提高教學檔案管理水平有效服務教學

摘要： 教學檔案是高校檔案的主體、核心和重點，也是衡量學校教學管理水平和教學質量的重要標志之一。通過加強教學檔案的宣傳，強化檔案意識；建立科學合理的教學檔案管理制度，明確教學檔案的歸檔范圍；建立教學檔案數(shù)據(jù)庫，實行網(wǎng)絡化管理；提高教學檔案管理人員的業(yè)務素質，以提高教學檔案管理水平，有效服務教學。

關鍵詞：教學檔案 檔案意識 業(yè)務素質

教學檔案是在教學管理和教學實踐活動中直接形成，并按照一定歸檔制度集中保存起來的文字、圖表、照片、錄音、錄像、計算機軟件、光盤等文件材料，具有重要利用價值，是高校檔案的主體、核心和重點，也是衡量學校教學管理水平和教學質量的重要標志之一。

近年來，高校的教學檔案從無到有，從無序化到制度化，不斷完善和豐富，在教學工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，但相對于完善的校史檔案、教師業(yè)務檔案和學生檔案，教學檔案略顯單薄和幼弱，隨著教育部實施高等學校本科教學質量與教學改革工程的啟動，各種教學評估的深入開展，教學檔案管理工作成了學校教學管理的重要任務。

一、高校教學檔案的作用

1.是直接記錄和真實反映教學發(fā)展的歷史。

教學檔案真實地記錄了不同時期教學活動的過程和成果，記載了不同時期教學人員的教育思想、教育理念和教學管理經(jīng)驗，真實地反映學校辦學理念的逐步科學化和先進化、專業(yè)設置和專業(yè)格局的不斷變化、人才培養(yǎng)模式的不斷改進和教學計劃的不斷完善、教學管理水平不斷提高的過程。

2.是開展教學研究，深化教學改革的依據(jù)。

通過對歷年考試試卷的分析，學生成績的分析，課堂教學質量評價分析，畢業(yè)論文成績分析，研究教學過程和教學管理中出現(xiàn)的問題，研究教學內容和課程體系，研究教學方法與手段，提出切實可行的研究計劃、改革方案和改革思路，并在教學過程中實踐，提高人才培養(yǎng)的能力和質量。

3.是教學管理和教學活動的信息傳遞。

在教學過程中，從教學督導員、領導干部、院部教學工作評價、課堂教學評價等各類人員和評估中不斷地產(chǎn)生新的教學信息與教學材料，成為貫穿教學全過程的動態(tài)的、大數(shù)量的、內容豐富的信息寶庫，便于準確掌握教師教學質量、學校的教學管理總體狀況、學生的學習質量等，全方位全過程監(jiān)控整個教學過程，提高教學質量。

4.是開展各種教學評估的需要。

當前各級教育管理機構對各高校開展教學評估，或是各高校對各教學單位的教學與管理評估，通過辦學指導思想、師資隊伍情況、教學基本文件、試卷、畢業(yè)論文（設計）等各類教學檔案進行分析，對各項指標進行定量分析，做出客觀全面的評價，有利于領導者決策教改方向、提高辦學層次，有利于提高辦學質量和社會效益。

二、高校教學檔案管理存在的問題

檔案的價值在于它的有用性，但在實際教學管理工作中，往往只重視教學檔案的整理和建設，忽視了它的使用性，利用性不高，教學檔案質量不高。

1.領導不夠重視，檔案意識薄弱。

很多高校沒有專職的檔案管理人員和固定的教學檔案保管場所，由教學管理部門的相關科室、各教學單位的教學秘書或者資料員等個別人兼職分散管理，再加之教學檔案管理工作常被其它日常教學工作或行政事務所取代，又缺少扎實的相關業(yè)務知識，難以全身心投入工作，經(jīng)常處于無序狀態(tài)，缺乏規(guī)范性，教學檔案工作得不到重視，進而影響到教學檔案管理水平和效率的提高。

