數字檔案管理存在的問題及對策

付云金

摘要:高校檔案逐步實現了數字信息化管理。管理模式由過去的以紙質檔案為主,數字檔案為輔,逐步實現了以數字檔案為主,紙質檔案為輔的發展趨勢。在享受檔案數字信息化方便、快捷的同時,也給檔案管理帶來了令人思考新的問題。如何最大限度地發揮數字檔案的價值作用和確保數字檔案長期、安全的保存,是當前擺在檔案管理人員面前的重要研究課題。

關鍵詞:數字檔案;檔案管理;檔案工作人員

中圖分類號:G276文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)33-0233-02

隨著現代科技的迅速發展和高校自身改革的不斷深化,高校檔案逐步實現了數字信息化管理。管理模式由過去的以紙質檔案為主,數字檔案為輔,逐步實現了以數字檔案為主,紙質檔案為輔的發展趨勢。在享受檔案數字信息化方便、快捷的同時,高校檔案數字、信息、網絡化也帶來一系列的問題。如何最大限度地發揮數字檔案的價值作用和確保數字檔案的長期、安全的保存,是當前擺在檔案管理人員面前的重要研究課題。本文就當前數字檔案管理中存在的問題及對策作以下討論。

一、檔案管理工作觀念意識相對滯后

傳統的檔案工作“為保管而保管,重保管輕利用”、“安于現狀”、“墨守成規”等舊的觀念意識,是制約檔案工作發展的重要因素。表現在對數字檔案的作用和價值重視程度不夠,意識薄弱,管理分散。主要原因是大多數電子文件形成的傳統觀念,認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,一些聲像檔案材料大多數保存在制作形成部門和個人手中。事后不按檔案的規范標準去進行整理,更不向檔案部門移交。致使大多數有價值的科學實踐、或有紀念意義的社會活動,往往不能留下完整、系統的聲像檔案資料,損失嚴重。有的單位只歸檔了正文而沒有歸檔附件。有的對部分因時間較長、利用率相對較低的磁帶或錄像帶,私自沖洗掉,或改錄其他內容的現象較多,當以后再需用這些聲像檔案時而不得不再進行補拍、補錄。這種離奇“制造”的贗品,失去了檔案的真實性、時效性價值。此外,在保管條件上,有部分單位或部門因不具備保管聲像檔案的特殊條件,而嚴重影響了聲像檔案的壽命。有的雖有聲像資料,但也只是集體合影、會議場景、人物發言一套程式化的、新聞導語式的內容,缺少有意義的特寫鏡頭,人物專訪和事件細節,沒有內涵和深度。有的聲像資料攝錄后,沒有及時輔以必要的文字說明(包括內容、時間、地點、任務和制作者等),相隔時間一長,時過境遷,人事更動,也就無法記憶和認知了。這種聲像資料的作用和價值必然受損,大打折扣。凡此種種,都是對聲像檔案管理意識不強造成的后果。如何將這些活生生的真實寫照,永久地保存下來,更好地開發利用,是我們廣大檔案工作者的重要職責。要想做好這項工作,必須強化聲像檔案意識。重視檔案的憑證價值、知識儲備價值、紀念和欣賞價值,即文物收藏價值[1]。要將檔案工作納入各單位工作計劃、規劃,列入領導議事日程,加大經費投入,確保足夠的人力、物力、資源的配備。認真貫徹落實好《檔案法》,按照法律和政策規定,以對黨負責、對歷史負責、對人民負責的高度歷史責任感,切實做好這項工作。要完善制度建設,確保檔案的齊全、完整、系統,結合本單位工作實際,制定出檔案的收集制度、歸檔制度,以及檔案的管理標準和有關人員崗位職責。

