電子校務：高等教育管理創新的重要手段

摘要：本文闡述電子校務對于促進高等教育管理水平提高的意義，分析實施電子校務與高等教育管理創新之間的關系。

關鍵詞：電子校務、高等教育管理、管理創新

當今時代，大學發展的環境正在發生急劇變化：科技進步日新月異，知識經濟強勢崛起，全球化潮起潮涌，高等教育大眾化的要求日趨高漲，大學與大學之間的競爭顯得更加白熱化。這些新變化進一步提高了高等教育管理的復雜性，也對高等教育管理水平提出了更高的要求。學校的比拼從傳統的拼人才，拼學科，延伸到拼管理，拼效率。作為信息技術與高等教育管理相結合的產物，電子校務的出現，深刻地影響著在高校中起重要作用的行政管理工作，如何利用這種生產力性質的高校管理工具，努力創新管理理念、管理手段、管理方法、管理組織，促進高等教育管理高效化，值得我們深思。

一、 推動電子校務發展是高等教育管理的必然選擇

對于傳統高等教育管理而言， 電子校務不僅是一個全新的概念，而且是一個新的管理模式。電子校務的廣泛運用， 不只是對新時期高等教育行政管理模式一種技術上的觸動， 而且是對高等教育管理的全方位沖擊。

1. 電子校務使得組織結構進一步優化

組織結構影響著組織溝通效率，這方面主要體現在組織的層級以及信息傳遞的路徑上，層級越多，路徑越長，組織效率也就越低。反之，層級越少，路徑越短，組織效率也就越高。因此，扁平化已經成為組織結構不可逆轉的一個趨勢。電子校務打破了傳統教育政務的集中管理、分層結構，改善其機構重疊臃腫、日常教育行政事務處理速度緩慢的問題，實現學校管理從金字塔式向扁平化結構發展，提高了教育系統內部各個部門及上下級之間的溝通速度、溝通程度以及教育行政部門的運行效率。

電子校務的應用，拉近了教師與教師、教師與領導、教師與學生之間的距離。大家能夠通過信訪平臺直接與領導層對話，把對學校工作的感想和建議及時反饋上去，使領導層能及時了解學校目前的實際狀況，以全面促進學校的快速發展，增進領導層與師生之間的理解。學校也可以通過科研平臺發布相關信息，安排教師的科研活動，及時了解教師的科研進展。學校可以利用教學平臺安排老師上課、網上授課、作業布置、學生利用教學平臺進行選課、查詢成績等等。利用辦公自動化系統發布各種通知、計劃、政策和動態信息，使教職員工和學生獲得及時的信息。

2. 電子校務使得業務流程進一步明晰

在組織結構確定后，業務流程成為了影響組織效率的一個關鍵因素。傳統的紙質辦公，業務流程往往會因為領導批示不清楚，意思不明確，政策出臺透明度低，行政人員水平良莠不齊，規范性差，效率低，使得發生差錯的可能性較大，出現互相推諉的現象。辦公自動化首先明確了各個部門的分工，分清了專門的負責人，最大限度地避免了部門與部門、人與人之間有功必爭，有過必推的現象出現。其次，通過系統記錄每一個相關操作，可以很便利地查出是誰，在什么樣的文件上，有過什么樣的批示或修改，增強了具體操作者的責任感。再次，減少了不必要的中間環節，使得信息傳遞迅速、簡單，節省了大量的跑腿時間，使得辦公人員能夠集中精力，緊密圍繞事件本身開展信息收集工作，為決策者及時提供準確翔實的信息，有利于決策者在第一時間作出最正確的判斷。

3. 電子校務使得行政管理人員的素質進一步提高

在組織結構與業務流程確定之后，工作人員的態度和能力就成為影響組織效率的又一重要因素。組織效率的提高必須通過全員參與才能提高。高校管理的信息化必然要求高素質的行政人員隊伍。行政人員要實現由官本位的行政觀向民本位的行政觀的轉變，一切工作為了廣大教師和學生，還必須掌握過硬的技術知識。信息時代知識更新速度極快，這就要求行政人員不斷更新知識，改善知識結構，增加知識存量。現代化的辦公條件節約了原來靠人腦和文件處理信息所耗費的大量時間和精力，為行政人員不斷學習提供了可能；網絡學校更為行政人員的學習提供了極大便利。比如行政人員不具備計算機的基本操作技能，就很難適應崗位要求，可能就要被淘汰。因此行政人員要不斷學習，拓展自身的知識存量，提高綜合應用能力，盡快適應新的行政環境。

