高職院校固定資產的信息化管理

摘要：高職院校固定資產是教學、科研、師生生活必不可少的物質基礎。在高職教育發展、教育模式更新、科技不斷進步的情況下，高職院校固定資產的管理難度越來越大。對固定資產實行信息化管理，有利于解決固定資產管理和使用問題，文章以計算機設備為例，就高職院校固定資產信息化管理進行了探討。

關鍵詞：高職院校 固定資產 信息化管理

中圖分類號：G48 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2008）08-141-02

高職院校固定資產分為房屋建筑物及附屬設施、專用設備、一般設備、文物和陳列品、圖書、其它固定資產等六大類。其中直接用于教學科研的專用設備，教育部要求生均在5000元以上，這些設備不僅占用的資金數額大，而且技術含量高，品種多，管理起來十分復雜。采用信息化管理固定資產，較好地解決了配置有標準、更新有計劃、保障有重點等問題，使統籌有力、監管強化，提高了現代管理水平，適應了新形勢下高職院校發展的需要。

一、目前高職院校固定資產信息化管理中存在的問題

1.管理制度不健全，管理職責不明確。我國高職院校固定資產很少采用信息化管理手段，沿襲著管理主體多元化的體制，財務部門管賬不管物，教學部門管設備不管維修，后勤部門管設備不管使用，還有些設備沒有主管部門，出了問題互相推諉。教育部在基本辦學條件指標中規定了生均教學科研儀器設備值，但學校設置的幾十個甚至上百個專業的生均設備值如何確定，尚無科學依據，因而有可能導致有的二級學院（系）設備閑置，有的二級學院（系）又滿足不了需要。設備通常也只是由使用部門提出配置要求，職能部門沒有科學的控制標準，導致使用效益不高。使用部門對固定資產的所有權和使用權混為一談，把分配到的資產占為己有，形成絕對占有或儲存，不能調配，不講投入和產出，有些部門寧可讓設備閑置，也不同意轉到需要使用的單位。后勤服務實體、醫學院門診部、駕校等經營性設備的管理和監督缺乏有效的制度，無償利用學校的固定資產用于小集體經營是常見的情況，更有甚者還變相轉為個人財產，造成國有資產流失。

2.重復投資建設，大量固定資產閑置使用率低下。目前我國高校的固定資產主要來源比較單一，多為國家投資和學校項目資金。而政府撥款的無償性容易產生資產投入的盲目性，固定資產投入缺乏科學論證，在沒有使用固定資產信息化管理的情況下，往往出現高校之間或者是各部門之間項目的雷同、重復建設、重復購置的現象，導致大量設備利用率低下，有的甚至閑置和積壓。在高校內部各院（系）為開展學科建設和專業建設等需經常添置一定數量的儀器設備，有些院（系）往往從小集體利益出發，希望盡量多地占用學校設備，追求小而全，巧設名目爭投入，很少從內部調劑或挖潛考慮，盲目購置，造成固定資產增加的隨意性。有的部門甚至相互攀比，設備檔次越比越高，如大量配置筆記本電腦、激光打印機、數碼產品等，缺少設備配置的計劃性，造成浪費。

3.機構設置和專職人員難以適應管理要求。高等職業技術學院有從中等職業技術學校升格的，有在多所中等職業學校合并的基礎上建設的，有新建校區的，也有老校區改造的，還有一校多區的。尤其在新校區，在機構設置上，多采用了一部門多職能的精簡機構形式，由此也就出現了固定資產管理工作有的納入綜合部門職能范圍，有的納入了后勤部門，由于工作的考慮角度不同，經常出現重此輕彼的現象。在用人機制上，多采用了適合當前發展趨勢的精簡高效的聘任制或委派制，專職的固定資產管理人員編制偏少，二級學院（系）通常不設專職資產管理員，教學儀器設備管理與維修很難達到教育部提出的評估標準，這與高職院校固定資產管理要求不相適應；同時，管理人員的學歷職稱層次不高、專業技術水平低，不熟悉信息化管理方法，一定程度上制約了管理能力的進一步提高。

