[摘要] 2001年,北京成功贏得了2008年奧運會的舉辦權。項目管理是目前管理領域內最為有效的管理技術。奧運會的項目管理分為啟動、計劃、執行、控制、收尾五個過程,研究2008年奧運會中項目管理應用問題具有深遠的意義。
[關鍵詞] 奧運會 項目 項目管理
2001年,北京成功贏得了2008年奧運會的舉辦權。這不僅僅是我國體育事業的盛會,更是全面提升國際形象的良好契機。奧運會的成功舉辦,必將促進中國的經濟、社會的全面發展。國務院在《中共中央關于進一步加強和改進新時期體育工作的意見》中明確指出,要“抓住機遇,迎接挑戰,努力把2008年奧運會和殘疾人奧運會辦成歷史上最出色的一屆奧運會”。目前,我國對大型國際體育比賽的管理,在理論創新和實踐層面比較落后。因此,能否應用先進的管理技術,是高質量舉辦奧運會的關鍵。作為新興的管理技術,歐美等發達國家已經在工商界、軍界、政府部門廣泛應用項目管理,并且取得了極大的成功。隨著人類社會跨入信息經濟社會,活動過程的獨特性逐漸取代了重復性。在制造業經濟環境里發展起來的、單一的、重復的傳統管理,必然無法對信息經濟環境里跨領域的、獨特的、靈活的復雜問題進行有效管理。跨領域、獨特性、靈活性成了新秩序的代名詞,項目管理正是實現管理靈活性的關鍵。正如美國著名學者羅伯特.J.格雷厄姆認為,“項目是適應環境變化的普遍方式,一個組織的成功與否取決于其項目管理的水平”。因此,對在2008年奧運會中如何應用項目管理進行研究,有著深遠的意義。
一、項目管理概述
1.項目管理發展現狀
項目管理從二次世界大戰開始發展。戰爭期間,美國在研制原子彈的“曼哈頓”計劃中首先采用項目管理,德國、日本等國家也將項目管理應用于武器系統的開發。20世紀50年代,美國杜邦公司開始把項目管理用于民用。之后,建筑業又極大推進了項目管理的發展。20世紀80年代以前,項目管理只局限于航空航天、國際建筑等特定行業,未能作為一種管理技術加以推廣,學術界稱之為傳統項目管理。20世紀90年代以后,知識經濟的到來和高新技術產業的突飛猛進,使得項目管理在世界范圍內得以廣泛應用,從根本上改變了中層管理者的工作效率。目前,在北美和西歐等發達地區,項目管理已經成為最主要的管理手段。我國從20世紀80年代初開始引進項目管理,主要用于建筑領域。1982年,在我國利用世界銀行貸款建設的魯布格水電站引水導流工程中,日本建筑企業成功地運用了項目管理技術。20世紀80年代中期,二灘水電站、三峽水電站、小浪底工程都采用了項目管理,取得了巨大成功。1991年,建設部提出在全行業內全面推廣項目管理技術,收到了良好的效果。
2.項目管理的概念
美國的項目管理權威機構—項目管理協會(Project Management Institute)PMI認為,項目是一種被承辦的旨在創造某種獨特產品或服務的一次性努力。英國管理學者哈里森等認為,現代項目有如下特征:一次性:有明確的起點和終點;有確定的目標,通常包括時間、費用和績效目標;有巨大的規模、價值和復雜性,并且工期緊迫;是跨越不同行業、團體、公司等界限的組合。美國制造原子彈的“曼哈頓”計劃、“阿波羅”登月計劃,以及大型體育比賽,都是典型的項目。奧運會是“國際奧委會主辦的世界規模最大的綜合性運動會”,包括競技運動比賽、奧林匹克儀式、奧林匹克藝術節、奧林匹克青年營四部分。根據奧運會的定義和實際的組織過程,奧運會是典型的項目。該項目的壽命周期遵循下列規律:
圖1 奧運會項目壽命周期
項目管理就是通過項目經理人和項目組織的努力,運用系統理論和方法對項目及其資源進行計劃、協調、控制,旨在實現項目特定目標的管理方法體系,它能夠處理跨領域的復雜問題,是被公認的一次性管理模式。在PMI編寫的PMBOK《項目管理知識體系》中,把項目管理劃分成9個知識領域:范圍管理,時間管理,費用管理,質量管理,人力資源管理,溝通管理,采購管理,風險管理和整體管理。項目有四個主要目標:P—預期績效 C—成本T—時間S—范圍。如果只考慮人力費用的話,這四項可表示為:C=f(P,T,S)。理想情況下,該函數關系可以表示如下:C=2P+3T+4S.