4. 電子校務使得信息利用更加有效

電子校務可以充分利用網絡高速度、高保真、高容量、高覆蓋的優勢，實施各種信息的集成和共享，原本功能單一的辦公網甚至可以無限擴大到教育網、互聯網。這是實現電子校務并實現設備資源、人力資源、數據資源共享的最佳途徑。將各種信息數據庫、各類法規文件數據庫、機構設置數據庫等上網，通過網絡對相關信息資源進行收集、傳輸、處理并共享，從而實現校內各職能部門之間、職能部門與上級領導之間、學校主管部門之間乃至學校與社會之間的信息資源共享，對信息資源進行最有效的組織與管理，實現信息傳輸的網絡化。

5. 電子校務使得行政辦公更加人性

隨著現代電子通信和網絡技術的發展，異地辦公成為了一種新型的辦公模式，利用網絡通信，打破了時間和地域的限制，使人們可以隨時隨地進行工作。例如：需要處理一項突發性的事件，但是恰逢相關人員休假，這時只需給相關人員的手機發送一個短信，告之工作任務，他完全可以在任何地點利用計算機通過網絡登陸處理相關事件，聯絡相關人員，發布相關電子信息。這種辦公模式，提高了工作效率，也避免了因為工作過多地占用私人時間，達到公私雙利的效果。

6. 電子校務使得校務公開更加透明

在傳統行政體制下，高校行政過程以及一些重要政策的出臺，往往由于參與討論的人員少，具體行文的同志不完全了解情況等問題，出現部分領導拍腦袋決定或具體行文的同志不能完全表達政策的含義等現象。實現電子校務后，學校可以通過電子民意調查、電子公眾投票、電子選舉、電子郵件、網絡論壇等等各種渠道，提供大量的公共信息，在網上發布公告，公布學校的政策和規定。特別是在對重大問題做出決定前在網上公布或公示，讓廣大教職員工和學生廣泛參與討論，經過反復充分醞釀，最后做出相對科學的決策。而在政策制定過程當中，各個環節都受到電腦系統的監督，使工作流程更加規范、透明。在規范的工作流程下，教職員工可以通過辦公網絡隨時了解和關注每一項決策制定、制度出臺的基本過程，以及學校各項工作的進展情況，并可向有關部門和領導提出合理的意見、建議，使學校管理工作更能反映教職員工的意愿，充分體現民意，大大限制暗箱操作的空間，減少權力濫用的可能。這既充分體現了教育行政辦公的透明度，又最大限度地滿足了廣大教職員工和學生的知情權和參與權，也有助于網上的輿論監督。

二、 實施電子校務與高等學校管理創新之間的關系

電子校務是高等教育管理改革的重要手段，它的發展與高等教育管理本身的創新發展有著千絲萬縷的聯系。一方面，我國的高等教育隨著經濟的發展而取得了較大的進步，同時也存在著理念、體制、制度等方面的弊端。加快高等教育管理創新和實踐探索，是實現我國高等教育快速、健康、持續發展的必然要求。事實上，信息化的發展，特別是電子校務等信息手段的發展就是為了運用當代迅猛發展的信息科學技術革新高等教育管理，改革和創新現代高等教育管理，以適應各方面的挑戰。另一方面，電子校務作為信息化社會發展過程中的新生事物，在發展過程中畢竟誕生不久，仍然需要面對管理工作者尚未普遍重視、技術水平亟待提高、法律法規尚未健全、傳統管理流程需要改造、高等教育管理體制需要改革等不可回避的問題。因此，只有抓住機遇，加快步伐，緊密圍繞黨和政府實施“科教興國”“人才強國”戰略，將電子校務工作推向深入，才能使得電子校務充分發揮自身特點，為促進我國高等教育管理創新，建設創新型國家提出創新的發展思路。

