淺談高職院校檔案信息化建設中存在的問題及應對措施

常　虹

隨著信息化時代的到來,高校檔案信息化建設成為一種必然趨勢。面對目前我國高校檔案信息化建設過程中存在的問題,高校應積極應對,更新觀念,創新技術,健全制度,強化管理,努力造就熟練掌握網絡信息技術和精通檔案業務的復合型人才,以加快高校檔案信息化建設的進程。

檔案信息化是以計算機、網絡、信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開展和利用的現代化管理過程。目前,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化建設是高校檔案管理面向未來、加快發展的重要保證。在數字化檔案館建設過程中,高校檔案部門要“超前指導、全程控制”。在電子文件形成時就要注意及時收集電子文件歸檔,并確保歸檔電子文件的質量。筆者就如何進一步加強高職院校檔案信息化建設進行了淺顯的分析研究。

一、高職院校檔案信息化應用現狀

由于大多數高職院校都是在原來的中專學校合并的基礎上組建而成的,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發展。主要表現在以下幾個方面:

1.對檔案工作重要性認識不到位。不少檔案人員存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的觀念。另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意,并憑借資格老獲得了高級職稱,但這些人自身素質較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發利用工作,就更談不上懂計算機網絡技術,對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,更沒能力掌握,存在著安于現狀的心里,這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。

2.對檔案工作不夠重視。有些高校的領導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料就行,所以在經費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。

3.檔案工作現代化管理手段單一。缺少檔案信息化的軟件,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實現簡單的目錄查詢、統計等功能,但由于專業技術跟不上,根本不能運用自如。再者商家的售后服務等工作不能及時到位,致使檔案信息化建設及發展受到制約。

4.檔案管理隊伍綜合素質偏低。檔案管理人員隊伍中,缺乏懂計算機網絡技術人才,多數單位是將年齡較大的、文化較低的女同志安排在檔案部門,這就使高校檔案信息化建設工作缺少智力支持。

二、應對措施

綜上所述,檔案信息化建設中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進的態度,將被動變主動,將不利變有利。

1.檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性工作。如果從業人員只習慣于傳統式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網絡,購買了最新的軟件系統,也不會真正將系統應用起來,致使軟件成為一種擺設。因此,檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設的認識,自覺學習新的科學技術知識,提高業務素養和技術技能,提高創新素質,從業人員能力的提高要與時代發展同步。

2.要建立健全激勵機制。高校的檔案部門與其他部門相比,不但不被看重,而且由于工作辛苦、待遇不高、無人關注等是造成年輕人不愿來,是人才流失的重要原因,使檔案隊伍成為高校中的弱勢群體。要徹底改變“干多干少一個樣”的管理體制,因此,要建立健全激勵機制,通過增加檔案工作人員的福利待遇,方便職稱評定等形式,一視同仁地對待檔案工作人員,提高檔案工作者的地位。使他們沒有被遺忘的感覺,才能激發他們的工作熱情,為檔案事業心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。

3.領導應該把檔案信息化建設列入學校發展規劃中。檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網絡化檔案管理信息系統涉及服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容,既購買軟件,也要購買其他必須的服務設備。所以,高職院校要把檔案信息化建設列入學校發展規劃中,盡力滿足檔案信息化建設所需的經費,給檔案現代信息化建設提供充足的資金保障。

4.要加強對高校檔案部門現有人員的繼續教育,為培養創新人才搭建平臺。引進人才是有限的,故培養人才勢在必行。因為大量的工作主要還是靠現有人員來完成,這就要求現有的年齡偏大、學歷偏低、專業知識偏少、不懂操作現代化管理設備的檔案工作者,通過參加繼續教育的學習,不斷充實提高自己。單位內部要營造良好的學習氛圍,盡可能地為檔案工作者提供接受繼續教育的機會,通過參加培訓。全面提高其綜合素質及工作水平。檔案繼續教育機構要改變流于形式、沒有實效的培訓方式,適應時代調整充實學習內容,革新教育方式,使繼續教育成為培養檔案創新人才的陣地。

5.引進專業人才,完善檔案現代化信息化建設。適當引進一些具有檔案專業學歷,又精通計算機網絡技術的年輕人從事檔案工作。雖然高校人員編制緊張,教學一線急需引進高層人才,但也絕不能忽視檔案人才的引進。要充分認識現代的檔案信息化管理與過去的看家守攤、你查我找的傳統檔案管理方式完全不同;一定要明確當今檔案事業的發展不僅需要政治覺悟高、責任心強、默默無聞、甘于奉獻的人來承擔,而且他們還要具有創新意識,具有掌握新知識、新技術的手段及使用新設備的能力。只有了解這些,才能把綜合素質較高的人才安排到檔案工作崗位上,以保障檔案現代信息化建設對人才的需求。

總之,檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及檔案業務管理部門的共同努力,只有大家齊心協力,檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。

(編輯/永安)