對高校教學秘書工作的思考和探索

摘要：教學秘書是高校一線教學管理人員，是教學管理的具體執行者、協調者。教學秘書在穩定教學秩序、規范教學過程管理中起著重要的作用，同時也是聯系“教”與“學”的紐帶和橋梁。教學秘書隊伍作為高校教學管理隊伍的重要力量，其素質的高低及工作質量的好壞，直接影響教學工作和教學質量。因此，思考和探索高校教學秘書工作具有重要的現實意義。

關鍵詞：教學管理 教學秘書 現狀

高校教學秘書是高校教學管理隊伍的重要組成部分，在高校教學管理中發揮著重要作用。但就目前高校教學秘書工作現狀來講，存在著不少問題。

一、高校教學秘書的工作現狀及存在問題

1、業務素質參差不齊。目前，教學秘書崗位屬于行政編制，而非教師編制，高校對其學歷沒有硬性要求，隊伍的整體素質參差不齊。再加上相當一部分教學秘書未經歷過教育學相關專業的學習，缺乏一定的教學經歷或教學管理經驗，在進行教學研究和管理研究時存在一定困難。

2、隊伍不穩定。地方高校往往把主要精力放在師資隊伍的培養或教學設施的建設上，忽視了教學管理隊伍的建設，教學秘書工作并沒有得到應有的關心和重視。南于事務忙，外出參觀學習、接受專業培訓和進修的機會很少，這導致教學秘書的進取意識和思維能力不斷下降，無法提高工作效率和教學管理水平。另外，教學秘書在評職稱、津貼、晉升等方面都較為困難，從而導致教學秘書隊伍的不穩定。從根本上說，這是由于高校教學管理工作人員尤其是基層教學管理人員的地位較低，及有關政策導向出現了偏差。

3、教學秘書工作任務繁重。教學秘書所涉及的工作面比較廣，既要做好與學校各分院的聯系，又要完成好本分院的教學管理工作任務。如學期初的常規工作內容有：課程編排、上課準備與檢查、教材的發放、教室的安排、教學秩序整頓、學生補考、畢業論文的整理及進檔等；學期中的工作有：期中教學檢查、聽課、召開各種教學檢查座談會、撰寫教學總結、教學計劃的制訂以及各種日常事務的處理等；期末的工作有：畢業考試的各種操作、教學資料的收集整理、學生成績檔案的管理、畢業論文答辯、下學期教材的訂購、期末考試的安排、下學期課程和任課教師的安排、教師教學工作量的核算。這些都使得教學秘書的工作異常繁重。

4、精神壓力大。教學秘書的工作性質與其他工作不同，許多工作有時效性的限制，必須保質、保量、按時完成。由于他們履行的是教學管理的職責，原則性強，所以在工作中往往會引起別人的誤解。特別是因工作太忙出現的失誤又得不到應有的幫助和理解。因此，教學秘書們長期處于精神高度緊張、思想負擔很重的狀態。

就高校教學秘書工作存在的問題和現狀，從做好高校教學管理工作，提高教學質量的目的出發。筆者提出以下幾點思考。

二、做好高校教學秘書工作的幾點思考

1、從教學秘書自身層面思考

做好教學秘書工作的關鍵是工作人員素質的提高。同樣的工作，不同素質的人員承擔，其效果是不同的。必須不斷提高教學秘書的基本素質、業務技能和個人修養。教學秘書應具備的基本素質主要有：

(1)良好的政治思想素質和思想品德素質。

良好的政治思想素質是做好管理工作的基體保證，良好的思想品德素質是做好教學秘書的關鍵。教學秘書面對繁雜的事物性工作，應具有強烈的事業心和責任感上，要有愛崗敬業的精神。在工作中，本著為教師、學生服務的宗旨，不計較個人得失，兢兢業業、踏踏實實地工作。

(2)良好的職業道德和敬業精神。

教學秘書從事具體的教學事務，工作量大，事務繁瑣，時間要求嚴格，稍有疏忽就會造成教學事故。這就要求教學秘書熱愛本職工作，有較強的事業心和責任感，樂于為學生和教師服務。

