商務英語中禮貌原則的運用

摘 要：隨著全球經濟的迅猛發展，商務英語在商務往來中的地位愈加重要起來。對于商務人員來說，無論是在函電的文字表達中，還是在商務洽談協商中，只熟悉國際貿易知識是不夠的。如能借助一定的語言表達技巧，禮貌、含蓄、委婉、得體地陳述自己的觀點或愿望，提出請求或建議，有利于創設良好的設備環境，達到交易雙方所預期的目的。

關鍵詞：商務英語 禮貌原則

現代英語是國際商務活動的通用語言。隨著全球經濟一體化進程的加速，各國之間經濟合作的領域逐步擴大，經濟貿易往來日益頻繁，商務英語成了經貿活動中的重要語言工具。商務英語因其涉及語言、知識、交際技巧、商務特點、文化背景等因素而形成了自己的特色，而其中語言的表達方式在商務活動中就有著不可低估的作用。

商場如戰場，但商戰畢竟不是打仗。商家吸引客戶，擴大利益的武器不是飛機大炮，而是不同場合和背景下恰當的禮遇、委婉客氣的話語、措詞得當的函電或謹慎嚴密的條款。從一些商務活動的成功案例中不難發現，禮貌、得體、不卑不亢而又語中要害是順利成功地進行商務活動的基本要求。這其中，禮貌的重要性不可小覷。

禮貌是言語行動謙恭的表現，是使人際交往順利進行的協調因素。語言是表達禮貌最常用的手段，利奇正是看到了禮貌在人際交往中的重要性，才在格賴斯的合作原則的基礎上提出了禮貌原則。利奇的禮貌原則是指在交際活動中，把禮貌的信念或惠及他人的信念的表達提高到最大限度，而把有損于他人的信念的表達減到最小限度。這里的“惠”和“損”是最廣泛意義上的“惠”和“損”，并不專指物質上的得失。具體說來，禮貌原則包括六條準則，即：得體準則，慷慨準則，贊譽準則，謙遜準則，一致準則，同情準則。下面就來看看這六條語用禮貌準則在商務英語中的具體運用。

1.得體準則的運用

得體準則的具體內容是：減少表達有損他人的觀點。盡量少讓別人吃虧，盡量多使別人得益。不同文化背景的社會具有不同的禮貌規范。在某一語境中最禮貌的表達方式，在另一語境中不一定妥當，可能顯得過于禮貌，也可能不夠禮貌。因此，要根據不同的場合、不同的對象和不同的內容，考慮雙方的受益與吃虧程度，來確定禮貌的級別。否則，很容易產生歧義。所以，商務交往中得體的言語是很重要的。比如，一封直截了當的業務信件寫給一位美國商人很可能是成功的，而對于日本商人來說，它那直率的語氣也許會很不得體。

另外，在業務洽談過程中，常需要了解對方的生產設備、技術情況、產品質量及信用等情況，對這些不宜直接詢問而又必須知道的信息提出疑問時，為表示尊重與禮貌，同時也為自己一時的冒昧留有回旋余地，可在問句后加上“if I may ask”。如：

But how are you going to pay for your imports， if I may ask?

如果不加，對方有可能會以為你瞧不起人，認為他們付不起帳。

再如，在表達請求、建議時，如果直接使用祈使句，會顯得生硬而無禮。若變換為疑問句或感嘆句的形式，會使語氣更加委婉客氣，對方也更易于接受。

Will you please take prompt action to open the credit so that the shipment can be effected before the end of this month?

2.慷慨準則的運用

慷慨準則的具體內容是：減少表達利己的觀點。盡量少使自己得益；盡量多讓自己吃虧。這就是要從對方的立場出發，考慮對方的背景、困難與愿望，盡量滿足對方的要求，擴大對方的利益。對方會因此產生獲益的感覺，符合商家的獲利心理。

We do not keep stocks but are willing to have the cashmere jumpers specially made for you.

這句話中“specially”一詞的運用，使人感到賣方為買方的得益做出了讓步，使買方明顯看出了賣方對雙方交易做出的努力，也顯現出賣方的誠意。再如:

If you will let me know the number and airline on which you are arriving， I will be happy to meet you.

