淺論非正式組織理論對現代組織管理的啟示

周春桃 劉海婷

摘要:非正式組織理論隨著經濟和社會的發展應運而生,文章從梅奧、巴納德等西方學者對非正式組織的論述出發,通過對西方學者的論述進行歸納,總結出非正式組織的特點及其對正式組織的作用,最后闡述非正式組織理論對管理的啟示。

關鍵詞:非正式組織;霍桑研究;現代組織管理

中圖分類號:F273 文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)33-0016-02

一、西方學者對非正式組織的論述

20世紀20年代,隨著經濟危機的爆發,工人罷工事件的日益頻繁,傳統的科學管理理論已不能適應社會的需要。這時行為科學應運而生了,它采用不同于傳統管理理論的研究出發點,把組織中的人不是單純地作為“經濟人”,而是作為“社會人”來研究,并集中研究非正式群體規范以及需要層次理論。

1924～1932年,梅奧George E.Mayo通過和國家研究委員會和美國西方電氣公司合作進行了有關工作條件、社會因素與生產效率之間關系的試驗,即霍桑實驗。該實驗得出了三個結論,梅奧認為組織中的人不是孤立存在的,而是屬于某一團體并受其影響,由此還提出了非正式組織的概念中,指出人所追求的不單純是金錢收入,還有實現自我價值的社會需求。

梅奧認為,在非正式組織中,每個人都有一定的社會地位和社會作用,而且人們的行為都須遵守一定的社會團體準則。由于非正式團體中的人都能遵守這些并不是明文規定的準則,因而能保證相互間的穩定性;在非正式組織中,人們都有共同的情感和態度。團體的共同情感就是一種價值標準。而在正式組織中,價值標準是成本邏輯和效率邏輯;非正式組織不僅存在于組織普通的成員中,且存在于上層管理人員中。但對于上層管理人員來說,其成本和效率邏輯更為重要,感情邏輯則可能稍弱一些。從這點來說,梅奧似乎認為,在經營性的組織中,感情邏輯是一種工人的邏輯。由此,他指出,作為經營的管理者,更要時刻注意職工的感情,否則,成本和效率邏輯就會同感情邏輯發生沖突。梅奧把解決上述沖突堪稱是經營管理中的一個帶有根本性意義的課題。

自梅奧在“霍桑研究”的基礎上提出了非正式組織理論后,這方面的研究日益成為管理學家關注的重要課題。先后出現了非正式組織結構理論、人際吸引理論等。

非正式組織又稱為小團體結構理論。霍曼斯將非正式組織的成員分成三部分:一是內部核心分子,即團體的領導者、舊的價值的變更者、新的價值體系的創立者;二是邊緣分子,他們處在團體的核心區域的外圍,其行為有兩種趨勢:或者想打入核心層,或者退居到外層區域;三是外層分子,也有兩種趨勢,或者是孤獨,或者是試圖對整個團體提出挑戰。

人際吸引理論。其代表人物有紐康姆、溫切。他們認為在非正式的組織內,人們具有相互吸引的特點。這種彼此間的吸引一方面是因為同一個小團體的成員在相同的環境下長期生活在一起而具有了相同的心理與態度,這種相同性越大,彼此間的吸引力也就越大。團體中的吸引力也可能來自成員之間的差異性,人們的行為是互惠的,團體中的成員之所以吸引,是因為一方需要從另一方身上獲得自己所缺少的東西。

巴納德明確地將組織分為正式組織和非正式組織,他對非正式組織有這樣精確的描述:非正式組織是不確定的和沒有固定結構的,可以把它看成是一種沒有固定形態的、密度經常變化的集合體。密度的變化是由于受到外界因素的影響。巴納德認為,非正式組織可能對正式組織產生某些不利的影響,但它對正式組織也產生積極的作用。

多爾頓,麥爾維爾(Dalton,Melville)美國組織理論家。1964年著《管理者》一書,論述了非正式組織。他把非正式組織分為三大類:

1.垂直型的非正式組織——由同一部門中層級地位不同的人員組成。它包括兩種形式,一種是共棲性的,成員之間具有高度的依賴性,上司與下屬之間互相維護利益;另一種是寄生性的,下屬得到上司的協助較多,對上司卻沒有相應的貢獻,只享權利不盡義務。

