圖3）。

還應(yīng)有科研、統(tǒng)戰(zhàn)、房管、財(cái)務(wù)、后勤等等許多數(shù)據(jù)庫(kù)。

這些數(shù)據(jù)庫(kù)建立以后可共享部分?jǐn)?shù)據(jù)。共享數(shù)據(jù)可存于統(tǒng)一的共享數(shù)據(jù)服務(wù)器中，這樣這臺(tái)服務(wù)器的安全、可靠、速度的問(wèn)題就不容易解決。如果這些共享數(shù)據(jù)分散在各職能部門(mén)有些問(wèn)題就容易解決。有了網(wǎng)絡(luò)就沒(méi)了距離，共享數(shù)據(jù)庫(kù)不一定建立在一臺(tái)機(jī)器上。當(dāng)然對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)要進(jìn)行保密處理，在安全訪問(wèn)的前提下，不同的職能部門(mén)查詢(xún)數(shù)據(jù)的范圍是不同的[3]。

例如對(duì)教師做工作考核時(shí)，要得到表1，可以從各部門(mén)得到最新信息，不需要發(fā)到個(gè)人去填寫(xiě)。

5 統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與靈活的工作方法

管理領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)化發(fā)展到今天，軟硬件條件都已經(jīng)很成熟，只是應(yīng)用還有待提高。之所以基層單位不愿使用上級(jí)部門(mén)配備的管理軟件，是因?yàn)樯霞?jí)部門(mén)在制作軟件時(shí)考慮了適應(yīng)不同單位的通用性，而無(wú)法考慮本單位工作的特殊性。因此，基層單位的管理軟件最好是自己制作，上級(jí)部門(mén)應(yīng)該只注意經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化處理后的共享數(shù)據(jù)庫(kù)及相應(yīng)制度的建立?；鶎庸ぷ魇桥c時(shí)俱進(jìn)的，工作報(bào)表隨時(shí)都有可能調(diào)整。有了共享數(shù)據(jù)庫(kù)，可以不受管理軟件的限制，隨時(shí)制作各種報(bào)表。當(dāng)務(wù)之急是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的共享數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)工作，是統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，它會(huì)為各基層單位數(shù)據(jù)流通帶來(lái)很大方便，可以為領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)地提供準(zhǔn)確的信息，還可以大大提高管理人員的工作效率。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與靈活的工作方法相結(jié)合才能達(dá)到高校管理工作的和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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