(3)較強的組織與協調能力。

教學管理工作對于教輔人員來說，不僅僅是服務和協調，更是一門科學和藝術。教學秘書的協調意識體現在工作中要有良好的人際關系。有較強的組織能力和親和力，要善于營造一個和同事和諧相處、和學生和睦共處的工作環境，為提高教學管理效益創造條件。教學活動是一個不斷變化的動態過程，周期長、牽涉面廣，因此教學秘書要敏于觀察、勤于思考、善于謀劃、協調好各種關系，調動各方面的教學積極性，提高教學效果。

(4)較好的業務素質與文化素質。

良好的業務和文化素質是教學秘書履行職責的基本要求。業務與文化素質應該包括：掌握現代管理科學知識和高等教育教學管理理論。熟悉學校的各種教學管理規章制度和本學院各專業的教學計劃與課程設置，具備一定的語言文字表達能力和計算機應用操作技能以及科學調研與應變能力。

(5)健康的體魄和健全的心理。

這是教學秘書做好工作的基本保證。

2、從學校層面思考

(1)明確教學秘書崗位的管理。

教學秘書的崗位定編在分院管理，是符合目前學校教學管理現狀與今后發展的。但是，當前教學秘書多是分院教務部辦公室的工作人員，往往都擔負著分院辦公室的日常其他行政工作。今后隨著學校招生的擴大，二級管理體制的進一步明確，分院教學管理工作的力度將進一步加大，教學秘書的工作將更多、更重。因此，教學秘書的工作必須由專職人員承擔，而且應該根據分院辦公室工作崗位的性質明確教學秘書、行政秘書、科研秘書等的具體分工與崗位職責。另外，教學秘書與教務處有著不可分割的多重聯系，尤其在現行的管理方式下，教學秘書的具體業務直接對教務處的相關處室負責，其崗位職責的制定也與教務處息息相關。因此，對于教學秘書的管理是分院與教務處的雙重管理。那么，對于這種雙重管理的協調與統一及由雙重管理引發的對于教學秘書的工作量核定和考核機制，對于教學秘書完成本職工作都有重要的影響。

(2)改變觀念，重視教學秘書工作。

首先，學校及有關職能部門領導要重視教學秘書的選拔與培養工作，把教學秘書整體隊伍的建設納入到學校的師資培養計劃之中。具體有以下途徑：

①在人員的配備上，要充分考慮專業和學歷，吸引教育管理專業人才和大學本科及以上學歷的優秀人才充實教學秘書隊伍，提高教學秘書隊伍的整體素質。

②對現有的教學秘書進行在崗培訓和繼續教育。讓他們系統地學習各種有關高等教育管理課程。如教育管理學、教育心理學、教育哲學、高等教育學等。鼓勵其進修教育管理相關專業的研究生課程。

③經常組織教學秘書開展教學管理工作經驗交流活動。對教學管理中出現的一些典型案例進行研討，以提高管理水平，為教學秘書提供到其他院校參觀學習的機會，借鑒好的經驗，開闊工作視野，提高工作效率。

其次，學校給予教學秘書精神上的關心和工作上的幫助。教學秘書的工作任務重而且繁雜，對他們工作中出現的失誤，領導應給予理解，幫助他們分析情況，克服困難，提高工作效率。

再次，進一步改善教學秘書的待遇。教學秘書是高校管理工作中的一支重要隊伍，是教學管理的生力軍。與其他崗位的工作人員一樣，他們也具有較強的自尊心和榮譽感，也希望得到領導和師生的恰當評價和肯定，享受與其他崗位同等學歷、資歷的人員相同的待遇。有條件的高校，可以實行教學秘書崗位津貼制度，以此來鼓勵他們安心本職工作。

最后，高校要完善與教學秘書工作相適應的管理設施。學校要組織專人不斷完善教務管理軟件。確保教務管理軟件的科學性、先進性，穩定性和可操作性，要做到能利用校園網上的資源。這樣，一方面可以提高統計質量，另一方面可以把教學秘書從繁瑣的具體事務中解放出來，提高教學管理的工作效率。

總之，教學秘書工作是教學管理的一個重要環節，學校必須采取相應的措施，充分重視教學秘書隊伍的建設和培養，提高教學秘書地位，穩定教學秘書隊伍，同時教學秘書自身也要不斷學習，總結經驗，不斷提高理論水平和管理能力，切實發揮教學秘書在崗位上的作用，成為保證學校教學質量的中堅力量。