2.水平型的非正式組織——由不同部門中層級地位相同的人員因某些需要和關系而形成。它也包括兩種形式,一種是防守性的,是當自己的權益受到威脅或侵害時,為謀求聯合防御和維護利益而聯合形成的;另一種是進攻性的,是為謀求利益,改變現行的組織結構而形成的。

3.混合型非正式組織——由不同層級地位、不同工作地點的人員組成,大多數是因為共同興趣、友誼與社會滿足感或為完成與機關無直接關系的功能而形成。

綜上所述,非正式組織是指由于人們某種共同的需要而自發形成的群體,該群體內成員關系沒有明確的規定,但帶有明顯的心理傾向,即多以個人的喜愛、好感為基礎建立起來。非正式組織成員心理上相容,相互了解深刻,人際關系密切,感情交流頻繁,認同感、歸屬感和群體促進作用都比正式組織強烈的多。并且每個成員都自覺遵守群體的規則,沒有什么強迫性,可以這樣說,非正式組織對個人的作用比正式組織大得多。

二、非正式組織的特點和作用

(一)根據學者的有關論述,我們可以歸納出非正式組織有以下特點

1.自發性和不穩定性。非正式組織和正式組織不同,它沒有明文規定,嚴格的規章制度,不是由上級正式任命或是通過相關程序而產生的。它是內部成員由于某種共同的情感,愛好,志向自發形成的,不帶有強制色彩,是自愿的。由于它是自發形成的,就注定它是不穩定的,一旦個人在非正式組織中找不到共同的語言,發現組織不能滿足其某種需要,他就會背離組織。

2.情感性和內聚性。正如梅奧所說的在非正式組織的價值標準是感情邏輯,它是指成員的一種非合理的行為準則。經營性正式組織追求最低限度地支出費用和最大限度的效率,往往忽視了成員的社會需要,情感需要。而非正式組織以共同的情感和融洽的關系為紐帶,來滿足不同個人的心理需要,通過感覺、情感、個性特征等因素產生潛移默化的影響,并要求其成員共同遵守不成文的行為規則。維系非正式組織的,主要是接受與歡迎或孤立與排斥等感情上的因素,由于非正式組織建立在共同的情感、態度的基礎上,成員間情感密切,相互依賴和信任,它顯露出的凝聚力往往超過非正式組織的凝聚力。

3.成員歸屬感強。非正式組織的作用在于維護成員的共同利益,避免其因為內部個別成員的疏忽或外部成員的干涉造成損失。由于組織有共同遵循的觀念,價值標準和行為準則等,成員容易形成情感上的共振,感情融洽,行為協調。在情感上得到滿足,感受到組織的溫暖后,成員對組織就會有很強的歸屬感。

4.信息溝通快。由于非正式組織成員間交往密切,無所不談,信息在非正式組織中的流通沒有障礙,也不會產生信息在正式組織中因為流通的等級太長而導致失真的現象,成員對信息的反應往往具有很大的相似性,信息在非正式組織中的傳遞快速。

5.領袖作用突出。非正式組織中的領導,是在發展過程中自然涌現出來的,他對組織的影響力大,成員的擁戴程度比正式組織高,號召力強。一些在正式組織中難以解決的問題,通過非正式組織中領袖人物的作用卻很容易得到解決。

(二)非正式組織的作用

1.非正式組織具有促進信息傳遞的功能。非正式組織具有信息溝通快的特點,組織中的信息不可能全部通過正式的信息溝通來傳遞,非正式組織不可避免承擔了相應的信息溝通量。非正式組織形成的共同理解基礎和同質化思維方式為信息理解傳遞創造了條件,且成員間的密切溝通交流也大大地提高了信息溝通的效果。

2.非正式組織有助于維持正式組織的內聚力。非正式組織滿足了其成員某種情感交流、心理認同、相互理解等方面的心理需求,甚至影響個人的價值偏好,因而有助于強化個人的協作意愿,維持正式組織的內聚力,培養個人對組織的忠誠。組織管理者如果能夠合理地處理非正式組織的這種影響力,將對增強組織凝聚力以及組織的成長發展產生極大的益處。

