論企業(yè)檔案管理

張亞賢　王　玲　谷鳳霞

摘 要：分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理的原則，并對(duì)現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；管理；建議

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3198（2009）03-0035-02

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

（2）企業(yè)的科技檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。

（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式。

（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

2 企業(yè)檔案管理原則

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

（2）維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說(shuō)，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門(mén)類(lèi)、各種形式的檔案文書(shū)，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

（3）便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來(lái)并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議

3.1 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個(gè)部門(mén)，而是作為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)系統(tǒng)、一國(guó)或多國(guó)乃至國(guó)際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。因此檔案工作部門(mén)必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲(chóng)以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專(zhuān)用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/ T 15 -1995） 、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)的一致性測(cè)試》（ GB/T17679 - 1999） 、《CAD 電子文件管理》（ GB/T17825. 1～10 - 1999） 、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/ T 31 -2005） 、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T 32 - 2005） 等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律，進(jìn)一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。

3.2 提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

（1）具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專(zhuān)業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義理論與檔案工作實(shí)際結(jié)合起來(lái)，著力解決好世界觀、人生觀問(wèn)題，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想理論基礎(chǔ)。

（2）具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專(zhuān)業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹(shù)立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)尊重檔案、尊重歷史，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔；必須忠于職守，具有嚴(yán)格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

（3）應(yīng)具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

（4）應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動(dòng)力，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來(lái)臨，我們要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新同步，需要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問(wèn)題、新辦法。應(yīng)把握機(jī)遇，解放思想，開(kāi)創(chuàng)性工作，以新思維對(duì)待新問(wèn)題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問(wèn)題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

3.3 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶(hù)群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹(shù)立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶(hù)對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶(hù)的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶(hù)在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶(hù)建立專(zhuān)門(mén)的信息利用平臺(tái)，將信息過(guò)濾掉一些檔案管理屬性，使用戶(hù)能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶(hù)的信息利用平臺(tái)，突出了用戶(hù)的權(quán)益，保護(hù)了用戶(hù)信息利用的效果，使用戶(hù)在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶(hù)與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專(zhuān)題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專(zhuān)題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶(hù)，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

3.4 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

3.5 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

（1）明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類(lèi)文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類(lèi)文件由財(cái)會(huì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開(kāi)會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門(mén)和人員要積極配合。

（2） 嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門(mén)、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類(lèi)、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

（3）完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等。