集裝箱碼頭企業應有效開展全面預算管理

朱建章 任娟華

摘要在市場競爭日趨激烈以及全球金融危機的外部經濟環境下,集裝箱碼頭企業應重視全面預算管理對提高營運質量的作用,通過闡述目前集裝箱碼頭企業全面預算管理的現狀及存在的問題,提出集裝箱碼頭企業有效開展全面預算管理的措施和思路。

關鍵詞集裝箱碼頭企業;全面預算管理;預算執行控制

0引言

隨著集裝箱業務量的持續增長,國內集裝箱碼頭出現過度投資現象,加劇各集裝箱碼頭之間的競爭態勢。此外,2008年的世界金融危機給集裝箱碼頭企業帶來極其廣泛和深刻的影響,集裝箱碼頭企業箱源均嚴重不足。在這種背景下,如何提高營運質量、提升競爭能力,成為集裝箱碼頭企業十分關注的課題。全面預算管理作為現代企業內部控制的主要方式,有助于提升企業營運水平,推動企業實現戰略目標。

1全面預算管理的理論綜述

全面預算管理是具有規劃未來、溝通協調、強化控制、資源配置和績效考核等功能的綜合貫徹企業戰略方針的機制,是對企業相關經營活動、財務活動和投融資活動的未來情況進行預期并控制的管理行為及制度安排,是對企業綜合的、全面的管理。全面預算管理的核心是通過對企業所有資源(人力、物力、財力以及影響力)進行合理有效的配置來達到既定的經營目標,其主要特征是機制性、全面性、戰略目標性和市場性。

全面預算管理的內容包括預算編制、預算執行控制、預算調整、預算分析評價、預算考核等。它具有以下功能和作用:明確工作目標,協調內部工作,增加收入與節約成本,提供業績評價的標準,落實戰略計劃。

2集裝箱碼頭企業預算管理的現狀及存在問題

我國集裝箱碼頭企業的預算管理模式基本相同,即預算管理納入整個港口集團企業的管理系統,但又相對獨立,在日常管理中自成體系。因經營負責人的關注角度及重視程度不同,各集裝箱碼頭企業的預算管理水平有高有低,但普遍存在全面預算管理流于形式的現象,全面預算管理沒有真正起到對企業的經營活動進行有效安排和控制及實現資源優化配置的作用。引起這種現象的主要原因是在開展全面預算管理工作的過程中碰到了種種問題,而這些問題未能得到有效解決,主要體現在以下5個方面。

2.1全面預算管理職責不清、權威性不足

全面預算管理的突出特點是“全面”,即需要企業全員、全方位地參與其中,而大部分集裝箱碼頭企業的全面預算管理僅停留在財務預算管理這一層面,認為預算管理只是財務部門的工作,沒有明確其他職能部門的預算管理責任及相關的責任人。因此,在預算管理過程中,其他部門的預算責任中心意識不強,主動參與全面預算管理的積極性不高,甚至不配合財務部門的相關工作,經常互相推卸責任,而財務部門作為平級職能機構又不能代行其事,造成全面預算管理的權威性不足。

2.2全面預算考核指標體系有待完善

集裝箱碼頭企業的考核指標體系以利潤和集裝箱吞吐量為主,其他衍生的成本費用等控制指標為輔。利潤和集裝箱吞吐量指標主要是港口企業集團與集裝箱碼頭企業相互協商和妥協的結果,更多地受集團整體戰略目標的制約,不能真實反映集裝箱碼頭企業的實際經營能力。其他衍生指標主要由根據既定的利潤和集裝箱吞吐量編制的預算而定,是為達到既定利潤水平而編制的數字,也不能真實反映企業的經營水平。

此外,受經濟環境的影響,集裝箱吞吐量及費率的變化呈現不穩定狀態,按照既定指標編制的全面預算可能脫離實際,也就是說全面預算管理可能在起點上就偏離了軌道,總體執行和控制必然也偏離軌道。

2.3全面預算的編制不夠嚴密、方法比較單一

集裝箱碼頭企業的全面預算分為業務預算、資本預算和財務預算,具體細分為生產業務預算(主要是集裝箱吞吐量預算)、固定資產投資預算、營業收入預算、成本費用預算、利潤預算和現金流量預算等內容。編制預算時,大部分集裝箱碼頭企業采用固定預算模式,即在固定的集裝箱吞吐量水平上進行編制,直接以歷史數據為基礎,增加一定金額作為預算數據,沒有很好地運用彈性預算、零基預算等科學的編制方法,由此導致全面預算不具有實際的指導和控制意義。

2.4預算執行的過程控制手段不夠科學

首先,較重視靜態管理,動態管理水平有待提高。所有的預算控制指標在執行過程中都保持不變,運行結束時將結果直接與預算指標進行比較。當集裝箱吞吐量、價格、成本等因素變化較大時,這些靜態預算指標就表現出盲目性、滯后性和缺乏彈性等特點。年中雖然對預算有所調整,但也比較粗糙。

其次,成本費用的標準和定額化管理有待加強。預算執行的過程控制重點是成本費用控制,而集裝箱碼頭企業的成本性質與生產制造型企業不同,屬于固定成本和混合成本,基本沒有純粹意義上的變動成本,與集裝箱吞吐量沒有直接的、固定的函數關系。因此,確定合理、有效的費用標準和定額,為實際成本費用控制工作提供參考顯得尤為重要。