3.非正式組織具有保護個人人格和自尊心的機能,并且能抵制正式組織在這方面的不利影響。正式組織強調個人的社會側面,強調共同目標對個人的人格性支配,一定程度下導致人格偏離。而在非正式組織中,員工之間的非工作關系、自發關系使他們在這方面的空白得以彌補。非正式的接觸有助于維護個體自尊心、自主選擇和人格整體感,彌補正式組織的缺陷。員工的需要得到滿足程度對其工作積極性影響很大,從而對組織目標的實現、組織的工作效率產生重要的影響。

4.非正式組織也存在消極作用。如果非正式組織的目標與正式組織目標發生沖突,則可能對正式組織的工作產生極為不利的影響。當正式組織目標與非正式組織存在需求差異時,組織成員很難在兩者之間求得平衡,往往處于進退兩難的境界,容易產生角色的沖突;非正式組織的溝通功能往往造成謠言的流傳,成為小道消息傳播的重要途徑;非正式組織容易產生派別主義,造成員工之間的內讓和不和諧的人際關系,使整個組織出現不團結的心理氣氛,如果不加以控制,任其發展,可能導致組織的分崩離析。

三、非正式組織理論對管理的啟示

(一)管理者要正確認識非正式組織

非正式組織是不可避免的,管理者要正視、正確認識非正式組織,改變以往置之不理,甚至抵制其存在的做法。非正式組織的影響是多方面的,它有著信息溝通快,凝聚力強等特點,管理者要趨利避害,認識其產生的原因,生存的背景,發展的空間,進而進行正確的引導,加強管理,使其為正式組織所用,以便幫助管理決策提供有用信息,促進整個組織的進步與發展。

(二)構建和諧的團隊協作型企業文化

非正式組織的存在,說明組織本身仍存在問題,組織在追求利益最大化的同時,不但要關心成員的經濟需求,還要關心并且滿足其社會需求。再者正式組織和非正式組織存在沖突,實際上是文化層面上的沖突,成員在正式組織中找不到歸屬感,折射出企業文化的缺陷。企業要通過構建和宣傳和諧的團隊協作型組織文化來影響、引導和改變非正式組織的行為和價值取向,建立增強員工之間的互信與合作機制,采取各種激勵措施,滿足員工的物質和精神心理需要,使員工與企業之間結成命運共同體,形成良好的決策環境,提高管理決策的質量。

(三)謀求和非正式組織領導合作

非正式組織是由于具有某種共同的愛好、志向自發形成的,非正式的領袖體現了這一共同的價值觀和共同志趣,他們往往憑借自身的技術專長和個人魅力在非正式組織中享有很高的威望和影響力,他們的思想和行動直接影響著非正式組織的思想和行動。因此,在做非正式組織的工作時,管理者要抓住這一核心人物,承認和肯定他在組織中的作用。當組織出現沖突,管理者要積極與他們在各個層面上進行有效溝通,并在理性和合作的基礎上解決危機。

(四)構建順暢的信息溝通的正式渠道

非正式溝通往往是由于缺乏正式的信息溝通才產生的,由于非正式溝通的不規范性和不權威性,經常導致信息的失真,決策信息的低效率。一旦這種非正式的渠道所傳遞的信息嚴重失真,并引起組織內部的人心渙散、惶恐時,對組織就會造成極大的危害。因此,管理者要在組織內部迅速建立起權威的、正式的信息溝通渠道。當員工對組織內的情況產生疑問時,有一個合法的渠道獲取真實的信息,就能把非正式溝通給企業所帶來的損失減少到最低限度。

(五)防止非正式組織緊密化的破壞作用,提高決策的執行力

松散的非正式組織對于整個組織的發展是有利的,然而,當組織的政策與非正式組織的利益沖突時,會導致其成員團結起來共同抵抗,使得政策難以執行,這就是非正式組織緊密化現象。為此,管理者一方面要加強相關制度建設,如內部控制制度,激勵制度,決策執行前的討論制度等,做好決策實施前的準備工作;另一方面要協調好各方面的利益關系,使局部與整體的利益一致,弱化非正式組織的力量,使非正式組織為正式組織服務,更好地推動管理決策的執行。

參考文獻

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作者簡介:周春桃(1986- ),女,廣西貴港人,廣西大學2008級行政管理專業碩士研究生,研究方向:公共組織與人力資源管理;劉海婷(1986- ),女,廣西防城港人,廣西大學2008級行政管理專業碩士研究生,研究方向:公共組織與人力資源管理。