如何加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理工作

摘要：本文通過對高職院校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析，闡述了要抓好高職院校教學(xué)檔案管理，必須增強(qiáng)全員的檔案意識，開創(chuàng)性地開展基層教學(xué)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高職院校教學(xué)檔案目標(biāo)管理，提高教學(xué)檔案開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理工作 高職院校

高校的教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，同時也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一。擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)成功的應(yīng)用型人才重任的高職院校的教學(xué)檔案管理工作，可以借鑒同類院校的檔案管理辦法，更應(yīng)結(jié)合高職院校實(shí)際建立有自己特色的管理辦法，以適應(yīng)新時期發(fā)展的需要。因此本人認(rèn)為需從以下幾方面規(guī)范和改進(jìn)高職院校教學(xué)檔案管理工作。

一、高職院校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

1、檔案宣傳的力度和持久性欠缺，使檔案意識不夠深入人心，影響教學(xué)檔案規(guī)范管理。

基層單位對教學(xué)檔案的不重視，致使直接收集教學(xué)檔案的教學(xué)秘書忽視教學(xué)檔案工作的重要性，錯誤地認(rèn)為教學(xué)檔案工作就是紙張的簡單整理、裝訂，把教學(xué)檔案工作作為自己的額外工作應(yīng)付了事。

2、部分教師的檔案意識比較淡薄，收集資料困難。

大多數(shù)教學(xué)、教研人員對教學(xué)管理工作認(rèn)識不足，甚至對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有的教師認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己來保管，怎么能夠交檔案部門呢?有的教學(xué)人員唯恐材料被移交，經(jīng)檔案部門立卷、歸檔后，便被充公或以后想再利用將會有許多麻煩，還不如自己保管，平時取舍方便，這也給教學(xué)檔案材料的收集增加了難度，致使部分有保存價值的、應(yīng)該歸檔的文件材料散落在外，得不到及時歸檔或歸不了檔，造成檔案的不完整和不齊全。

3、一些檔案管理人員忽視工作的程序化、規(guī)范化，忽視文件材料工作。

他們沒有充分認(rèn)識到教學(xué)檔案工作在整個教學(xué)管理和教學(xué)研究中的重要作用，把教學(xué)檔案工作當(dāng)作可有可無的一般性的工作。連教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則、立卷歸檔的程序都知之甚少，從而出現(xiàn)了什么都人檔的繁雜現(xiàn)象和入檔不完整的斷章現(xiàn)象，這樣一來，教學(xué)檔案管理的科學(xué)性就大大地打了折扣，嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案的開發(fā)和利用。

4、缺乏應(yīng)有的目標(biāo)考核和獎懲兌現(xiàn)制度，難以調(diào)動各級檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，在一定程度上影響著高職學(xué)院教學(xué)檔案收集管理工作水平的提高。

二、解決問題的對策

(一)提高各級檔案人員綜合素質(zhì)，增強(qiáng)全員檔案意識。

提高檔案專兼職隊伍素質(zhì)和服務(wù)水平及檔案形成者的檔案意識與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系，加強(qiáng)教學(xué)檔案工作，要不斷地加強(qiáng)教學(xué)檔案管理重要性的宣傳，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理者的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，增強(qiáng)各級檔案人員的檔案意識，落實(shí)各級教學(xué)檔案責(zé)任制，主動尋求教學(xué)和科研工作者的理解和支持。首先，要抓緊抓好檔案隊伍建設(shè)，充分重視檔案工作人員再教育的重要性，要組織他們學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)理論和有關(guān)政策條例，提高管理水平和管理能力，規(guī)范教學(xué)檔案收集工作，提高工作質(zhì)量。其次，教學(xué)檔案管理者要牢固樹立為一線教學(xué)服務(wù)的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。再次，要教育檔案人員，既要有愛崗敬業(yè)、自甘寂寞和無私奉獻(xiàn)的精神，又要熟悉業(yè)務(wù)、積累經(jīng)驗(yàn)提高檔案工作的能力，獻(xiàn)身檔案事業(yè)。

