對Ｅｘｃｅｌ數(shù)據(jù)匯總教學(xué)方法的探討

陳景惠

[摘要]對Excel的教學(xué)歷年來中存在著許多教學(xué)誤區(qū)，教師與學(xué)員既不能雙方友好溝通，又尋找不出原因，因而云者亦云，Excel的功能也就少有人盡用。從教學(xué)方法的角度對此進(jìn)行探索，通過“匯總的三種方法”進(jìn)行分析和探討，最大限度上講明“匯總”的功能，引入教學(xué)后能收到良好的教學(xué)效果。

[關(guān)鍵詞]分類匯總 界面 函數(shù)

中圖分類號：G42文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0220166－02

Excel軟件已廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，由于工作側(cè)重點(diǎn)的不同，對軟件的應(yīng)用也千差萬別。較長時(shí)期來，Excel數(shù)據(jù)表的教學(xué)也存在著許多桎梧，究其原因無外乎以下幾種：其一是教師對此軟件中數(shù)據(jù)表的使用范圍不廣，教學(xué)中只局限在表面的知識傳授，不能與實(shí)際緊密結(jié)合起來，造成了教者黯然無味，無法產(chǎn)生生動性，學(xué)者更是一頭霧水，茫茫然不知所學(xué)。其二是學(xué)員對數(shù)據(jù)表的理解只停留在表面，而不能以點(diǎn)帶面，與解決實(shí)際問題相距甚遠(yuǎn)，除能夠進(jìn)行簡單的公式計(jì)算外，其余大量的功能便被擯棄在外了。本文通過“匯總的三種方法”為例，對Excel中數(shù)據(jù)匯總的教學(xué)做一探討，盼望指正。

一、對匯總教學(xué)提出的問題

1．既想分類匯總，又想分類打印。

2．不想分類打印，只是想隨時(shí)查看各類數(shù)據(jù)的明細(xì)和統(tǒng)計(jì)情況。

3．如果我們不想打亂正常的流水式數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)順序，而是想隨時(shí)查看各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果（此處假定將統(tǒng)計(jì)結(jié)果保存在另外Sheet2工作表中）。

二、教學(xué)方法

我們從《職業(yè)培訓(xùn)分院培訓(xùn)班管理臺帳》實(shí)例進(jìn)行說明。

1．直接利用Excel內(nèi)置的“分類匯總”功能來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總。

（1）選中《職業(yè)培訓(xùn)分院培訓(xùn)班管理臺帳》培訓(xùn)類別表項(xiàng)，按一下“常用”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕，對按照“培訓(xùn)類別”表項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行一下排序。

注意：使用“分類匯總”功能時(shí)，一定要按分類對象進(jìn)行排序！

（2）執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話。

（3）圖1將“分類字段”設(shè)置為“培訓(xùn)類別”；“匯總方式”設(shè)置為“求和”；“選定匯總項(xiàng)”為“培訓(xùn)人數(shù)”、“培訓(xùn)課時(shí)”、“培訓(xùn)費(fèi)”；再選中“每組數(shù)據(jù)分頁”選項(xiàng)。最后，確定返回。

（4）分類匯總完成。

圖2是《管理臺帳》培訓(xùn)類別=“其他和失業(yè)”為分類匯總3的詳細(xì)界面（更確切地說這是分類匯總后第一步的詳細(xì)界面）。

在教師講明講透此界面后才可能在學(xué)員的思維中建立起對分類匯總的初淺印象，使學(xué)員在思維中建立起一個(gè)總表的概念，在此基礎(chǔ)上進(jìn)入第3圖表的認(rèn)識。

圖3是《管理臺帳》對培訓(xùn)類別匯總2界面，是對“培訓(xùn)類別”項(xiàng)進(jìn)行求和，使學(xué)員在對照第一個(gè)界面的基礎(chǔ)上產(chǎn)生匯總的概念，更確切的說是使學(xué)員在對照界面的同時(shí)找出界面的不同，這正是教師需要講解的關(guān)鍵所在。

圖4為分類匯總1界面，對照前界面學(xué)員更能清晰的認(rèn)識分類匯總表中所有數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行累加求和。

方法1就是利用Excel內(nèi)置的“分類匯總”對問題1的操作步驟和界面3、2、1分析，既滿足分類匯總又滿足了分類打印。在實(shí)施教學(xué)中應(yīng)注重對分類匯總目標(biāo)表的講解。要講清項(xiàng)目字段與數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，應(yīng)講明屏幕顯示的轉(zhuǎn)換，匯總對話框中對應(yīng)設(shè)定的具體要求。分類字段、匯總方式、選定匯總項(xiàng)。教師應(yīng)以目標(biāo)表為例將上述三個(gè)界面聯(lián)系與要求講透，在學(xué)員的操作之前奠定起一個(gè)堅(jiān)實(shí)的感性形象，杜絕學(xué)員盲目上機(jī)操作。

2．利用Excel自身的“自動篩選”功能來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總。

（1）圖5選中《職業(yè)培訓(xùn)分院培訓(xùn)班管理臺帳》數(shù)據(jù)表中的篩選區(qū)域表項(xiàng)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選”命令，進(jìn)入“自動篩選”狀態(tài)。點(diǎn)擊培訓(xùn)類別右下拉式菜單，對“培訓(xùn)類別”=“失業(yè)”的培訓(xùn)班中的人數(shù)、授課學(xué)時(shí)、培訓(xùn)費(fèi)有條件進(jìn)行匯總。

