如何實現檔案管理信息化建設

鄧瑜

[摘要]在當今飛速發展的信息時代，傳統意義上的紙質檔案逐步被電子檔案、檔案數字化、檔案信息化網絡取代，檔案管理的信息化延伸了傳統檔案的內涵，也成為檔案事業發展的新方向。檔案管理的信息化勢在必行。本文探討的是如何實現檔案管理信息化。

[關鍵詞]檔案管理;信息化：方式方法

在信息技術發生日新月異變化的今天，檔案管理工作也應該同步實現信息化管理的轉變。所謂檔案信息化，就是在圈家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

一、全方面、多角度進行對策分析

1.檔案信息的數字化和網絡化

檔案信息的數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、音像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子文件，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息網絡化是指按照一定的用途來進行檔案信息網絡建設或者把若十個檔案信息網絡進行整合、疊加的過程。檔案信息的數字化體現了信息資源的管理，網絡化體現了檔案信息化的技術平臺。

2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化

傳統的檔案接收是在檔案部門內進行的，信息化后的檔案部門則可以通過網絡接收遠程的文件或檔案，并在系統內進行存儲、處理，同時又可以利用網絡進行檔案信息的遠程傳遞與提供利用。

3.檔案信息高度共享

傳統檔案在同一時刻、同一地點往往只能提供一份原件或最多若十份復印件供利用者使用。而數字化的檔案信息在理論上則可以在同一時刻提供無限多的與原件質量一樣的復制品供利用者使川。高度共享的另一個含義是利用者可以在有網絡接入的任何地方在任何時刻利用檔案信息資源，不必像信息化以前必須在特定的時間、特定的地點利用檔案。

4.檔案管理模式的變革

檔案管理模式的變革無論對于檔案管理理論還是實踐的影響都是深遠的，也是我們必須關注和研究的課題。計算機與網絡在檔案工作中的應用，必然會對原有的管理模式、工作流程有所影響，有些部門或流程會縮小，甚至取消，也可能會增加新的部門與業務流程。

二、提高檔案信息管理水平

現代檔案管理工作必須考慮到網絡社會的現實，快速將傳統檔案管理模式進行轉變，實現現代化檔案管理格局的全面轉變，實現對檔案信息化管理水平的提升，檔案管理必須要適應當前信息化發展的大環境。

1.檔案信息化管理轉變的重要性

提高檔案信息管理水平是檔案管理工作的一個重要內容，也是一個必然的重要問題。檔案管理工作必須盡快融入信息技術力量，發揮出檔案的高效率的信息資源價值的功能，雖然當前檔案不能直接創造社會經濟價值，但是這種信息資源價值的提升在社會發展的過程中也很重要，可以提供一定的社會效益。

2.重視信息管理應用水平的提升

檔案管理軟件的對象是電子文件，選擇適當的文件管理軟件，開發利用合適的文件軟件是檔案信息管理的關鍵，也是檔案信息化建設的實施工作的重要組成部分。檔案管理軟件具有多種功能：智能、方便、全面。通過軟件集成化的管理對電子文檔進行歸檔管理，這樣做有利于更好地挖掘檔案信息化管理的功能，從而實現電子文件文檔的科學、高效、規范化管理。

3.加強對檔案管理人員的培訓

通過人力資源的改變來實現檔案管理科學化的發展，進而加強檔案工作，推動檔案工作發展，實現檔案管理人員復合模式的構建。檔案信息化是網絡化、數字化、標準化的裝配過程，涉及檔案管理、電子信息技術、綜合專業網絡技術。只有科學化的培訓檔案管理人員，才能全面掌握這些技術內容。

三、硬件投資，完善檔案信息化建設

硬件體系的投資是保證檔案管理信息化建設發展的重中之重。檔案信息化的基礎硬件設施建設包括信息化設備的系統化建設.還要適時更新，確保管理工作的全面發展。同時，加強檔案信息資源建設也是檔案管理工作的重點，相關的檔案信息必須形成資源庫。另外，應用系統的建設工作也要逐步開展.

四、明晰責任，實現數據安全運行

1.明確檔案信息管理人員責任

檔案管理組織應該建立相關的責任明晰制度內容，例如，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。在責任劃分下能夠更好地從實際出發，對出現問題的環節能夠及時找到人員解決信息化安全問題。

2.注意數據安全的處理工作

嚴格按照計算機操作規程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應及時請技術人員處理，不得隨意盲目操作：存、儲介質如移動硬盤、U盤應由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質禁止在檔案計算機上使用;健全和完善檔案管理業務的流程和技術規范。

3.嚴格規范歸檔流程

歸檔流程必須嚴格按照規范要求去做，不能白行處理。加強技術管理。技術管理需要統一使用軟件，規范檔案形式。

4.檔案管理標準化

檔案管理標準化包括檔案整理標準，要求整理能夠實現全面細分：統計標準。組織檔案統計調查是一項科學性的工作，必須確定統一的調查目的和任務，確定好調查對象、單位、時間、地點，調查方法和調查提要，使統計調查按最必要的項目和統一的口徑進行，從而獲得所需的原始材料，服務各項技術標準等：信息錄入要準確，只有準確的數據，數據庫的后期維護才會有意義;信息錄入要完整，只有數據完整，后期維護才能順利進行。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發展，實現檔案管理信息化建設要做到與時代同步，提高檔案信息管理水平;計算機技術隨著時代的發展也在日新月異地變化，各個單位利用計算機信息化進行管理的程度也在逐步加重，硬件投資，完善檔案信息化建設;明晰責任，實現數據安全運行，就顯得尤為重要。