文件筐測驗法解析

公文處理測驗，是面試評價最常用和最核心的技術之一。文件筐測驗是情景模擬測試的一項，通常用于管理人員的選拔。

文件筐測驗，通常又叫公文處理測驗，是面試評價最常用和最核心的技術之一。文件筐測驗是情景模擬測試的一項，通常用于管理人員的選拔，考查授權、計劃、組織、控制和判斷等項能力素質的測評方式。一般做法是讓考生在限定時間(通常為1～3小時)內處理事務記錄、函電、報告、聲明、請示及有關材料等文件，內容涉及人事、資金、財務、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測驗提示和紙筆，考生在沒有旁人協助的情況下回復函電，擬寫指示，作出決定，以及安排會議。評分除了看書面結果外，還要求考生對其問題處理方式作出解釋，根據其思維過程予以評分。

文件筐測驗的設計

文件筐測驗的設計必須緊緊抓住三個環節：

(1)工作分析

深入分析職位工作的特點，確定勝任該職位必須具備哪些知識、經驗和能力。工作分析的方法可以是面談、現場觀察或問卷。通過工作分析，要確定文件筐測驗要測評什么要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應占多大權重。

文件筐測驗一般可以考查以下要素：

①書面表達及其理解；②統籌計劃能力；③組織協調能力；④洞察問題和判斷、決策能力；⑤任用授權能力⑤指導控制能力；⑦崗位特殊素質，如法規條例知識。

(2)文件設計

包括選擇什么文件種類，如信函、報表、備忘錄、批示等；確定每個文件的內容，選定文件預設的情景等。文件數量較多，時間以2-3小時為宜。文件的簽發方式及其行文規定可以忽略，但文件的行文方向(對上與對下，對內與對外等)應有所區別，特別要注意各個文件測評要素的設計。一個文件不同的處理常常可以體現不同的要求，對文件的處理方式要有所控制，確定好計分規則或計分標準，盡量避免每個要素同時得分和無法歸于某一要素的情況出現。

(3)測驗評分

實施文件筐測驗之后，評分一般由專家和具備該職位工作經驗的人(一般是選拔職位的上級主管及人事組織部門的領導)進行，除了前面設計時要制定好評分標準外，更重要的是對評分者要進行培訓，使評分者根據評分標準而不是個人的經驗評分。

評分的程序也要特別注意。可以考慮各自獨立評分，然后交流評分結果，對評分差異各自申述理由后，再獨立第二次評分，最后將評分結果進行統計平均以平均分作為最后得分。在考生答案不明確的情況下，需要質詢應聘考生，根據其對處理方式的解釋確定得分。

案例1：

以下是有關的背景情況，請您務必仔細閱讀并牢記于心；

您是局辦公室秘書之一，大家都稱您小A。此辦公室是直接協助幾位局領導工作的職能部門，目前由田主任一人負責。

今天是2006年5月23日，星期五。局里在遠郊召開一個重要會議，田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會務，只有您一個留守。所有局領導都在出席重要會議，您不能找他們請示，局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由于那里電信線路出現故障，您無法和在郊區開會的田主任及其他同事聯系。

田主任昨晚輾轉托人給您一張便條：

小A：

明天(24日)有這么幾件事情要煩勞你：

1)主管分房的李局長要了解職工對分房辦法第五稿的意見。請你看一下職工的意見材料，代我起草一份500字左右的報告。

2)實習生鄭蘭說寫了一份信息，你給看一下。最近局里上報的信息比較少，被采用的更少。看這份信息能否上報或經修改后上報。

5)請你給楊菁去封信，告訴她我們已經錄取了新秘書。

4)請你根據李局長給馬林副局長來信的批示，把馬副局長的信處理一下。

以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無論如何要完成。下午1：00局里有車來會場，你搭車來會場，這里實在忙不過來。

明天上午辦公室若有什么事，你見機行事。辦公室不要因為我不在就影響正常運轉。

謝謝!

田5.25

現在是早晨8:30，您一上班就得到上述指示和有關材料，您的任務是遵照指示完成所有工作。

以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規定：

1 首先，請您完成《指導語自測題》，回答結果構成評分的重要內容。

2 其次，請在《日程計劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計劃表》上予以注明。

3 一切任務請按您本人對秘書工作的理解和相應的指示獨立完成，并一定要說明這么處理的理由，否則要倒扣分。

文件筐測驗實施程序

文件筐測驗可以集體施測，實施過程分準備、測試和評分三個步驟。

(1)準備

主要指測驗材料和測試場所的準備。給每個考生的測驗材料，事前要編上序號，答卷紙也要有相應序號，實施前要注意清點核對。答卷紙主要由三部分內容構成：一是考生姓名(或編號)、應聘單位和職位、文件序號等；二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時間；三是處理的理由。文件序號只是文件的標識順序，不代表處理的順序，應允許考生根據輕重緩急調整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有考生在同一時間完成。如果文件內容涉及到招聘單位內部的一些情況，測試前應對所有考生提供培訓，介紹相關情況，縮小內部考生和外部考生對職位熟悉程度的差別。

(2)實施

主試要對測驗要求做一個簡單介紹，說明注意事項。然后發給考生測試指導語和答卷紙，回答考生的提問，當考生覺得沒有問題后，再發測試用的文件。考生人數比較少時，也可以一次將材料發給考生，但要求考生嚴格遵從主試的要求，先看指導語再看文件。測試指導語是鋇試情景、考生扮演的角色、考生任務和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然。有時在初級人員的文件筐測驗中，發給考生指導語后，讓考生完成一個指導語的測驗，強迫考生熟悉理解指導語，這在文件水平低的群體中有時十分有用。在考生正式進入文件處理后，一般不允許考生提問，除非是測驗材料本身有問題。

(3)評分

宜在考生做完后立即進行，當有質詢考生的設計時，特別應該如此。為求客觀，可將考生編號，由一個人將考生的處理意見和處理理由念給所有評分者聽，由各位評分者獨立評分。為了保證評分的一致性，事前的評分者培訓很重要。可以考慮對一部分考生(或者模擬考生)進行試評分，考查各個評分者對標準的掌握及評分過程中存在的問題，待取得一致意見后再往下進行。評分時，可按序號逐一評定，也可按文件內容分類評定。前一種辦法可以對考生的素質形成整體印象，后一種辦法容易達成評分標準的一致性。

案例2：

2004年2月25日，菜市人事局副局長接到了一份群眾寄來的《申訴書》，內容如下：

市人事局領導：

我叫張×，現在市××局工作。由于各種原因，我曾在2002年年度考核中被定為不稱職等級。單位領導據此于今年5月27日將我辭退，并書面通知了我本人。自4月份起單位又停發7我的工資。

我接到被辭退通知后，一時難以接受，精神恍惚，感到難以見人。同時，由于我愛人收入也比較低，三口之家的生活受到很大影響。因此，我于今年4月20日向單位領導提出申訴。但是，單位領導說：“你已經被辭退，不再是我單位的人了。何況已經時隔半個多月’了，我們也不再受理了。”萬般無奈之中，只好給你們寫信反映情況。請在百忙之中過問一下此事，關心一下我這個普通人。

申訴人：張×

2004年2月25日

如果此《申訴書》內容全部屬實，你認為趙×所在單位對趙×的處理是否正確，并說明理由；請你根據《國家公務員暫行條例》的有關規定，提出具體的處理意見。