（2）圖6就是分別選中I80、J80、K80單元格（此處假定表格中共有77條數(shù)據(jù)）中輸入公式：=SUBTOTAL(9,I3:I79)、=SUBTOTAL(9,J3:J79)、=SUBTOTAL(9,K3:K79)統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

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方法2就是對數(shù)據(jù)表中引入了自動篩選命令進(jìn)行有條件的匯總和運(yùn)用統(tǒng)計(jì)函數(shù)對整個(gè)數(shù)據(jù)表的匯總。教學(xué)重點(diǎn)主要是統(tǒng)計(jì)函數(shù)的引用是對數(shù)據(jù)匯總的引申，圖5顯示界面是符合單一條件的，不匯總，通過輸入統(tǒng)計(jì)函數(shù)對“培訓(xùn)類別=失業(yè)”單一條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。圖6主要目的是與對方法1匯總結(jié)果進(jìn)行比較，強(qiáng)化學(xué)生對數(shù)據(jù)匯總的進(jìn)一步認(rèn)識和理解。

3. 利用Excel的函數(shù)來實(shí)現(xiàn)。

（1）切換到Sheet2工作表中，制作好一個(gè)統(tǒng)計(jì)表格。

（2）分別選中B3、C3、D3單元格，輸入公式：

=COUNTIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3)、

=SUMIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3,Sheet1!$I$3:$I$79)、

=SUMIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3,Sheet1!$J$3:$J$79)、

=SUMIF(Sheet1!$C$3:$C$79,A3,Sheet1!$K$3:$K$79)。

（3）同時(shí)選中B3、C3、D3單元格，將鼠標(biāo)移至D3單元格右下角成細(xì)十字線狀時(shí)，按住左鍵向下拖拉至D8單元格，將上述公式復(fù)制至B4至D8單元格區(qū)域中。

（4）選中B9單元格，輸入公式：=SUM(B3:B8)，并仿照上面的操作，將此公式復(fù)制到C9和D9單元格中。

方法3是在《職業(yè)培訓(xùn)分院培訓(xùn)班管理臺帳》文件工作簿里，根據(jù)實(shí)際需要建立項(xiàng)目字段，通過Sheet2工作表按照統(tǒng)計(jì)條件函數(shù)和條件求和函數(shù)建立起Sheet1與Sheet2之間的互動關(guān)系，這樣可使Sheet1與Sheet2之間數(shù)據(jù)保持一致，使匯總結(jié)果一目了然。

以上就是對“匯總”教學(xué)中提出問題的解決步驟和方法，“問題1”是通過四個(gè)界面的操作和說明，通過3、2、1界面操作和打印條件的加入，不僅提高了感性認(rèn)識，也加深對“匯總”理性認(rèn)識。“問題2”是利用數(shù)據(jù)自動篩選命令，在其中又巧妙地加入函數(shù)的運(yùn)用，又從側(cè)面對“匯總”操作技能的延伸。“問題3”是以工作表之間建立互動關(guān)系，通過條件函數(shù)將數(shù)據(jù)處理的重點(diǎn)知識進(jìn)行較高程度的深化，對學(xué)員來說具有拔高和激勵(lì)的作用。

實(shí)際教學(xué)檢驗(yàn)：講授前學(xué)生對分類匯總的認(rèn)識相當(dāng)模糊，甚至有的學(xué)生將計(jì)算的結(jié)果當(dāng)成了分類匯總的結(jié)果，對界面更是一頭霧水，這就說明學(xué)生對分類匯總工具的運(yùn)用尚無感性的認(rèn)識。

通過界面教學(xué)使學(xué)生認(rèn)識到分類匯總時(shí)將已經(jīng)形成的數(shù)據(jù)源，根據(jù)一定的條件對數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有目的的處理，從而得出滿意的結(jié)果。教學(xué)中通過教師帶領(lǐng)學(xué)生完成從圖1至圖4的操作過程，學(xué)生一下子明白了分類匯總的實(shí)質(zhì)是對符合“培訓(xùn)類別”條件的有效數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。再通過“實(shí)習(xí)管理臺帳”的數(shù)據(jù)源，要求學(xué)生以同樣的方式將“實(shí)習(xí)類別”項(xiàng)目進(jìn)行分類匯總，除1名學(xué)生出現(xiàn)誤操作外，其余學(xué)生全部完成操作。

在此基礎(chǔ)上引入了“函數(shù)”，教學(xué)中大部分同學(xué)立即懂得只是分類匯總的條件發(fā)生了變化，在教師講明函數(shù)的表達(dá)式后，學(xué)生利用函數(shù)的表達(dá)式自主的實(shí)現(xiàn)了從圖5到圖6的過程，至此講授方法3即如探囊取物一般只用了不到1分鐘的時(shí)間即完成全部教學(xué)任務(wù)。

計(jì)算機(jī)教學(xué)是一門將知識與技能操作緊密結(jié)合的學(xué)科，對教師和學(xué)員都提出了較高的要求。即教師傳授知識的目的在于提高學(xué)員的操作技能，學(xué)員操作技能的提高又必須與工作生活實(shí)際緊密結(jié)合，所以教師處理教材的標(biāo)準(zhǔn)就必須要考慮到學(xué)員應(yīng)用的實(shí)際，只有這樣才有可能實(shí)現(xiàn)最佳的教學(xué)效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國勞動社會保障出版社，《微型計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)與應(yīng)用》.

[2]中國鐵道出版社，《Excel函數(shù)/圖表應(yīng)用技巧》.