(二)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、可靠性，開創(chuàng)性開展基層教學(xué)檔案管理工作。

要開創(chuàng)性開展基層教學(xué)檔案管理工作：一是必須打破原來的收集管理方法，把檔案工作重點(diǎn)放在教學(xué)檔案的收集、管理和利用上。經(jīng)常深入教學(xué)第一線，到各個學(xué)院收集檔案，收集的過程既是宣傳檔案工作的過程，又是互相交流的機(jī)會，可及時了解和掌握新時期的教學(xué)工作所產(chǎn)生文件材料的內(nèi)容和教學(xué)工作對檔案的需求，做好教學(xué)工作中有特色、有突出效果的材料重點(diǎn)收集，按分院(系)立成專卷，既豐富了館藏檔案，也可激發(fā)教學(xué)部門積累和主動移交檔案的積極性，更好地為教學(xué)服務(wù)。二是建立嚴(yán)密系統(tǒng)有序的管理體制，為文件材料的規(guī)范收集提供保證。制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、期限和立卷歸檔的原則，及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，對分院(系)教學(xué)檔案提供者提出明確的工作目標(biāo)和工作要求，確保檔案收集的完整性。三是因地制宜實(shí)施教學(xué)檔案的收集和管理。分院(系)在進(jìn)行教學(xué)檔案歸檔時，與教學(xué)行政主管部門和學(xué)校分為三級管理體系，制定相應(yīng)的檔案管理范圍，分院(系)只保管比較微觀的資料，學(xué)校管理宏觀的與教學(xué)有關(guān)的檔案，這樣既有利于各分院(系)查詢，又減輕了學(xué)校檔案室的負(fù)擔(dān)。同時分院(系)根據(jù)部門教學(xué)檔案管理也可制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理責(zé)任制，讓分院(系)所有的教師都承擔(dān)一定的提供教學(xué)檔案責(zé)任，對各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地交兼職檔案員(教學(xué)秘書)，兼職檔案員統(tǒng)一匯總后存檔，這種責(zé)任制能有效地將這項(xiàng)工作細(xì)化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教學(xué)檔案長期有效地收集和保存。四是采取一系列措施，健全完善檔案規(guī)章制度，通過制度建設(shè)，規(guī)范學(xué)校教學(xué)檔案管理方法和程序，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進(jìn)行實(shí)時控制也成為可能。五是建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，并將檔案工作納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境，為學(xué)校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

(三)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案目標(biāo)管理，提高教學(xué)檔案的開發(fā)利用價值。

從學(xué)校檔案工作的需要和發(fā)展出發(fā)，制定出切實(shí)可行的檔案目標(biāo)管理工作方案，將檔案工作融入學(xué)校的目標(biāo)管理中，可通過確定目標(biāo)、實(shí)施目標(biāo)、評價目標(biāo)成果三個階段，先由學(xué)校檔案部門根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況制定出學(xué)校檔案管理的整體目標(biāo)，然后由各部門制定出下一級工作單位和工作人員的子目標(biāo)，形成一個目標(biāo)鏈；建立相應(yīng)崗位責(zé)任制，年終進(jìn)行目標(biāo)任務(wù)考核，有效地保證檔案工作目標(biāo)管理全程實(shí)施。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用，教學(xué)檔案工作人員不僅要重視教學(xué)檔案的收集工作，還要積極主動地開展教學(xué)檔案的利用工作，使教學(xué)檔案在學(xué)校教育、教學(xué)中充分發(fā)揮其憑證、參考作用，以贏得教學(xué)檔案的效益最大化。可以圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，加強(qiáng)各類教學(xué)檔案的編研工作，對教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料，提高檔案的利用價值。充分地利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生服務(wù)，可以大大地方便師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。

總之，高職院校教學(xué)檔案工作是整個教學(xué)管理工作的重要組成部分，搞好教學(xué)檔案管理工作，認(rèn)真地為教學(xué)服務(wù)，對于加強(qiáng)教學(xué)管理、提高高職院教學(xué)質(zhì)量和開展教學(xué)研究，有著非常積極的意義和作用。