推進電視臺辦公自動化建設

建設節約型社會是黨中央、國務院做出的一項重大戰略決策。為積極響應黨中央、國務院的號召，內蒙古電視臺專門召開臺務擴大會議，就此項工作做出安排部署，要求全臺深入開展節約型單位創建活動，以節約資源、降低辦公成本為核心，加強日常管理、落實規章制度為重點，建立長效機制、提高辦公資源使用效益為目標，綜合運用各種手段，確保創建活動有序開展。

具體到辦公室，加強辦公經費和辦公用品的管理，提高辦公自動化設備效能，切實降低辦公設備消耗，無疑成為深入開展節約型單位創建工作的重點。

建立全臺辦公自動化系統的初步設想。

對于人員多、部門多、業務種類多的電視臺而言，建立一套完善的辦公自動化系統不是一蹴而就的事情，只能結合自身工作實際，提出建立以規范辦文辦事制度為基礎的文檔管理自動化系統的初步設想，以推進全臺辦公自動化系統的建設。

內蒙古電視臺文檔管理自動化系統的特點。該系統設計主要體現“文檔一體、隨辦隨歸、方便快捷、為我所用”的特點，可分為登錄系統、公文錄入、公文處理、公文檢索、統計打印、實物檔案和系統設置等七個模塊。其中，公文檔案分為外來公文、臺內公文和臺內請示三個種類;實物檔案分為照片、證書和實物(獎杯、字畫等)三個種類。該系統還可將文檔按照問題，即宣傳、技術、行政、產業經營和黨群等五個方面進行分類。該系統使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。每一位員工均可根據權限許可范圍，在任何時間、任何地點，通過點擊界面上的相關模塊，立刻查找到所需公文或實物檔案的具體內容、存放位置以及臺內各項規章制度。該系統的使用方便快捷、一目了然，不僅避免了傳統檔案管理的繁瑣程序和年底統一整理歸檔的費時費力，更重要的是使臺內辦文辦事制度更加規范、科學、系統，使辦公室的綜合協調職能和服務作用得以充分發揮。

該系統一經創建成功，其功能還可根據需要進一步拓展。隨著不斷發展和完善，該系統將逐步發展成為真正意義上的辦公自動化系統。

規范與系統相適應的辦文辦事流程。要想使上述系統充分發揮其作用，就必須進一步規范全臺的辦文辦事流程。所有公文均需經辦公室文秘檔案科進行流轉。文秘檔案科針對外來公文、臺內公文和臺內請示分別設計3種相應的電子批示單。

外來公文簽收、登記后，由機要秘書將文件(密級文件除外)原文全部掃描到系統中，可直接分發的，通過系統下發到相關部門頻道;需要領導擬辦、傳閱、批辦的，填寫電子“外來公文批示單”通過系統傳呈臺領導批閱，之后將批閱結果傳送至承辦部門頻道;需要督辦的文檔，建立電子督辦檔案后由系統在設定好的督辦日期發出提示信息，以確保按期完成督辦事項。

臺內公文一律通過系統統一發布，各位臺領導、各部門頻道相關負責人須每天在固定時間到指定模塊收取最新發布的公文，根據公文要求及時閱處、傳達，并按時完成交辦、批辦的事項。工作辦理完畢后，部門頻道負責同志應及時通過系統設置反饋辦理結果。

在系統中占據空間最大的其實是“臺內請示”，而這項內容也是與臺內工作最密切相關、最為重要、最有價值的一部分。臺內各部門、頻道需呈送上級機關或臺領導批示的文件，先要由文秘檔案科對內容、格式等進行把關，部門修改后，再由文秘檔案科填寫電子“臺內請示批示單”通過系統傳呈臺領導批閱，“臺內請示批示單”設有呈送單位、呈送單位聯系人(一般為部門一把手)、聯系電話、呈送臺領導、領導批示、辦理結果和辦結時間等項內容。領導批示后，由秘書科將批復通過系統返還部門，并建立電子檔案，以方便查詢。如臺領導對請示內容有疑問或想了解具體情況，由文秘檔案科向呈送單位聯系人了解情況或約其向臺領導另行匯報。一般在文件辦結后的一到兩天內，所有員工即可通過自己的權限登錄系統，全盤了解臺內各項工作進展和近期重大事項通告及決定。

(作者單位:內蒙古電視臺)