信息時代企業檔案管理新策略

摘要:在企業大力實施信息化建設的背景下,文件與檔案管理迎來了巨大的創新機遇和空間。為此,從工作平臺、管理、制度和服務等五個方面,探討了檔案工作者如何適應信息時代新的節拍,在管理實踐活動中,探索新的管理領域和方法,提煉新的管理理念,從而創新文件與檔案管理之路。

關鍵詞:企業;文件;檔案;管理;創新

1 工作平臺創新

信息化時代,企業為提高自身在國際上的競爭力,根據企業的職能,加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業職能和業務活動的各種信息管理系統,體現了企業信息化建設的成果。建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后,借助于軟件編程和數據庫管理技術,重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統正是企業電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統為例,它在行政辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大;參與應用崗位人員眾多;處理流程繁瑣多變;數據庫功能強大;信息傳遞迅速,易于交流;信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時,辦公自動化系統為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺:

a) 快捷通信。通過電子郵件系統,建立機構內部通信,信息交流快捷流暢,并與Internet 郵件互通。

b) 協同辦公。將機構傳統的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的、可操作的“扁平式”管理,提高機構各級領導或部門協同工作的效率。

c) 公文流轉。機構內、外部的收發文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務通知等,均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,實現無紙化辦公。

d) 信息服務。系統地利用機構積累的信息資源,為機構提供改進創新能力和快速響應能力的手段,以提高生產效率。

更重要的是,信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺,使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。

2 管理創新

通過采用設置防火墻等技術手段,在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患,保證系統運行安全;同時,還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,確保信息運轉流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理,這是系統安全穩定運行的重要環節,也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證,因此,文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。

在信息時代,文件信息管理除文件內容之外,更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程,將文件處理過程的具體工作環節、內容,納入工作流程,并對產生的文件信息實施統一管理。例如:在機構發文流程中,預先設置相對固定的發文格式,但隨著機構管理的變化,文件格式也要不斷調整,并且有增加、刪節等變更的需求,具有動態變化特性,那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說:文件信息管理,是確保文件內容從產生到脫離流程的全過程管理,是針對發文的痕跡保留、文號等信息的管理;對收文督辦、監控等行為的管理。

3 制度創新

如何保證信息系統在應用過程中,能適應不同階段、不同性質用戶的需求,以發揮其最大效能;如何規范地應用、開發信息系統,以獲得最好的效果,靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代,文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮,企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面,組織信息部門、業務部門,共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。筆者所在企業,在辦公自動化系統的應用各階段,已建立或正在建立的制度有:

《辦公自動化系統(OAK)應用及運行維護管理規定》。內容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工;信息系統的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理;信息工作人員的管理等?！峨娮庸墓芾磙k法》。內容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發送程序和發文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等?！禣AK系統電子文件管理細則》。主要針對歸檔前的電子文件,要按要求填寫元數據格式的內容?！段臅鴻n案歸檔文件整理細則》。對歸檔后的電子文件的整理進行定義,并梳理出整理工作流程?！缎畔⑾到y運行維護管理辦法》。《信息系統運行安全管理辦法》。《信息應用系統業務培訓管理辦法和程序》。針對信息系統的正確、規范操作而設立。

4 服務創新

信息化時代,文件與檔案工作的服務方式、內容,與傳統檔案利用服務相比,發生了巨大的變化,提供了前所未有的發展和創新空間。

創新之首,即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用,形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多,對信息服務的要求就越多、越廣,因此,檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感,要經常動腦筋、想辦法去收集信息,調查了解系統用戶潛在的需求,有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式,有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工,并轉化、制作成信息產品,提供服務。

在信息服務方式上,一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求,提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統,在功能模塊設計時,對文件與檔案管理的業務工作考慮得多,功能全面。但用戶在利用信息時,往往只是希望查找文件本身,他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此,有必要為用戶建立專門的信息利用平臺,將信息過濾掉一些檔案管理屬性,使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺,突出了用戶的權益,保護了用戶信息利用的效果,使用戶在共享信息的同時,體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨,縮短了用戶與檔案工作的距離;另一方面,在對信息需求充分調查的基礎上,建立專題,收集、篩選、深層加工相關信息,以先進技術為依托,將專題信息制作成光盤,形成信息產品,為企業領導和業務部門提供信息服務;第三是為有遠程信息利用需求的用戶,提供跨越空間、時間的信息服務。

業務部門在建立信息系統之后,面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們,成為建設者們必須考慮的問題,而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此,為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案,是一種更高層次、更高水平的信息服務。

5 結束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍,在文件與檔案管理實踐活動中,積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步,使個人的努力與企業提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,尋找新的創業之路。

參考文獻

[1]馮惠玲.拓展職能——“夾縫時代”檔案職業的生存之策[A].21世紀的社會記憶——中國首屆檔案學博士論壇論文集[C].北京:中國人民大學出版社,2001. 105-112.

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國人民檔案出版社,2001.

作者簡介:劉秀明,女,東寧縣人,助理館員。