高校圖書館檔案管理信息化現(xiàn)狀與對策

楊翠華

摘 要:文章通過分析高校圖書館檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)手段、制度導(dǎo)向等方面存在的問題,結(jié)合當前高校圖書館檔案管理信息化的現(xiàn)狀和趨勢,提出了高校圖書館檔案管理信息化的對策和建議。

關(guān)鍵詞:圖書館;檔案管理;信息化

中圖分類號:G25文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)22-0085-02

高校圖書館檔案工作的內(nèi)容主要包括圖書館經(jīng)費檔案、財產(chǎn)檔案、人事檔案、文件檔案、文獻采購檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻典藏檔案、情報交流檔案、重點學科及課題跟蹤等,它是高校圖書館工作中的一個重要組成部分,對高校圖書館的發(fā)展具有重要作用。信息時代人們的生產(chǎn)方式、工作方式、學習方式、交往方式、生活方式、思維方式等都發(fā)生了較大的變化,傳統(tǒng)的高校圖書館檔案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能適應(yīng)信息時代的要求,人類社會信息記錄已從紙張信息走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。高校圖書館檔案管理工作應(yīng)充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的新契機,利用信息網(wǎng)絡(luò)正在迅速地向著集成、高性能、智能化方向全面展開的大環(huán)境更好地發(fā)展檔案事業(yè),以科學化和技術(shù)化的手段管理圖書館檔案,從而逐步實現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化,以適應(yīng)高校改革與發(fā)展的新需要。因此,研究高校圖書館檔案管理信息化問題具有重要的現(xiàn)實意義。

1高校圖書館檔案管理信息化存在的問題

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力,并使之造福于社會的歷史過程。進入21世紀以來,現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛普及的基礎(chǔ)之上,社會和經(jīng)濟的各個方面發(fā)生了深刻的變革,通過提高信息資源的管理和利用水平,在各種社會活動的功能和效率上的大幅地提高,促使人類社會的物質(zhì)和精神文明達到了一個新的水平。然而,由于基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)應(yīng)用不到位等原因,高校圖書館檔案管理中信息化程度并不高。

①高校圖書館檔案管理信息化所需基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段還相對比較落后。然而,由于高校圖書館檔案管理信息化所需基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段還相對比較落后,目前高校圖書館檔案管理信息化水平還比較低。隨著時代的發(fā)展、辦公形式的進步,高校的教學、科研及其他活動中越來越多的依據(jù)聲像檔案。它真實、形象、鮮活地記載了活動、事件的面貌,是一種最直觀、最真實的檔案材料, 也是高校及圖書館建設(shè)和發(fā)展的寶貴資料。但我們在工作中往往忽視了對聲像檔案的收集和利用,使聲像檔案失去了其應(yīng)有的作用。因此,我們應(yīng)增加一些高檔的聲像設(shè)備,加強聲像檔案的管理和利用,同時提高計算機、局域網(wǎng)和公共網(wǎng)的建設(shè),促進高校圖書館管理信息化水平的不斷提高。

②高校圖書館檔案管理信息化服務(wù)層次低。目前,高校圖書館檔案管理信息服務(wù)主要還是在對檔案資源的登記、保管,只是為部分人提供閱覽、簡單的咨詢和導(dǎo)讀、復(fù)印等外部層次上。隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的加強,設(shè)施設(shè)備條件進一步完善,校園網(wǎng)普遍建立,為高校圖書館檔案管理工作提供了很好的平臺。然而,高校圖書館信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)并不理想。在高校圖書館檔案管理中,計算機網(wǎng)絡(luò)的共享性優(yōu)勢沒有得到很好的發(fā)揮,我們的高校圖書館檔案信息并沒有提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù),也沒有建立能讓讀者進行交流網(wǎng)絡(luò)平臺。信息化服務(wù)層次還比較低,網(wǎng)絡(luò)資料、檔案文獻報道、專題提供、資源共享等深層次服務(wù)還沒有形成。

