“他山之石、可以攻玉”

劉漢柏

摘要：文章有兩個(gè)主要內(nèi)容和目的，一是通過(guò)閱讀專業(yè)人士對(duì)于會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。例舉項(xiàng)目部、項(xiàng)目監(jiān)理部會(huì)議相關(guān)記錄的分析學(xué)習(xí)，結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)項(xiàng)目管理的專業(yè)會(huì)議準(zhǔn)備、組織、紀(jì)要形式尋找理論依據(jù)。以達(dá)到工作會(huì)議效率持續(xù)改進(jìn)。二是通過(guò)個(gè)人對(duì)于工作會(huì)議體會(huì)的表達(dá)，期望能對(duì)新參加工作的同事起到建議的作用，能從參加的專業(yè)管理和培訓(xùn)會(huì)議中快速有效地學(xué)習(xí)。

關(guān)鍵詞：開(kāi)會(huì)技巧；培訓(xùn)會(huì)議；專業(yè)管理

中圖分類號(hào)：F120.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145(2009)-02-0056-04

在發(fā)表于質(zhì)量論壇的一篇文章《開(kāi)會(huì)，加班與流程優(yōu)化》(文章以下用“L”代替)中提到“開(kāi)會(huì)是必須的，是溝通思想和交流信息的必要手段，但盲目地開(kāi)會(huì)，沒(méi)有章法的開(kāi)會(huì)，則是要不得的”。在美國(guó)土木工程師協(xié)會(huì)建筑部門(mén)的前任主席愛(ài)德華·R.菲斯克(Edward R.Fisle)《建設(shè)項(xiàng)目管理事務(wù)》(以下簡(jiǎn)稱“E”)的書(shū)中第10章“會(huì)議與談判”的開(kāi)篇就說(shuō)明：“會(huì)議是組織成員相互交流的中心環(huán)節(jié)。”

我想按照愛(ài)德華老師“第10章：會(huì)議與談判”的敘述順序分為7個(gè)主題段落，在主題段落中例舉一些會(huì)議資料、表達(dá)一些個(gè)人的體會(huì)。這7個(gè)主題段落如下：

1.會(huì)議類型；2.會(huì)議資源；3.在會(huì)議上應(yīng)付自如；4.施工前會(huì)議；5內(nèi)部決策會(huì)議；6.談判的原則；7.談判的技巧。

一、會(huì)議類型

在L中提到，“先說(shuō)盲目的開(kāi)會(huì)。不是什么事情都需要開(kāi)會(huì)解決，很多事情可以在與會(huì)的N個(gè)部門(mén)中的某兩個(gè)或某幾個(gè)部門(mén)之間解決的。則沒(méi)有必要在會(huì)上說(shuō)，以免占用其他人的時(shí)間——造成‘陪會(huì)現(xiàn)象。其實(shí)，在各部門(mén)分工明確的情況下，每個(gè)與會(huì)者都只會(huì)對(duì)自己感興趣的問(wèn)題去仔細(xì)聆聽(tīng)、記憶和發(fā)表意見(jiàn)，而對(duì)與自己的分工不直接相關(guān)的信息，則很可能會(huì)忽略。為了讓與會(huì)者能夠在注意力不轉(zhuǎn)移的情況下盡量長(zhǎng)時(shí)間地把心思放在會(huì)議上，最好的辦法就是盡量在與會(huì)部門(mén)關(guān)注點(diǎn)之中取交集，只有落在交集里面的部分才開(kāi)會(huì)。否則通過(guò)電話、內(nèi)網(wǎng)郵件或小范圍碰頭會(huì)等方式解決，而不是開(kāi)大會(huì)。”

