高校檔案信息管理的邏輯起點分析

摘要：隨著高校教育教學(xué)和內(nèi)部管理體制改革的深入發(fā)展，加強高校人事檔案管理工作對于加快高校人事制度改革，提高高校在實施科教興國戰(zhàn)略中的地位，具有十分重要而深遠的意義。高校檔案管理工作是建設(shè)先進大學(xué)的一項基礎(chǔ)性工作，是高校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志之一。

關(guān)鍵詞：高校檔案 信息管理 動態(tài)平衡

一，引言

在高校人事檔案管理工作中，由于政策、技術(shù)和歷史等各方面的原因，還存在著一些問題：

1.檔案利用主體受到限制。

長期以來，檔案利用主要是為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、為機關(guān)各部門工作參考服務(wù)，而為教學(xué)科研服務(wù)則相對較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的規(guī)定與制約，一些檔案利用主體的正當(dāng)利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復(fù)雜繁瑣的手續(xù)才能得以實現(xiàn)，從而大大影響了檔案的利用效率。

2. 館藏檔案門類不全，利用受到限制。

據(jù)調(diào)查，目前不少學(xué)校檔案館館藏門類不全，內(nèi)容單一，主要以黨政、教學(xué)、財會類檔案居多，其它檔案門類不全，數(shù)量有限，例如照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

3. 檔案收集工作受到限制。

過去，檔案的收集、整理、歸類、編目等工作全部靠手工，書寫速度慢，工作量非常大，嚴重影響了案卷質(zhì)量和收集時間。

4. 檔案開發(fā)利用受到限制。

以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，經(jīng)常會遇到檔案的形成時間、題目說不清楚的情況，查閱起來特別困難，既耽誤時間，又浪費人力。目前多數(shù)高校檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進的信息技術(shù)之外，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。

二，問題與追問：

針對如上問題，作為一名高校檔案工作者，深感肩上的責(zé)任重大，為了使干部人事檔案真正適應(yīng)高等學(xué)校不斷發(fā)展的需要，更好的為師資隊伍建設(shè)和干部隊伍建設(shè)服務(wù)，應(yīng)采取以下對策和措施：

1、開拓思路，更新觀念

由于高校檔案工作是一項基礎(chǔ)性的管理工作，同時又是一項服務(wù)性工作，因而很難產(chǎn)生明顯的直接的經(jīng)濟效益，所以在學(xué)校工作大舞臺上，它是一項默默無聞、專為他人“鋪路”的工作。檔案工作者既是腦力勞動者，又是體力勞動者，要面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計、利用等工作。這就要求檔案工作者要以事業(yè)為重，無私奉獻，樹立“俯首甘為孺子牛”的思想，淡薄名利，樂為人梯，甘為無名英雄。志存高遠、胸懷博大，重事業(yè)、輕名利的品格，應(yīng)該成為檔案工作者的一種美德。有了這種奉獻的理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，使自己腳踏實地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。

在做好檔案工作的同時要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系。首先要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，爭取良好的工作環(huán)境;再次是協(xié)調(diào)好與公文處理部門的關(guān)系，從管理制度化、規(guī)范化和標(biāo)準化來加強公文處理的統(tǒng)一性;最后要協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件的齊全完整。檔案來源于學(xué)校各職能部門的職能活動，從文件產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都會影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的齊全性、完整性和準確性，如歸檔學(xué)生學(xué)籍的管理，教師和教職員工的人事檔案。檔案工作人員必須與各職能部門及時溝通，確保歸檔文件的齊全完整。

2、突出高校檔案室的雙重職能，強化行政管理

目前檔案工作在學(xué)校的地位還不夠高，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在學(xué)校機構(gòu)改革中，不少檔案室的地位又被削弱，只看到其服務(wù)功能，而忽視了其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能。要把檔案工作作為學(xué)校內(nèi)部行政管理的重要部門，因為法律要求其“對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時還要“負責(zé)保管本機關(guān)的檔案”。所以高校檔案機構(gòu)具有雙重性，作為職能部門，它負有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能;作為業(yè)務(wù)部門，它具有“保管”的職責(zé)。因此，我們要理直氣壯地強調(diào)高校檔案室的雙重職能。

3、提高檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置和技術(shù)手段

高校檔案資源要實現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現(xiàn)計算機管理，而網(wǎng)絡(luò)化是計算機管理檔案信息的必由之路。現(xiàn)在高校都普遍配備了計算機等現(xiàn)代設(shè)備，但大多數(shù)高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學(xué)校各自編制了一些應(yīng)用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等;有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須工作人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別;許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內(nèi)目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為利用者提供遠程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，使我們在吸納信息的時空上產(chǎn)生了重大變革，表現(xiàn)出強大的優(yōu)勢。聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時代發(fā)展的要求 ，是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，提供利用。

總之，隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、信息化必將在高校的檔案管理中占據(jù)主導(dǎo)地位。高校人事檔案管理要加快利用高科技手段的步伐，加大現(xiàn)代高科技裝備的投入，做好檔案信息資源的開發(fā)和利用，以適應(yīng)人事檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。在利用信息網(wǎng)絡(luò)管理檔案的過程中，應(yīng)注意檔案信息的保密，保密制度作為一項重要工作，在網(wǎng)絡(luò)條件下必須根據(jù)實際情況準確地把握。在檔案信息直接上網(wǎng)的條件下，必須對用戶權(quán)限進行控制，影響集體利益，影響穩(wěn)定與安定團結(jié)、涉及個人秘密的檔案，因其合法的權(quán)益受到法律保護，均屬于限制利用的范圍。由于檔案信息有別于圖書、資料，有一定的特殊性，因此對網(wǎng)上能查閱的檔案應(yīng)區(qū)分內(nèi)、外部檔案，不能公開的檔案信息應(yīng)按保密法，嚴格界定使用權(quán)限。

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