③高校校園網(wǎng)逐步建立,但校園網(wǎng)的利用不夠充分,還未建立起高校圖書館網(wǎng)絡(luò)遠程用戶平臺。在過去很長一段時間里,由于高校圖書館檔案管理傳統(tǒng)工作方式所形成的思維和方法上的定式,使得圖書館檔案管理工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中來。盡管計算機普及程度已經(jīng)較高,校園網(wǎng)已經(jīng)逐步建立,但是,高校圖書館檔案管理中沒有充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用。圖書館檔案信息基本上是局限于本校,至多就是本地區(qū),基本沒有實現(xiàn)遠程存取服務(wù),很少有高校圖書館建設(shè)有遠程用戶也可以非常方便地利用圖書館檔案信息的網(wǎng)絡(luò)平臺。近幾年,電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對社會生活的巨大影響,雖然已經(jīng)讓檔案工作者認識到計算機、網(wǎng)絡(luò)等可以大大提高檔案管理工作的效率和信息化水平。但是對于如何構(gòu)建圖書館檔案管理信息化服務(wù)平臺,相當多的檔案管理工作者并沒有站在資源充分共享與利用和學校改革與發(fā)展的高度,從更深層次上認真思考信息化給檔案管理帶來的機遇。可見,不僅高校圖書館檔案管理對校園網(wǎng)尤其是遠程網(wǎng)的利用不夠,高校圖書館檔案管理工作者的計算機水平也需要進一步提高。

2高校圖書館檔案管理信息化趨勢與必要性

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來輔助高校圖書館檔案管理工作已成為高校圖書館檔案管理信息化的必然趨勢。目前高校圖書館檔案管理工作正朝著現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的方向轉(zhuǎn)變。計算機網(wǎng)絡(luò)信息的一個突出特點就是資源的共享性,高校通過建立一定圖書館檔案處理系統(tǒng),就可以將圖書館檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)空間實現(xiàn)資源共享。圖書館檔案管理過程中的信息收集、分類、檢索、傳遞都可以通過網(wǎng)絡(luò)進行,據(jù)此,圖書館檔案用戶不僅僅局限于本校、本地區(qū),還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供非常方便的服務(wù)。如以word文件、PDF文件、Excel文件、Flash文件等數(shù)字化文件和聲像資料的存在形式不是直觀的紙質(zhì)文件,它是借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用文檔,數(shù)字化文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理,還可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳遞,共享利用極其方便快捷,不受時間和距離的影響。圖書館檔案管理工作必將隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展發(fā)生更加深刻的變化。當然,這種變化不是等來的,我們有必要積極主動的進行高校圖書館檔案管理信息化改革,通過建立高校圖書館檔案管理校園網(wǎng),加快高校圖書館檔案管理信息化進程。

高校圖書館檔案信息化管理的主要特征就是檔案資源的數(shù)字化,服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。信息技術(shù)在高校圖書館檔案管理中的應(yīng)用給傳統(tǒng)的高校圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來,高校圖書館檔案都是以紙質(zhì)的實物形式存在,這給檔案信息的采集、保存和利用帶來管理成本高、查詢困難、信息無法提取和無法共享等一系列問題。傳統(tǒng)的檔案管理機構(gòu)間是相互隔離的,信息化的發(fā)展為這些機構(gòu)間的信息共享提供了可能,尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和分布式存儲技術(shù)的應(yīng)用,使得各個檔案管理機構(gòu)間的檔案信息能夠得到高效整合,通過檔案信息在不同機構(gòu)間的重新劃分與組織,從而逐步建立起各有特色、互為補充的檔案信息管理體系。隨著計算機和現(xiàn)代通訊技術(shù)在各個領(lǐng)域的不斷普及應(yīng)用,近年來高校圖書館檔案管理也隨之由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件等物質(zhì)形式逐步向數(shù)字文件形式轉(zhuǎn)化。借助計算機和通信等技術(shù),可以實現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化,有效解決傳統(tǒng)方式的檢索難和共享難的問題。與紙質(zhì)文檔相比,數(shù)字化文件歸檔更加高效。數(shù)字化文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行,由于數(shù)字文件便于修改、便于復(fù)制、便于傳遞等特性,使得檔案資料管理變得更加便利,人們可以在計算機上隨時利用圖書館檔案資源。特別是在高校圖書館檔案管理信息化過程中,一些新的技術(shù)可以應(yīng)用于對檔案信息的深層次挖掘中,如智能信息檢索和多維檢索技術(shù)就可以完成在傳統(tǒng)檔案管理中無法完成的工作,從而使高校圖書館檔案信息的社會、經(jīng)濟價值得到充分發(fā)揮。目前,越來越多的高校利用計算機進行圖書館檔案的查詢檢索、輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等業(yè)務(wù)。盡管由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因,目前圖書館檔案的計算機管理還不盡如人意,但已向現(xiàn)代化檔案管理邁出了一步。

