略談“一校多區(qū)”高校的檔案管理

施玉華　趙林萍　郭彩茹

摘 要：高校合并重組后，檔案管理工作面臨著許多新問(wèn)題，這使得高校必須重視以下幾個(gè)方面的工作，才能使檔案管理工作更適合“一校多區(qū)”的情況：建立健全制度，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)；建立先進(jìn)的檔案管理理念，融合和改進(jìn)原有的管理模式；加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程；加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：一校多區(qū)；檔案管理；問(wèn)題；策略

眼下，許多院校都在進(jìn)行撤并、共建、聯(lián)合辦學(xué)等的改革，辦學(xué)實(shí)力不斷增強(qiáng)，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，出現(xiàn)了許多“一校多區(qū)”的高校，這類(lèi)高校的檔案管理也隨之出現(xiàn)了一些新情況，這使得檔案管理在立卷、歸檔、分類(lèi)、編目、移交、接收、轉(zhuǎn)遞、借閱等方面也出現(xiàn)了一些新問(wèn)題。

一、多校區(qū)高校的類(lèi)型及其特征

合作辦學(xué)型：由距離較近的不同類(lèi)型、不同科類(lèi)的學(xué)校組成，開(kāi)展學(xué)校之間的合作辦學(xué)，在自愿互利的基礎(chǔ)上實(shí)行資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、學(xué)科交叉、協(xié)同發(fā)展，進(jìn)而共同提高辦學(xué)水平和辦學(xué)效益。如揚(yáng)州大學(xué)、青島大學(xué)、集美大學(xué)等。

合并辦學(xué)型：由部分學(xué)科互補(bǔ)的或一些規(guī)模較小、科類(lèi)單一、設(shè)置重復(fù)的學(xué)校合并后組成的學(xué)校，其目的在于優(yōu)化某一地區(qū)或全國(guó)高等教育的結(jié)構(gòu)和布局，合理使用有限的教育資源與經(jīng)費(fèi)，提高教育質(zhì)量和辦學(xué)效益。如合肥大學(xué)、貴州大學(xué)、太原理工大學(xué)等。

新建校區(qū)辦學(xué)型：一些高校雖然未經(jīng)過(guò)合并，但由于自身辦學(xué)力量不斷增強(qiáng)、辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，為了提高教育資源的利用效率，拓展學(xué)校生存和發(fā)展的空間，選擇征地?cái)U(kuò)建新校區(qū)。如西北大學(xué)、陜西師范大學(xué)、曲阜師范大學(xué)等。

先合并后新建校區(qū)型：這類(lèi)學(xué)校在經(jīng)過(guò)幾個(gè)學(xué)校的合并、合作辦學(xué)后，極大地提高了辦學(xué)效益，辦學(xué)實(shí)力和規(guī)模也發(fā)生了質(zhì)的變化，為滿(mǎn)足新的發(fā)展需要，通過(guò)征地等方式建設(shè)新的校區(qū)。如合肥工業(yè)大學(xué)、齊齊哈爾大學(xué)等。

二、“一校多區(qū)”高校檔案管理存在的問(wèn)題

1．立卷歸檔不完整

收集整理是立卷歸檔的起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。這一環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問(wèn)題主要有：一些檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完整，甚至歸錯(cuò)檔；檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化，使得立卷歸檔完整性較差。因此具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容翔實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如姓名、出生日期等要核實(shí)。

2．分類(lèi)編目標(biāo)準(zhǔn)不一

由于多校區(qū)大學(xué)大多是由幾所高校合并、合辦或先合再擴(kuò)而形成的，原先的高校檔案館（室）各自有各自的分類(lèi)編目標(biāo)準(zhǔn)，有的高校按原國(guó)家教委公布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類(lèi)、編目，而有的高校則使用其他分類(lèi)法，所以就使得這些校區(qū)因?yàn)樵瓉?lái)所選的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、著錄細(xì)則及書(shū)次號(hào)不同，導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)及排架混亂、編號(hào)重復(fù)、案卷標(biāo)示不清，不利于檢索利用。

3．交接及轉(zhuǎn)遞造成檔案丟失等

多校區(qū)大學(xué)的運(yùn)行機(jī)制一般分為三種：一種是以院（系）劃分校區(qū)，一種是以年級(jí)劃分校區(qū)，一種是有的校區(qū)安排不同院系、有的校區(qū)安排不同年級(jí)。因?yàn)橥暾臋n案不能散存于個(gè)人手中，必須移交專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，所以在形成多校區(qū)的過(guò)程中會(huì)存在檔案的移交、轉(zhuǎn)遞情況，而檔案在移交、轉(zhuǎn)遞過(guò)程中要經(jīng)歷許多環(huán)節(jié)，極易造成檔案丟失、錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。