二、數字檔案的安全問題

隨著網絡化的發展,網絡安全問題已日益突出。計算機網絡系統的安全問題也正在受到前所未有的挑戰。據計算機安全專家的調查,約有21%的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染,運行2年后從未發現過病毒的網絡只占7%,而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數,現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能,而沒有考慮對其進行物理歸檔,一旦網絡毀壞,電子文件的丟失將難以避免。此外,也存有檔案信息的損毀和遺失問題,如工作人員操作失誤、設備故障。另外還存在檔案的保密制度不夠健全,存在某些漏洞。有的信息是公開的,有的則是保密的。保密信息還分內部、秘密、機密和絕密等不同等級,應嚴格區別對待,不可混淆。要制定合理嚴格的檔案信息化安全保密制度,并不斷培養和強化從業人員的安全保密意識。建立嚴格的監控機制,引入科學實用的網絡安全應對策略,結合使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段,對“病毒”和“黑客”等行為及時采取應對和防范措施。

三、數字檔案的保存問題

數字檔案在保管方式上比紙質檔案難度更大,易受外界干擾和人為因素的影響[2]。雖然數字檔案的載體記錄密度大,所占空間變小,但其對周圍環境和保管條件要求是很高的。如何保證數字文件的真實性、完整性、安全性,更是一個重大而又亟待解決的問題。目前,對于長久保存的數字文件,需要定期進行復制,以防信息損失。數字檔案的保存應具備必要的存放空間和完備的保管設施。要專庫或專柜存放,并保持適宜的溫度(14℃~24℃)和相對濕度(40%~60%);存放磁帶、磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場。要定期檢查,對多次使用和已污損的聲像檔案要及時修整、復制。對長期保存且不常用的磁帶,每年重繞一次,或刻錄光盤多套保存。采取成熟的檔案管理系統和邏輯、嚴密的流程化處理機制,責任落實到人,同時注意做好紙質檔案的保存和重要電子檔案的備份工作。

四、檔案隊伍專業人才不足

人是檔案管理的主體,檔案工作人員的素質,直接影響檔案工作的實際成效。目前,在檔案管理專業技術人員中,以初級職稱占據了絕大多數比例。檔案管理人員文化水平、技術力量薄弱與數字檔案管理所要求的較強專業性質之間的矛盾,導致了檔案管理水平不能提高。調查表明,檔案管理人員不少是非專業的“兼職”,沒有經過檔案管理的專業培訓。其業務素質勢必嚴重影響檔案管理質量。尤其是高校檔案管理工作紛繁復雜,類別有教學檔案、科技檔案、圖書資料檔案等。這就要求高校檔案工作者具備較高的專業技術水平和較強的業務素質。要更好地推進高校檔案數字信息化建設進程,檔案人員素質的全面提高是其中關鍵的一環。首先,要建立完善的檔案工作人員培訓制度,有計劃地對在職人員進行繼續教育和培訓,更新其知識結構,提高其業務水平,培訓主要包括:檔案法律法規、計算機應用知識、網絡技術知識、現代管理知識等,熟練運用現代化的工具處理檔案資料,使檔案管理工作適應信息化社會的需要。其次,要努力引進或選調計算機專業人才,對他們進行檔案業務知識的培訓,使之盡快適應檔案網絡化工作。培養造就一批掌握現代科學技術的復合型檔案管理人員,以適應當前檔案事業發展的需要。

總之,檔案是人們各項社會實踐活動的歷史記錄,必然存貯著各種社會實踐活動的成果。檔案工作者對于這些成果應當倍加愛護,并且充分注意發揮其作用。同時,檔案又有其自身的特點和價值作用,并且有獨特的管理要求,不可與其他相關事物相混淆。要立足于檔案工作,充分發揮檔案和檔案工作的獨特作用。電子計算機的廣泛應用,產生了大量的電子文件和電子檔案,這是需要我們本著求實創新的精神去研究新事物。當今研究的重點主要是以數字檔案為主,紙質檔案為輔的新情況和新措施,探索以數字檔案為主,紙質檔案為輔的發展趨勢和對策。充分認識和高度重視檔案的文物收藏價值。把“面向信息時代”作為現階段檔案管理工作的目標,不斷優化檔案管理,努力使檔案管理達到現代化水平。

參考文獻

[1]陳作明.論檔案[J].檔案學研究,2000,(3).

[2]陳海英.論信息化時代的高校電子檔案管理[J].蘭臺世界,2006,(10s).