總之,利用計算機信息技術(shù)管理高校圖書館檔案是未來發(fā)展的必然趨勢。所以,在現(xiàn)階段我們不但要豐富圖書館檔案收藏內(nèi)容,還要做好高校圖書館檔案的分類,同時要大力開發(fā)檔案信息資源,著力將圖書館檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源,在高校圖書館檔案管理工作中不斷地樹立信息服務(wù)、信息化管理的意識。利用現(xiàn)代化的管理手段,做好圖書館檔案管理工作,加快圖書館檔案管理信息化的進程,從而更好地發(fā)揮高校圖書館檔案的價值。

3對策與建議

①加強計算機網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。目前大部分高校圖書館已采用計算機管理,從一般的文獻借閱到高層次的情報服務(wù)都已實現(xiàn)計算機化。高校圖書館檔案管理也要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求,加強計算機等設(shè)備的配置和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校圖書館檔案管理中的應(yīng)用,利用計算機進行檔案管理,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息資源共享功能。根據(jù)高校圖書館檔案管理與圖書館其他業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則,有些檔案可以利用圖書館的計算機管理軟件進行歸檔,有些檔案可以單獨編制應(yīng)用軟件,實行檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理。

②提高圖書館檔案管理信息服務(wù)層次。要解決高校圖書館管理信息化進程中存在的問題,充分發(fā)揮高校圖書館檔案的優(yōu)勢與潛能,當務(wù)之急是規(guī)范圖書館檔案管理,使檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學軌道,實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化,提高高校圖書館檔案管理信息化服務(wù)層次。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)基本上是手工操作下的檔案資料查閱,信息化手段能夠有效提高高校圖書館檔案管理效率,規(guī)范管理流程,從而提高高校圖書館檔案管理信息化服務(wù)的質(zhì)量和層次。在高校圖書館檔案管理信息化過程中,利用計算機技術(shù)建立的面向服務(wù)者的檔案服務(wù)系統(tǒng),與檔案信息利用者間建立及時、有效、直接的溝通,提供多種方式的可靠、穩(wěn)定、高質(zhì)量的信息服務(wù),有效提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

③有效充分的利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺。高校圖書館檔案工作,要充分利用計算機進行檔案管理,對檔案資源進行深入的開發(fā)和利用,改變圖書館檔案管理的封閉或半封閉傳統(tǒng)模式,不再只重視藏不重視用,避免造成圖書館檔案資源的閑置和浪費。根據(jù)檔案管理與圖書館業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則,對能利用圖書館計算機管理軟件進行歸檔的檔案可以單獨編制應(yīng)用軟件實行檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理。借助計算機網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)建立圖書館檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺,提升圖書館檔案管理工作的整體水平,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的遠程共享。

參考文獻:

[1]梁繼宏.高校圖書館檔案管理的問題及解決措施[J].蘭臺世界,2008,(2):5-6.

[2]孟德泉,孫序.對圖書館檔案管理的思考[J].理論觀察,2006,(12):132-133.

[3]丁鳳玲.高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對策研究[J].中小學圖書情報世界,2009,(2):63-64.

[4]倪文敏.信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用[J].天津市社會主義學院學報,2008,(11):43-45.