2.教學檔案材料不完整、不規(guī)范。

原始資料的采集、收集是搞好教學檔案的最基礎的工作，但由于教學活動的多樣性、分散性、廣泛性、動態(tài)性，提高了教學活動原始資料的采收集工作的復雜性和難度。實際上，在整理教學檔案材料過程中，有相當一部分教學檔案材料沒有及時收集整理，丟失現(xiàn)象較嚴重。有的只有結果材料，沒有過程材料；教研與教改材料流失多，學院不重視教學研究與教學改革材料的收集，畢業(yè)論文（設計）、試卷、教學研究課題等最基本的教學檔案材料不規(guī)范，存在缺少導師評語、學院領導簽字、成績分析和閱卷教師簽名，核分不準等現(xiàn)象。另外沒有規(guī)范的借閱條例，轉借后不能及時歸還或丟失，從而導致教學檔案材料不健全，不完整，不規(guī)范，影響了教學檔案材料的質量和充分利用。

3.檔案工作一時熱、一時冷。

教學管理部門和教學單位把教學檔案收集和管理工作作為臨時任務，在各種評估檢查活動中你檢查什么我就準備什么，臨時突擊準備材料應付檢查，檢查工作結束，教學檔案管理工作也停止了，檔案工作一時熱、一時冷，對教學檔案的重要性和長期性認識不足，不利于學校教學檔案管理水平的提高和全面發(fā)展。

三、提高教學檔案管理水平的對策

1.大力宣傳教學檔案的重要性，強化檔案意識。

通過廣播、校報、網(wǎng)絡、座談會、展覽等各種方法和形式進行多層次、多角度、全方位地宣傳，讓全校師生知道什么是教學檔案，教學檔案與教學管理的關系，認識教學檔案的價值、作用及利用效果，從而喚起人們對檔案的重視，引導廣大師生如何使用教學檔案，用好教學檔案，為強化檔案意識，做好教學檔案的建立和利用，為教學管理服務打下良好的思想意識基礎。

2.建立科學合理的教學檔案管理制度。

隨著高校辦學規(guī)模的擴大和發(fā)展，教學文件材料急劇增加，對教學檔案管理工作提出了更高的要求。教學管理部門和各教學單位明確分管檔案工作的負責人和兼職檔案員，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學文件材料，有利于緩解檔案室的工作壓力，提高教學檔案的利用率。同時，教學檔案管理工作要做到“三納入”、“四同步”，即納入各級管理人員的崗位責任、納入教學考核、納入管理水平標準考核；做到下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步，檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步，評審、鑒定教學質量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步，畢業(yè)分配、上級評審材料、教師考核晉升與校檔案室出具證明同步。

3.明確教學檔案的歸檔范圍。

根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》，教學檔案內容可分為以下幾類：綜合類（上級文件，學校有關教學工作的政策、規(guī)劃、工作計劃，研究教學重要問題的材料，教學管理人員培訓，學生運動會等）、學科專業(yè)與實驗室建設、師資管理、招生工作、學籍管理、課堂教學與教學實踐、學位材料、畢業(yè)生材料、教材，并根據(jù)具體內容確定教學檔案的保存期限，使教學檔案材料的收集、整理、歸檔工作做到有的放矢，提高教學檔案材料的質量。

4.建立教學檔案數(shù)據(jù)庫，實行網(wǎng)絡化管理。

在網(wǎng)絡信息化的工作環(huán)境下，教學管理部門和各學院每年都產(chǎn)生大量的電子文檔，教學管理部門應規(guī)定電子文檔的管理規(guī)范和電子數(shù)據(jù)格式標準，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，并積極創(chuàng)造條件，將編制的教學檔案數(shù)據(jù)輸入計算機數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)與本校系統(tǒng)的信息庫聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享，提高教學檔案的利用率。

5.提高教學檔案管理人員的業(yè)務素質。

教學檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞。由于教學檔案的特殊性，原始資料來源分散繁多，學科專業(yè)性強，形式多樣，所以在收集、分類整理過程中，要篩選和采集對教學工作和教學管理工作有借鑒和激勵作用的材料建檔，做到及時、完整、準確、系統(tǒng)地收集、分類和整理加工，這需要教學檔案管理人員有較強的專業(yè)知識和業(yè)務素質。另外，隨著高校教學檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡化的逐步實現(xiàn)，也需要教學檔案管理人員具備計算機、網(wǎng)絡基礎知識。因此，學校一方面要采取多種方式多種渠道經(jīng)常性地培訓教學檔案管理人員，提高管理人員的檔案意識和檔案管理能力；另一方面要引進和培養(yǎng)一批專業(yè)人才，提升高校教學檔案管理人員層次和水平，為教學檔案管理提供有效地保障。

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