在財務軟件中巧用“反結賬”的方法

　　【摘要】本文擬運用財務軟件的總賬系統模塊可激活“恢復記賬前狀態功能”這一原理，來巧妙地解決目前因使用財務軟件，對已結賬的月份不能再填制憑證，或者憑證做錯需進行試算平衡等的問題。
　　
　　一、問題的由來
　　
　　總賬系統是用友財務軟件UFERP—M8.11系列產品的核心產品，它既可單獨使用，也可與其它系列產品同時使用。每屆會計期末，會計都要做好結賬工作。所謂結賬，就是對分類賬各賬戶的記錄，分別加計本期發生額和期末余額，并將其余額分別結清或結轉下期，以使本期各賬戶的記錄告一段落。具體包括兩個方面：其一，結清損益類賬戶，即將本期實現的收入和發生的費用轉入“本年利潤”賬戶，并據以計算本期的損益；其二，結轉資產、負債及所有者權益類賬戶，即將這類賬戶的余額結轉下期，以便作連續記載。會計循環共有六個階段，結賬是它的第五個階段，也是編制會計報表的前提。不論在手工會計處理中，還是在計算機會計處理中，都有結賬的過程，以符合會計制度的要求，因此總賬系統提供了結賬功能，而且規定每月進行一次，已結賬的月份不能再填制憑證。但在實際工作中，我們常常會遇到象在編制報表之前屬于本月未處理完的會計憑證、或者憑證做錯需進行試算平衡而已結賬等問題，該如何應對呢？筆者結合多年的教學經驗和探索，發現可用財務軟件來“反結賬”。
　　
　　二、利用財務軟件實現“反結賬”的含義及其原理
　　
　　所謂“反結賬”，簡單地說就是對結賬的反向運用。通過用友財務軟件實現“反結賬”，是筆者在財務工作與教學實踐中探索出來的拓展會計電算化軟件功能的實用方法。具體地說，它是運用財務軟件的總賬系統模塊中可激活“恢復記賬前狀態功能”這一原理，來解決目前因使用財務軟件對已結賬的月份，在未進行報表處理之前，卻不能再填制會計憑證、修改憑證、取消憑證審核、取消簽字和試算平衡等問題。利用財務軟件實現“反結賬”方法的開發，對于會計電算化實際工作和財務軟件教學都有實用價值。
　　
　　三、利用財務軟件“反結賬”方法的實際操作
　　
　　（一）啟動Windows98/2000系統，單擊“開始”菜單，在“程序”項下的“用友財務及企管軟件UFERP—M8.11”菜單下，單擊“財務系統”項下的“總賬”。屏幕出現“注冊[總賬]”界面（如圖1），輸入相關信息（假如，賬套：[888]嶺南公司；會計年度：2006；操作日期：2006-03-02；用戶名：[001]李小丑；密碼：110），單擊[確定]按鈕，屏幕出現“總賬系統”界面。

　　（二）在“總賬系統”界面，單擊［月末處理］模塊下的［月末結賬］選項，屏幕出現“結賬”界面，選取欲反結賬的月份（假如2006.02已結賬），按下[CTRL+SHIFT+F6]組合鍵，屏幕出現“確認口令”界面，輸入賬套主管（[001]李小丑）的口令（密碼），單擊[確認]按鈕，系統可自動取消已結賬的月份（如2006.02，原來的“√”被去掉了），單擊[取消]按鈕，退出“結賬”界面。
　　（三）在“總賬系統”界面，單擊［月末處理］模塊下的［試算并對賬］選項，屏幕出現“對賬”界面，選是否對賬的月份（假如為2006.02），按下[CTRL+Ｈ]組合鍵，可激活“恢復記賬前狀態功能”（如圖2），單擊[確定] 按鈕，退出“對賬”界面。

　　（四）在“總賬系統”界面，單擊系統“憑證”主菜單下的“恢復記賬前狀態”命令，屏幕出現“恢復記賬前狀態”界面（如圖3）。選“最近一次記賬狀態”項，單擊[確定]按鈕，計算機系統自動對原始憑證進行恢復（這一操作可能需要一定時間，請您耐心等待），屏幕出現“提示信息”界面，單擊[確定]按鈕（表示恢復記賬完畢）。

　　（五）在“總賬系統”界面，單擊“填制憑證”模塊，進入“填制憑證”界面，可進一步對屬于本期未處理完的會計憑證進行填制。
　　（六）在“總賬系統”界面，單擊“審核憑證”模塊下的［審核憑證］選項，可對原始憑證進行取消審核（還可進一步對原始憑證進行修改、刪除、試算平衡等工作）。
　　通過以上的具體操作，對憑證進行處理后，當然可以進行審核，記賬和結賬等工