這句話退一步表達了說者想知道對方航班信息的愿望，大大減少了對自己的受益程度。

由此可見，在商務英語中多采用“對方態度”而少用“自我態度”會為商務交往帶來種種便利。在為對方著想的同時，也達到了自己的目的。

3. 贊譽準則的運用

贊譽準則的具體內容是：減少對他人的貶損。盡量少貶低別人，多贊譽別人。每個人都愿意聽到贊美的話語。在商務交往中，真誠適當的贊譽在滿足對方的心理的同時，還有利于縮短雙方距離，融洽氣氛，更容易達成共識，使商務活動順利進行下去。需要注意的是，贊美要真誠，切忌虛情假意；要適當，切忌言過其實。對不同個性的對象，也要采用不同的贊美方式。

We’d like to cooperate with you because of your high ability. We heard that the business transacted through you last year amounts to more that $ ......

這里通過對對方生意額的具體數字的表述，表達了對對方業績的肯定和能力的贊美，使贊美令人信服。

當對方有錯的時候，也不要直接批評。

We have found out that you are delinquent with regard to your amount by $ 3.

此句中用“delinquent”指責對方犯錯誤， 肯定會使對方感到不快， 交易很難順利進行， 顯然這一消極詞使用不當，就不如：

Your amount shows small deficit of $ 3.

這樣不直接指責對方，給對方留有面子，更易于對方接受。

4. 謙遜準則的運用

謙遜準則的具體內容：減少對自己的表揚。盡量少贊譽自己，盡量多貶低自己。這一準則的運用同樣要具體情況具體分析，過度的謙遜有可能會讓對方認為你一無是處，甚至看不起你，降低你能力的可信度。對方認為與你合作無利可圖，必敗無疑。因此而貽誤商機，導致商務活動失敗是十分不值得的。

We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.

這種表達方式過于謙卑，甚至有點低三下四，會引起對方的反感，或讓人感到不真誠。不如改為：

We are concerned about the inconvenience you have suffered， and apologize sincerely.

再如: We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December.

“beg”這一類的詞顯得有些低三下四，最好不要出現在商業書信中。下面的寫法更為妥當：

We have received your letter of Dec. 11.

5. 一致準則的運用

一致準則是指：減少自己與別人在觀點上的不一致。盡量減少雙方的分歧，盡量增加雙方的一致。

但在商務活動中，各方代表都樂于為本方爭取更多的權力與利益，不免會產生許許多多各種各樣的分歧。此時，不應直接表示不同意對方的觀點，直言不諱會讓人難以接受，不能取得較好的效果。這時委婉、含蓄，甚至幽默地表達自己的看法則可以避免尷尬局面的出現。

如廠家在夸贊自己的產品質量好、價格低，希望代理商多提些貨物，但其實并非如此，該產品在市場上已無競爭力可言。然而，出于禮貌，代理商可以這樣說：

Yes， you are quite right， but we regret to say that the goods are unsuitable for this market.

再如：A: I think John is a good businessman.

B: Yes. He could sell sand to Saudi Arabia.

誰都知道沙特是個沙漠國家，向沙特販賣沙子的商人會是怎樣的一種商人？B通過幽默的運用，巧妙地回答了A。

6.同情準則的運用

同情準則的具體內容是：減少自己與他人在感情上的對立。盡量減少雙方的反感，盡量增加雙方的同情。關鍵是要注意表示出自己與對方共同的心情，要喜別人之喜，憂他人之憂。

試比較：

A. We have your letter of May 8 in which you say that the goods you ordered on April 1 have not arrived.

B. We regret to learn from your letter of May 8 that the goods you ordered on April 1 have not arrived.

A使人感到冷淡和漠不關心，B則符合同情準則，使人感到對方與自己站在同一個立場上，使雙方不會產生心理隔閡。

“和氣生財”是商界人士一直遵循的原則。“和氣”就是“客氣”、“禮貌”。因此在掌握商務專業知識的基礎上，還要講求一些語言的表達技巧。禮貌原則不失為商家競爭獲得成功的一把金鑰匙。正確的運用禮貌原則就能使自己在商務活動中占據有利形勢，在“禮”上立于不敗之地。

參考文獻：

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