淺談高校學(xué)生學(xué)籍檔案存在的問(wèn)題及管理

【摘要】大學(xué)期間的學(xué)籍檔案是個(gè)人檔案的一個(gè)重要組成部分，管理好、傳遞好學(xué)籍檔案是高校檔案館(室)的重要職責(zé)。它是規(guī)范學(xué)生管理、掌握學(xué)生情況、培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù)，是高職院校教學(xué)檔案的重要組成部分。加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案的管理，對(duì)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和提高辦學(xué)水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生；學(xué)籍；檔案；問(wèn)題

【中圖號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)示碼】A【文章編號(hào)】1005-1074(2009)01-0077-01

1高職院校學(xué)籍檔案的作用

1.1畢業(yè)證明近年來(lái)，由于社會(huì)上假文憑泛濫，導(dǎo)致真文憑的可信度也受到影響。檔案管理人員為本校畢業(yè)生查閱高考錄取名冊(cè)、學(xué)籍卡、成績(jī)表、畢業(yè)證書(shū)號(hào)等學(xué)籍檔案材料，為他們的畢業(yè)資格提供了有力的證據(jù)。

1.2原始憑證作用隨著就業(yè)壓力的增大，我院越來(lái)越多的學(xué)生在畢業(yè)后選擇專升本或者出國(guó)留學(xué)，按照有關(guān)規(guī)定，在申請(qǐng)報(bào)名升學(xué)時(shí)，需要檔案部門提供該生的高考成績(jī)、入學(xué)錄取冊(cè)、在校學(xué)習(xí)成績(jī)等相關(guān)資料復(fù)印件，以便辦理入學(xué)資格或免修深造課程等。另外，是到退休年限的校友回來(lái)查證當(dāng)年在校讀書(shū)的畢業(yè)時(shí)間，以呈報(bào)社保局核算工齡領(lǐng)取退休費(fèi)等。

1.3為單位選拔人才和畢業(yè)生擇業(yè)提供服務(wù)高職院校辦學(xué)的根本目的就是培養(yǎng)為國(guó)家．為社會(huì)作貢獻(xiàn)的專門人才。隨著社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步，社會(huì)對(duì)人才的需求越來(lái)越多樣化，畢業(yè)生走向社會(huì)是要接受社會(huì)挑選的。當(dāng)前，在招聘會(huì)中對(duì)畢業(yè)生實(shí)行“雙向選擇，自主擇業(yè)”，這就為招聘單位到學(xué)院挑選人才和畢業(yè)生自主擇業(yè)創(chuàng)造了良好的契機(jī)。同時(shí)，高職院校的學(xué)籍檔案也是最重要的人才信息，而學(xué)籍檔案是選才的主要依據(jù)之一，它能為用人單位提供豐富的信息。

2學(xué)籍檔案管理觀念和管理模式

2.1利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)施管理檔案檔案館(室)自身要設(shè)計(jì)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，與校內(nèi)各學(xué)院建立局域網(wǎng)，與校外溝通利用互聯(lián)網(wǎng)，從而使學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化，提高工作效率。

2.2要加強(qiáng)日常建檔基礎(chǔ)管理對(duì)不同專業(yè)、不同學(xué)年、不同籍貫等進(jìn)行分類保管，并對(duì)每一組、每一份檔案進(jìn)行及時(shí)整理，在管理過(guò)程中還要實(shí)行計(jì)算機(jī)與人工雙重登記、統(tǒng)計(jì)，防止原始資料丟失，避免管理不當(dāng)發(fā)生差錯(cuò)。

2.3要規(guī)范管理流程從建檔、歸檔到借檔、投檔等一系列環(huán)節(jié)，要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案出入流程。

2.4要加大服務(wù)力度在日常工作中，要加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，隨時(shí)滿足學(xué)校和學(xué)生的各種需求，做到不延誤、不推諉，節(jié)假日檔案館還要建立值班制度，提供檔案應(yīng)急服務(wù)。

2.5提高檔案員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)可采取崗位上練、送出去學(xué)、引進(jìn)來(lái)教等不同形式，有計(jì)劃地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)I，以實(shí)現(xiàn)檔案員的業(yè)務(wù)水平有一個(gè)整體提升，滿足工作需要。

3提高學(xué)籍檔案質(zhì)量的措施

3.1加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)高素質(zhì)的學(xué)籍檔案管理人員是做好學(xué)籍檔案工作的重要保障。首先，要把學(xué)籍檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，做到上有院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)主管，下有專(兼)職檔案員具體負(fù)責(zé)。在每一個(gè)相關(guān)部門，都應(yīng)挑選責(zé)任／ 與工作能力強(qiáng)的人員擔(dān)任兼職檔案員。其次，要切實(shí)提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)專(兼)職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，汲取新知識(shí)，更新觀念，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，發(fā)揮檔案員的創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作水平。要保持檔案員的相對(duì)穩(wěn)定，以保證學(xué)籍檔案工作順利進(jìn)行。

3.2認(rèn)真負(fù)責(zé)，保質(zhì)保量，按時(shí)做好檔案收集整理工作學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、部門廣的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。為保證檔案質(zhì)量，職能部門要定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)糾正實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。

3．3強(qiáng)化意識(shí)，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求由于高職院校學(xué)籍檔案的建立沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如學(xué)籍卡、成績(jī)表等部是各院校根據(jù)本院的情況設(shè)計(jì)表格。為確保學(xué)籍檔案嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有利于保存利用，應(yīng)由教育主管部門根據(jù)高職院校學(xué)籍檔案構(gòu)成的內(nèi)在規(guī)律性和高職院校學(xué)籍文件材料的特性，來(lái)規(guī)范高職院校學(xué)籍檔案構(gòu)成材料的種類與數(shù)量，每一類學(xué)籍檔案材料的具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。

4切實(shí)可行的學(xué)籍電子檔案管理

①檔案部門在新模式下應(yīng)改變舊的管理體制，制定相關(guān)管理制度、管理程序、管理技術(shù)。檔案管理部門在學(xué)籍檔案管理全過(guò)程嵌入符合檔案保存與方便利用的工作程序，并制訂控制細(xì)則。②檔案管理人員在學(xué)籍檔案的形成階段就對(duì)學(xué)籍電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行價(jià)值鑒定，將保管期限表嵌入其中，使學(xué)籍檔案形成時(shí)就能判別其價(jià)值。制定學(xué)籍檔案歸檔范圍、保存時(shí)間，進(jìn)行規(guī)范化控制。③整合電子檔案管理業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)調(diào)學(xué)籍電子檔案的背景，要求學(xué)籍電子檔案創(chuàng)制單位負(fù)責(zé)其原始性、可靠性、完整性。如部門電子簽名(簽章)，確定其法律效力。學(xué)籍電子檔案集中到檔案館保存，檔案部門負(fù)責(zé)其真實(shí)性、安全l生。這就要求檔案館必須有高水平的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才進(jìn)行日常防護(hù)，查殺病毒、防止黑客的破壞與竊取，負(fù)責(zé)電子檔案的遷移。④檔案著錄、檔號(hào)確定要與學(xué)籍電子檔案的自動(dòng)捕獲在同一系統(tǒng)中同步進(jìn)行，以保障電子檔案的快速查找利用。要把學(xué)籍電子檔案的提供利用作為基點(diǎn)，進(jìn)行加密與利用權(quán)限的授予。并確保遠(yuǎn)程利用的安全，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)放與融通的時(shí)效化、社會(huì)化、遠(yuǎn)程化。

5參考文獻(xiàn)

[1]張照余.關(guān)于檔案信息化建設(shè)效益問(wèn)題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007，(4)