中小制造企業信息化建設研究

王紅英 王文山

【摘要】 信息化建設是當代企業發展過程中的重要內容。本文以某企業實施的SAP ERP系統為背景,詳細分析了該企業實施信息化的過程,評價了該公司SAP ERP系統的成效和應用的不足之處。

【關鍵詞】 信息化SAP ERP

基金項目:湖北省教育廳人文社科研究項目“十堰市汽車零部件企業信息系統發展研究(2008q203)”。

隨著中國加入WTO,世界制造業中心的逐步確立,ERP在企業中的應用也日趨廣泛。我國企業從上世紀80年代初開始接觸MRPII,到90年代中期,ERP進入我國,并在我國企業界逐漸掀起一股ERP的應用熱潮。目前,實施ERP已成為我國企業實現信息化管理最普遍的應用形式[1]。

然而,ERP對我國許多企業而言仍是一個新生事物,許多企業對ERP的基本原理、管理思想、實施的方法、運行管理以及應用中可能遇到的問題、困難缺乏普遍的理解和深刻的認識,也沒有應有心理準備[2]。企業應用ERP的失敗,不僅使企業在ERP應用上的高額投入得不到回報,更重要的是,這將打擊企業推進信息化管理的信心[2]。本文以十堰市某大型國有企業下屬汽車零部件制造企業為案例,系統分析了該企業信息化的過程,以期對業界和企業提供一定的借鑒。

一、某企業信息化建設現狀

某企業是重型車、越野車、出國車裝配和專用車、專用底盤研發與生產陣地,兼有物流運輸職能,是中國最大越野車生產陣地和實力最雄厚的改裝車生產陣地之一。具有年裝配重型車、軍車12000輛,年改裝各類專用車4000輛的能力,具有較強的專用車底盤和專用車開發能力。

公司一直比較重視通過現代化的管理工具來拉動和提升其現代化管理水平。從時間上來看,該企業信息化建設可分為三個階段:

第一階段實現的是財務的電算化,采用的是用友財務軟件。會計記賬由手工記賬實現了電算化,由計算機系統進行記賬、算賬、結賬,以及編制報表等工作,提高了會計處理的效率和準確性,基本滿足了廠里會計工作的實際需要。

第二階段建立了某些部門的信息系統,有財務部的工資和獎金管理系統,裝配車間的MES系統等等。該企業在建設初期就實現了工資核算計算機化。在MES系統環境下,企業上層人員可對車間生產現場進行實時的監控,提高現場發生事件的可見度。這樣即時資訊的取得使生產規劃和排程更加有效,減少了以往生產車間經常晚上加班的情況。

第三階段先實現了單位內部網上OA辦公系統并搭建了企業的門戶網站;接著實施了SAP ERP系統。實施OA后,首先實現了單位內部的郵件系統,使單位內部的通信和信息交流快捷通暢;同時擴大了辦公區域,可在家中、城市各地通過網絡連接隨時辦公。其次在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解到單位的發展動態。

二、某企業實施SAP ERP系統背景

作為現代化的汽車公司,任何優化的營運決策都要用數字說話、用數字衡量、依靠數字來交流。但當前某企業無論是在財務經營數據的管理上,還是在管理信息輸出的及時性方面等都有很多地方需要改進。

該企業經過認真研究,發表大量重復的數據被分別存在分散的部門系統,部門之間的數據傳遞、信息反饋功能弱。這樣,當某部門需要某些業務數據時,要么不能及時獲得,要么獲取的數據存在質量問題,這在很大程度上影響了辦公效率。

財務人員的工作還是停留在對以往發生的經濟活動的確認、計量與記錄,不能即時反映企業的經營狀況,不能有效發揮會計的管理與控制功能。在為企業決策管理提供動態的、實時的、量化的依據方面還很欠缺。

企業以往采購計劃和生產計劃都是人工制定,難免出現數據不準確、計劃可持續性不強、計劃跟蹤不好等問題。企業缺乏一種有效的管理體系來幫助企業實現供需平衡,來更好地適應市場變化。

在實行信息化管理的今天,該企業為了實現能對其財務數據、業務數據及時有效的管理控制,能統一規范為某企業的管理決策提供有效的數據支持,使公司的管理高效運行,企業決定采取企業信息化建設,利用一種可靠的信息管理系統來去除信息孤島,最終達到信息集成化的目標。于是,實施應用ERP產品成為該企業的首要選擇。

三、某企業SAP ERP系統實施過程

某企業SAP ERP系統整個實施過程歷時一年多,實施過程可以劃分為項目組織、流程識別與分析、軟件培訓與業務原型測試、管理規范化、系統與規范化管理正式運行、系統運行管理6個階段。

實施必須有一份切實可行的實施計劃,項目實施計劃是項目小組工作的日常準則[3]。該企業在制定實施計劃時很慎重,經過與凱捷實施顧問商談多次最后在凱捷實施顧問的幫助下制定了一份切實可行的實施計劃。

為確保項目順利進行,企業首先在SAP ERP系統啟動前實施雙方建立了項目公約,主要內容包括:總體目標、項目范圍、項目組織機構、項目實施方法、項目計劃、項目產出、風險分析與對策、項目人員承諾。在整個項目中始終嚴格按照項目工作準則和工作規程來操作,這為項目的順利開展提供了有效的保障。在系統測試和試運行階段后,企業對工作準則和工作規程作了全面測試和修訂,定稿后經項目委員會批準,形成某企業的正式文件,發到各個部門執行。后又經過多次修改,目前已經相當成熟。

四、SAP ERP系統實施效果

目前某企業SAP ERP系統的應用已統一了物料主數據、BOM等企業基礎數據實現了數據的一致和資源的共享。同時規范了各部門的日常運作,提高了部門之間、單位之間的協作意識和效率,促進了各職能部門之間職責分工的明晰化。雖然企業各部門各業務作業之間并沒有達到理想的數據信息集成,但至少在一定程度上緩解了信息孤島問題。

SAP ERP系統的實施為企業帶來了實際的效益,強化了成本管理與控制,財務部人力和物力也相對減少。在業務處理方面,優化了會計業務處理流程,大大節省了憑證錄入的時間,使會計人員將重點更多地放在憑證的審核上和數據的分析上。在生產能力方面,通過SAP ERP與MES之間的數據導入與導出,在一定程度上加強了管理層和車間層之間的信息交流,使生產計劃的制定更加合理、有效。在改變員工思維和行為方式方面,信息化已經成為企業的共識。系統的實施還極大地提高了經營運作數據的準確性,使企業信息語言走向標準和統一,增強了信息的可共享性,大大提高了部門間的溝通效率。

雖然,項目實施過程都非常順利,但企業在項目實施過程中有些地方還是有提升的空間,如培訓資料的實用性不強,培訓內容停留在對軟件的操作上,而忽視了操作人員自身對系統信息的深入理解,對相關業務數據價值的挖掘還做得不夠,相關數據對決策的支持作用還沒有完全發揮出來。企業SAP ERP的實施應用已經取得了初步的成果,但企業信息化建設的道路依然很長。

【參考文獻】

[1]饒艷超. 我國ERP系統實施應用問題研究. 上海:上海財經大學出版社,2005.

[2]羅鴻,王忠民. ERP原理、設計、實施. 北京:電子工業出版社,2004.

[3]胡彬. ERP項目管理與實施. 電子工業出版社,2004.

王紅英 (1980—),女,漢族,湖北襄樊人,湖北汽車工業學院經濟管理學院信息管理系教師,武漢大學信息管理學院研究生,講師。研究方向:企業信息化。