二、解決固定資產信息化管理問題的對策

1.建立固定資產信息化管理機構。學校應當建立專門的資產信息化管理機構，對固定資產分類管理，理順并明確與后勤集團、校辦產業、駕校、醫學院門診部、圖書館、各二級學院（系）、信息中心、網絡中心、實訓基地等單位在固定資產管理中的職責權限，建立各部門、各單位分級分層復雜的信息化管理體系，一級對一級負責。二級學院配備專門的固定資產管理員，并對其進行培訓和專業素質考核，能夠擔任信息化管理的固定資產登記、保管、檢查、報告等工作，完成教育部規定的統計工作。

2.制定固定資產信息化管理制度。建立高效、合理的固定資產信息化管理體系，既要有完善的宏觀管理法規制度，又要有適合學校實際情況的內部規章制度，使高職院校固定資產存在良好的管理機制，確保資產信息的真實性、信息披露的可比性、科學管理的有效性，合理評價固定資產適應效果與管理效率。同時，對固定資產的計劃、采購、驗收、保管、使用、維修、盤存、轉讓、報廢及殘值處理等管理工作，既要流程簡單、信息正確，又有章可循，有法可究。

3.加強對經營性資產的信息化管理和監督。對部分固定資產實行有償占用制度，各經營性實體所占用的資產進行評估，辦理非經營性資產轉經營性資產手續，劃清產權歸屬，按照有償使用的原則，確定上繳利潤的指標并提出資產保值、增值的目標。對其在經營性中新增加的資產要嚴格管理，必須納入學校的財務監督之下，并通過固定資產的信息化管理，定期的清產核資，盤點資產的存量，防止資產的流失。后勤社會化改革中公益服務的獨立核算實體，可采取不提折舊或返回資產使用費的方法，既維護學校穩定，又加大了監管力度。

4.建立固定資產核算體系。高職院校應建立健全固定資產總分類和明細賬分類賬務核算體系，明確規定凡是涉及到有關固定資產的價值變動的經濟事項，必須進行賬務處理，通過財產清查，杜絕賬外資產存在。合理確定固定資產的入賬價值標準，嚴格遵循財政部門頒發的統一固定資產分類標準，一旦確定不能輕易改變，以防止賬務核算與資產管理出現混亂。要充分利用計算機信息化管理技術，對各種資源進行整合，實行高校固定資產管理使用的統籌應用，達到“賬賬、賬表、賬實”一致，形成多個部門的統一協調。

5.加強管理隊伍建設。多數高職院校的資產管理人員特別是骨干管理人員一般都從其他崗位轉業而來，沒有經過嚴格培訓甚至缺乏基本專業知識，還有的對資產設備的信息化管理知識欠缺，制約了高職院校固定資產信息化管理水平的進一步提高和工作的有效開展。因此，建立一支高素質、懂專業、會信息化管理的隊伍十分重要。

三、固定資產的信息化管理

1.固定資產靜態管理向動態管理轉變。目前，我國高職院校國有資產管理信息化建設還大多集中在固定資產管理、設備設施管理、物資管理等方面，著眼點還是從獨立的管理信息系統角度出發，其管理的重點集中在簡單的靜態管理，并且更多的是從財務的角度來進行資產、設備等管理對象的建卡建賬，然后在此基礎上提供簡單的查詢、統計、報表等功能。要從靜態信息管理變為動態信息管理，首先，管理周期要從固定資產卡片管理逐步向固定資產的全過程管理轉變。其次，管理目的要從固定資產基本管理和查詢逐步向固定資產的管理、統計、查詢分析和決策支持轉變。

2.固定資產管理向國有專項資產管理轉變。信息化管理作為一種管理手段，其目的是為了基于信息化管理所獲得的基礎數據來實現查詢、統計、分析并輔助決策。基于高職院校國有專項資產的全過程管理所采集的基礎數據，能夠將從國有專項資產的管理、統計、查詢、分析，一直到決策支持等一系列的功能變為可能，而這些功能僅僅依靠固定資產的卡片及變動信息是無法實現的。當高職院校需要做出國有專項資產管理相關的決定或者決策時，也需要在國有專項資產管理所采集的詳細、準確的數據基礎上進行科學、規范的分析，從而獲得對應的結果作為其決策的數字依據。另外，高職院校國有專項資產的合理分布和優化配置，提高國有專項資產的使用效率，防止流失，并盡可能地保值增值，也需要了解國有專項資產的準確數據、總值凈值、分布配置情況，從而以此為基礎做出正確決策。因此，從管理目的的角度上，上述種種需求也要國有專項資產管理能夠覆蓋國有專項資產的管理、統計、查詢分析和決策支持在內的諸多功能。