4．借閱檔案時(shí)產(chǎn)生的信息失真

檔案保管的最終目的是利用，而這常常與檔案的借閱結(jié)合在一起。多校區(qū)高校的檔案管理由于工作習(xí)慣不同、校區(qū)較多、檔案管理部門(mén)存在著地域差別，會(huì)引起檔案在借閱方面的不便，如畢業(yè)生回校查成績(jī)，往往不知應(yīng)該到哪個(gè)校區(qū)辦手續(xù)。另外，檔案管理方法陳舊、設(shè)備和設(shè)施老化、檔案管理信息不清常會(huì)造成有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，進(jìn)而引起檔案材料遺失或者信息二次失真、內(nèi)容失實(shí)等。

三、“一校多區(qū)”高校檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

1．建立健全制度，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)

1987年9月頒布的《檔案法》和1989年10月頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》是高校檔案工作的法律保障和法律依據(jù)，加大這兩個(gè)法規(guī)的宣傳、教育和貫徹力度，是強(qiáng)化廣大教職工檔案意識(shí)的有效手段。首先，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，制定合并重組后的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，把加快檔案事業(yè)的發(fā)展和高校合并重組后的改革緊密聯(lián)系起來(lái)。其次，要對(duì)原各院校的專(zhuān)兼職檔案人員加強(qiáng)教育，增強(qiáng)其責(zé)任感和使命感，使之做好合并過(guò)程的檔案管理工作。最后，在全校范圍內(nèi)加強(qiáng)宣傳與教育，使廣大教職工明白檔案的含義、地位和作用，關(guān)心和積極參與檔案管理工作，并利用好檔案。

2．建立先進(jìn)的檔案管理理念，融合和改進(jìn)原有的管理模式

檔案管理理念是檔案管理部門(mén)在長(zhǎng)期的實(shí)踐中積累、發(fā)展而成的一種精神層面的東西，體現(xiàn)了檔案活動(dòng)主體對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)和規(guī)律的把握。合并重組后的檔案管理工作人員由于以前有著不同的工作背景，其必然有著不同的檔案管理理念指導(dǎo)下的管理模式，如果不能很好地解決這一問(wèn)題，工作中就會(huì)出現(xiàn)種種矛盾。因此，確立好先進(jìn)的檔案管理理念并促進(jìn)其融合，是新組建高校檔案管理工作的關(guān)鍵所在。這就要求檔案管理者要立足校情，對(duì)合并重組高校檔案管理部門(mén)的實(shí)力、能力、管理范圍進(jìn)行全方位了解后，重新確定屬于合并重組高校檔案管理部門(mén)應(yīng)有的管理思想，這一思想應(yīng)當(dāng)既保留原來(lái)各高校檔案管理思想的特色，又能對(duì)原有理念加以提升。

3．加快數(shù)字化建設(shè)和檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，傳統(tǒng)的檔案管理理論、手段、方式也面臨著極大的挑戰(zhàn)，而高校的合并重組使數(shù)量急劇增長(zhǎng)和內(nèi)容日益豐富的檔案資料也需要有科學(xué)的管理方法、特定的保管技術(shù)和利用手段。因此，加快高校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，在高校建設(shè)數(shù)字化檔案館已刻不容緩。

將館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理。將原有的由物理載體形式體現(xiàn)出來(lái)的各種檔案信息，通過(guò)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施如著錄、掃描等形式保存到光盤(pán)、磁盤(pán)等各類(lèi)存儲(chǔ)器中，使現(xiàn)有的館藏檔案信息數(shù)字化，這是數(shù)字化資源建設(shè)的基礎(chǔ)工作。

做好電子文件等新型載體的收集和整理工作。高校一般都有較完善的校園網(wǎng)，檔案管理部門(mén)可利用這個(gè)有利條件在網(wǎng)上建立一套檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)將各部門(mén)的電子檔案進(jìn)行收集、加工、整理，使之轉(zhuǎn)化為電子檔案。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，可使任何一位利用者在任意地點(diǎn)、任意時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)院校合并后的信息共享，發(fā)揮院校合并重組后檔案信息資源集中的優(yōu)勢(shì)。

4．加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著管理水平的高低。因此，提高專(zhuān)兼職檔案管理工作者的素質(zhì)就顯得尤為重要。

加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作人員要對(duì)檔案管理工作有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上精益求精。

加強(qiáng)知識(shí)素質(zhì)培訓(xùn)。檔案管理人員除精通專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)外，還要具備多學(xué)科的知識(shí)和一定的公文寫(xiě)作、口語(yǔ)表達(dá)、科學(xué)研究、組織協(xié)調(diào)能力。

加強(qiáng)能力培訓(xùn)。由于電子檔案的普及，計(jì)算機(jī)已成為檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化非常重要的工具，它替代了手工操作，因此，未來(lái)檔案管理部門(mén)提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文檔，這就要求檔案管理工作人員要能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)化辦公，以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理。

此外，還要通過(guò)多渠道的培訓(xùn)和經(jīng)常性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方式，來(lái)加強(qiáng)處于檔案管理工作一線(xiàn)的兼職檔案員隊(duì)伍的建設(shè)，提高他們的檔案管理業(yè)務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李曉艷.略談院校合并后的檔案管理[J].中國(guó)科技信息,2006,(2).責(zé)編：一木