1. 電子校務為推動高等教育管理創新拓寬了空間

（1）電子校務為高等教育管理創新提供了前所未有的契機。管理不光是一個死板的技術過程或者制度安排，也是與社會和人的精神密切相關的。管理的根本因素是人，因此應當以人為核心，創造出一種新的活生生的以人為重點，帶有感情色彩的管理機制來取代傳統的僵硬管理模式。“以人為本”強調把“人”作為高校管理活動的核心和高校最主要的資源，把廣大教師作為管理的主體，充分利用和開發高校的人才資源。“以人為本”的管理思想轉變了過去視人為完成工作任務的工具的觀念，把人視為高校的財富和資源，而且是最核心的資源。所有教師都是學校利益共同體的成員，教師的個人利益與學校法人利益是完全融合在一起的，而且學校的發展恰恰有賴于教師的創造性智慧的發揮。信息技術支撐下的電子校務，有利于建立“以人為本”的柔性管理機制，有利于在高校創造尊重人、信任人、關心人、理解人、開發人的良好氛圍，大力營造創新人才成長的環境。

（2）電子校務形成了高等教育管理創新的推動力。通過學校管理透明化、民主化的電子校務手段，應對廣大教師和學生參與學校管理創新的迫切需求。同時，為高等教育管理創新廣開門路，聚集智慧，公正而有效地滿足各方需求。

（3）電子校務促進高校信息資源立體利用。電子校務將學校內部各個部門有效地聯系在一起，在十分廣泛的范圍內和相當深的程度上促進了高校管理者、教師、學生的信息交流。比如完備的學分制度的實施，就需要首先建立起一個現代化的教育管理保障制度，提升信息服務體系的建立，使得學生方便選課，方便上課。而對整個教學過程又必須加強監督管理，實施有效地監控，方便教師對學生學習、課堂效果進行反饋。這是一個學生、教師、管理者環環相扣，密不可分的立體信息資源，通過網絡各方都能得到更加豐富的信息。

2. 高等教育管理創新為實施電子校務指引了方向

實施電子校務，需要相應的系統化技術條件，但這并不等于電子校務就一定能順利推行。事實上，高等教育管理創新為電子校務的推行指明了方向，賦予其使命和意義，為其順利開展開辟道路，指引了方向。

（1）高等教育創新的理論將為實施電子政務指引方向。從根本上說，創新管理制度，積極探索中國特色高校管理模式，進一步提高高校管理水平，健全現代大學制度，才能真正提升我國高等教育的辦學質量。電子校務只有朝著這些方向不斷完善，才能更好地解決高等教育發展過程當中產生的各種各樣的問題，使得高校行政體制更加科學、協調、健全、高效。進行高等學校管理理論創新，將給電子校務實施提供理論支撐。

（2）創新的觀念更新是實施電子校務的先導。缺乏創新的意識和先進的觀念來引導高等教育改革，改革就不會成功。廣泛利用現代化的信息技術手段來改造高等教育管理， 本身就是打破原來舊傳統， 更新舊觀念的結果。高校是不斷產生著最新的科研成果和最新的思想碩果，作為高等教育的管理者理應解放思想，與時俱進。高等教育改革和創新的觀念是推行創新的應有之義，也就成了實施電子政務的觀念先導。

（3）高等教育管理創新的實踐有力地推動電子校務的實施。認真貫徹落實黨的十七大精神，建設高等教育強國，是中華民族偉大復興賦予高等教育發展的歷史使命。高校自身管理創新的實踐， 更加迫切要求實現資源最大化和信息共享， 電子校務建設也應運而生。

3. 電子校務和高等教育管理互相促進

管理創新是公共管理和服務的永恒主題，是一個不斷進行的過程。高等教育管理創新要通過諸多的手段和方式來實現，信息技術的應用更是必不可少。電子校務的實施，不是簡單的辦公上網，而是在工作實踐中以廣大師生為中心，需要開展充分的理論研究指導長期的實踐。電子校務是現代信息社會高等教育管理不可或缺的工具和手段，高等教育管理創新必須不斷促進電子校務的實施和完善。

參考文獻：

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（江南大學校長辦公室）