3.利用計算機信息技術管理。國外著名高校和大多數公司企業的經驗告訴我們，只有充分利用計算機信息化技術，才能實現固定資產的科學管理和充分利用。一些高職院校在實施固定資產信息化管理的過程中，經常發現設備處和后勤處固定資產科功能重疊，造成了大量的重復工作，有的還引起資產所有權混亂。目前我國高職院校真正實行了信息化管理的微乎其微，從各個高職院校的辦事效率就可見一斑。學校的信息化不但可以改善我們的工作效率，還可以提高資源利用率。固定資產信息化管理將會健全管理制度，明確管理職責；減少重復投資重復建設，降低固定資產的流失；提高資金的利用率，提高固定資產的使用效能；甚至可以提高高職院校工作人員的工作技能。在產學研高職院校辦學模式下，固定資產信息化管理系統應該基與WEB實行，基于WEB的系統在網絡通訊方面可以很容易的實現跨網操作，而且在多數情況下客戶端不用安裝任何插件，這樣相關用戶可以隨時隨地登陸系統進行相關操作。在客戶端安裝相應的安全插件，使該系統配合信任與授權服務平臺使用實現資產管理全過程的數字認證，這樣固定資產管理信息中心理論上就是一個數據庫，其中主要存儲和固定資產相關的信息，全校數據集中處理，可以很好地避免信息孤島現象。

以我們金華職業技術學院某學院申請購買100臺計算機為例，筆者結合信息化管理系統的資產管理方式和傳統的資產管理方式進行了剖析。從資產購買到管理，傳統的過程為：某學院相關人員提交購買100臺計算機的申請；報送教務處領導同意后由資產處審核，送計財處落實購買資金，再送學校主管領導批準；相關部門聯合招標購買計算機；貨到后資產部門組織固定資產驗收并登記、入庫，財務處進行核算報賬并辦理資產相關手續；某學院進行固定資產登記，相關人員分配使用計算機。采用信息化管理系統后的資產購買和管理過程為：某二級學院相關人員通過固定資產信息化管理系統提交購買計算機的申請；通過固定資產管理信息化系統進行批準，批準結果返回固定資產信息化管理系統；固定資產信息化管理系統生成招標文件，通知相關部門參與招標，招標結果返回固定資產信息化管理系統；貨到后資產處組織驗收，二級學院通過固定資產信息化管理系統進行固定資產登記、入庫；財務處通過固定資產信息化管理系統進行核算報賬；二級學院相關人員分配使用計算機。簡單地看，兩者的購買過程和管理似乎沒有什么不同，其實兩者的差別相當大，主要有以下幾點:一是信息化管理系統各個過程都是并行的，各個部門都直接與固定資產信息化管理系統進行溝通；而在傳統的固定資產管理中，各個部門都必須和其他部門進行頻繁的順序溝通。固定資產信息化管理系統對各個部門的處理意見自動發送到相關部門相關人員手中，各個部門相關只要采用不同權限進入固定資產信息化管理系統就可以看見處理意見，并可以進行相關操作，操作結果再次記錄到固定資產信息化管理系統中；而在傳統的固定資產管理中，需要工作人員互相傳遞，很容易形成遺漏或是錯誤傳遞，而且效率低下。二是采用固定資產信息化管理系統后，各單位的操作結果都記錄在固定資產信息化管理系統的數據中心，當需要查詢數據的時候，可以得到多級數據，容易進行資產的清點核算。固定資產信息化管理系統通過使用信任與授權服務平臺，可以減少各部門的紙樣文件使用，避免文件堆積，不僅僅加速信息量傳遞，而且可以減少物流的傳輸量。固定資產信息化管理系統在購買上具有傳統資產購買的優勢，在使用維護上也是相當方便，用戶只要提交固定資產的使用申請，相關部門批準后，可以很方面地使用學校公用資產或其他部門的資產，提高資產的利用率。在維護上，除了可以及時通知本校部門維修外，如果將數據提供給特約公司或自動掛機郵件系統，即可自動對外部聯系，提供上門維修保養服務。

(作者單位:金華職業技術學院資產處 浙江金華 321017)（責編:若佳）