二、奧運會中的項目管理過程
奧運會項目管理的周期分為若干個階段,每個階段都可以分為啟動、計劃、執行、控制和收尾等五個基本管理過程。這些過程按一定順序發生,彼此交疊。一般情況下,執行過程消耗的資源較多,持續時間較長,啟動和收尾過程時間較短,消耗資源較少。如圖:
圖2 項目管理過程的交疊和投入的大小
1.啟動過程
啟動過程要產生項目的初始文件、項目章程、項目負責人、項目關鍵的約束、假設條件等。在奧運會項目管理的啟動過程中,項目章程要描述項目的積極因素和消極因素、項目定義、項目目標、項目范圍、可交付成果、所需資源、成本初步估算、時間進度、資金籌集等。不同于職能式的組織結構,項目組織結構中,項目組作為相對獨立的單元,項目組的所有成員對項目組負責人負責,這種結構易于操作,能夠更好控制質量、進度、和成本。進行項目管理,要根據項目任務的分解,建立項目組織型結構,確定項目負責人。 見下圖:
圖3 奧運會項目管理組織結構.
2.計劃過程
項目計劃過程主要有兩類子過程:(1)依賴型過程:包括范圍規劃、項目分解、活動定義、確定活動順序、活動持續時間估算、進度計劃、資源規劃等;(2)保證型過程:主要有質量規劃、組織規劃、溝通規劃、采購規劃等。首先要明確奧運會項目的起點和終點,以及主要任務;然后,進行項目分解,確定任務。這是進行項目管理的前提。舉辦奧運會主要包括競技運動比賽;奧林匹克儀式、奧林匹克藝術節;奧林匹克青年營等項目。以競技運動為例,2008年奧運會的競技運動比賽共有28項,它可以用工作分解圖(WBS)進行如下分解:
圖4 奧運會項目工作分解圖
3.執行過程
啟動過程和計劃過程是進行奧運會項目的前期準備。真正為完成奧運會項目進行的活動則始于執行過程。這一階段產生項目成果,需要消耗大量的資源,運用各種手段和技術。執行過程有若干個子過程,相互之間緊密聯系。這些過程主要是保證性過程,包括:項目計劃執行;質量保證;團隊建設;信息傳遞;供方選擇;合同管理等。
4.控制過程
由于奧運項目的一次性特點,奧運會項目管理的控制無現成的標準參考;且奧運會的風險巨大,潛在的影響因素極為復雜。所以,必須要采用靈活高效的控制方法,在對項目執行情況跟蹤和評價的基礎上通過協商和判斷來進行。這個過程有如下基本子過程:績效報告;整體變更控制;范圍核實;范圍變更控制;進度控制;成本控制;質量控制;風險應對控制等。
5.收尾過程
2008年奧運會是我國舉辦的規模最大的盛會,臨時集結了全國大量資源。臨近結尾時,絕大部分資源已經耗盡或轉化。如何保證余下的項目質量,并合理充分轉化剩余資源,是提高項目管理效益的關鍵。由于結尾時組織相對混亂,收尾工作又比較瑣碎,容易被忽視,因此,該過程既重要又困難。它主要包括管理收尾和合同收尾兩個子過程。
參考文獻:
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