最后,對預算執行的偏差分析不夠深入。糾偏意識仍需強化,糾偏措施不夠及時,導致預算管理對實際問題的指導性不強。

2.5預算管理工具比較落后

從工具手段來看,僅采用Excel電子表格編制預算、反饋預算的有關信息,對預算執行進行分析,容易形成信息無法共享、動態化管理較差、流轉效率較低等問題。

3集裝箱碼頭企業有效開展全面預算管理工作應采取的措施

根據集裝箱碼頭企業的全面預算管理目標,結合現狀及存在的問題,本文提出以下措施來有效開展全面預算管理工作。

3.1強化組織機構,建立3級預算管理組織體系

成立由總經理親自掛帥、各部門經理參與的預算管理領導小組,并成立以財務經理為組長的預算管理工作小組,同時明確各部門的預算管理責任中心(見圖1)。

實際上預算本身只是一些信息,甚至只是一堆數據,很難保證相關人員自覺自發地認識和認同這些任務和目標,所以,預算制定、執行、控制和考核過程中必須有高層管理人員參與且為第1責任人,以增加預算的戰略性和權威性。通過建立3級預算管理組織體系,各部門主管對本部門的項目進行預算的全過程管理,并落實各主管人員的責任。

3.2體現以人為本的管理思想

全面預算管理不只是財務部門的工作,而是整個企業內部各項資源的最優整合,其系統性和戰略性要求各職能部門共同參與。應加強全面預算管理過程中的相互溝通,提高對全面預算管理的責任認識,并在初步建立全面預算管理框架后,廣泛宣傳有關全面預算管理的理念。要使全體員工認識到:實行全面預算管理是企業建立自我約束、自我控制、自我發展良好機制的有效辦法;全面預算管理能使企業的各類資源得到最優配置,提高企業的營運質量,真正實現企業價值的最大化,同時使員工的人生價值得到最充分的體現。

3.3企業經營目標量化,建立可操作的考核指標體系

建立包括客戶指標、內部經營過程指標以及學習和成長指標在內的指標體系,涵蓋企業經營的所有重要方面(見表1)。將企業的戰略、任務和決策轉化為具體的、全面的、可操作的目標,對日常工作進行指導。重點是建立內部經營過程指標,尤其是成本費用控制指標和預算執行情況指標,通過這些指標體系的建立,實現企業資源的優化配置。

期末通過合理的程序對各指標的執行和完成情況進行考評,與企業的績效評估體系掛鉤,獎優罰劣,體現客觀公正,發揮預算的激勵和約束作用。構建合理的業績評價指標體系,還需配合合理的方法對員工進行有效的激勵。應仔細評價員工的報酬結構,采用物質激勵與精神激勵相結合、考核與發展并重的方式,將努力—業績—報酬—滿意—創造的連鎖關系融入整個管理系統中。

3.4改進全面預算的編制方法

全面預算的編制是全面預算管理的起點,采用不同的編制方法會形成不同的預算,對生產經營的指導效果也不同。從集裝箱碼頭企業所處的行業特點及經營周期來看,應采取彈性預算法,分別按不同的業務量編制不同的預算;零基預算與增量預算相結合,增量預算僅限于電、燃料等變動成本費用及主營收入,修理費、物耗、辦公費、業務招待費等其他項目采用零基預算。同時注意以下2個方面:

(1)加強對內外部經營環境的分析,對預算年度的經營環境及趨勢進行合理預測,從而計劃安排各項經營活動;

(2)細化預算項目,將預算項目逐步分解到各子項目。

3.5深化對全面預算的執行控制

3.5.1實行動態預算管理

全面預算管理圍繞企業經營目標進行,受內外部各種變化因素的影響。動態預算管理就是根據上期預算指標的完成情況,考慮影響生產經營活動的因素,積極采取一定措施,調整和重新安排預算期內余下期間的經營活動。受客觀環境變化影響的實際經營狀況與年度預算有較大偏差時,應對總體預算進行調整,并及時上報董事會批準。

3.5.2加強成本費用的預算執行控制,推進定額管理

加強對成本費用的預算執行控制,這是預算執行控制工作的重中之重。成本費用控制的工作重點是逐步逐項開展定額及開支標準的管理,定額和標準是支出是否合理的參考依據。各職能部門應共同調研、互相配合,參考歷史經驗,遵循經營的實際情況,制定涵蓋生產、輔助生產等方面的定額和標準,并在日常管理工作中逐步落實。這些定額和標準應體現需要經過努力才能實現的原則。單位定額與全額定額相結合進行管理,通過合理的標準和嚴格的管控,有效降低成本費用支出。集裝箱碼頭企業的具體定額內容可參考表2。

3.5.3深化預算執行情況的分析

各職能部門應從企業全面預算出發,組織生產經營活動,在每期間(月、季、年)結束時,以數據分析為起點,采用比較分析法、因素分析法和趨勢分析法,對本部門參與的生產經營活動各環節進行反饋,找出執行偏差的原因,無論是超過的還是不及的,都要找到合理的解釋,從而不斷改進和重組各項業務活動,提高企業經營效益,確保企業實現經營目標。

通過分析,還可幫助相關人員了解經濟運行過程中哪些因素發生了變化,哪些是可控的,哪些是不可控的,可能對企業實現目標帶來哪些影響,該如何應對。分析還應重視風險控制,發現影響企業生產經營的風險因素,并做好風險預警工作。

3.6借助現代化的系統軟件工具

借助相關的預算管理系統軟件工具,實現與財務核算系統及其他系統的無縫對接,使全面預算數據與財務核算數據能夠共享,各職能部門能通過全面預算管理系統提取所需的實時動態數據,使預算管理更加快速、準確、科學、規范。集裝箱碼頭企業全面預算管理系統結構見圖2。

全面預算管理軟件應將企業的預算管理流程全部涵蓋,主要有3大塊內容:年度預算編制系統、預算執行與控制系統以及預算執行分析系統。