這段文字里實(shí)際包含了會(huì)議的必要性、會(huì)議的規(guī)模和參加人員，而上述問(wèn)題的深層次原因在于“會(huì)議的目的”。

在E中是這樣說(shuō)的：“一般來(lái)說(shuō)，內(nèi)部會(huì)議往往是組織、協(xié)調(diào)或者是決策會(huì)，而由各方代表參加的會(huì)議則可能是談判會(huì)。……內(nèi)部會(huì)議通常僅由同一公司的員工參加，它的主要目的在于找出事實(shí)、制定決策、協(xié)調(diào)利益。……進(jìn)入施工階段時(shí)，業(yè)主、監(jiān)理和承包商一起參加一系列會(huì)議。這種會(huì)議的目的可能是交流、協(xié)調(diào)、解決問(wèn)題、談判價(jià)格或其他事務(wù)。……從根本上來(lái)說(shuō)，會(huì)議的類型取決于會(huì)議的目的和參加會(huì)議的人員，一些會(huì)議的風(fēng)格可能和另一些會(huì)議大相徑庭。大部分內(nèi)部會(huì)議不是談判會(huì)，它實(shí)際上是要求每個(gè)成員都來(lái)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。在這種情況下，個(gè)人應(yīng)該暢所欲言而無(wú)須考慮能否得到大家的一致同意。但是，和潛在的客戶開(kāi)會(huì)、承包商和業(yè)主或者設(shè)計(jì)師／工程師之間的會(huì)議、項(xiàng)目的介紹會(huì)等都有談判的目的，重要的是每一方都要以團(tuán)結(jié)統(tǒng)一的團(tuán)隊(duì)形式來(lái)參加這個(gè)會(huì)議。這只有在各方都做出精心的準(zhǔn)備、演練并事先確定好立場(chǎng)政策之后，才能夠?qū)崿F(xiàn)。”

看完兩篇文章，我非常贊同這樣的會(huì)議分類。主要是兩大類，內(nèi)部會(huì)議和談判會(huì)議，在工作中往往談判會(huì)議會(huì)讓我在準(zhǔn)備時(shí)有很大的壓力，內(nèi)部會(huì)議相對(duì)而言比較輕松。如果在內(nèi)部會(huì)議開(kāi)始的那一刻我也很緊張，一般是因?yàn)槲覜](méi)有對(duì)會(huì)議進(jìn)行認(rèn)真準(zhǔn)備。

L中提到的“陪會(huì)”、“小會(huì)代替大會(huì)”等問(wèn)題，主要所指的是“誰(shuí)應(yīng)該來(lái)參加會(huì)議?”這往往決定會(huì)議目的能否達(dá)到以及會(huì)議的效率。在E中有這樣精彩的論述：“一般來(lái)說(shuō)，在會(huì)議各方還沒(méi)有發(fā)言之前，介紹會(huì)或者談判會(huì)的成敗就已經(jīng)注定了。因此，精心挑選參加會(huì)議的人員對(duì)于會(huì)議的成敗至關(guān)重要。……最重要的是關(guān)鍵人物必須要出席會(huì)議，而且為了使會(huì)議達(dá)到最佳效果，會(huì)議的參與人員可以僅局限于這些關(guān)鍵人物。”

所以，建議在工作中組織或參與會(huì)議，一定要對(duì)會(huì)議的目的明確，組織者應(yīng)當(dāng)精心于參加會(huì)議人員的確認(rèn)以及要求參會(huì)人員進(jìn)行認(rèn)真的準(zhǔn)備。我自己剛參加工作時(shí)，對(duì)于各種管理和技術(shù)會(huì)議還總是有點(diǎn)心虛的感覺(jué)，不知道說(shuō)什么、什么時(shí)候該說(shuō)、說(shuō)的對(duì)不對(duì)?而且這幾個(gè)問(wèn)題從會(huì)議開(kāi)始就困擾我，直到會(huì)議結(jié)束。出了會(huì)議室的門(mén)，深吸一口氣后有時(shí)還要寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，我還得回頭去找老師傅們收集資料，在從前的會(huì)議紀(jì)要草稿上修修改改。

現(xiàn)在我體會(huì)到，多花時(shí)間進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備，在會(huì)議中去模仿、學(xué)習(xí)語(yǔ)言的組織和發(fā)言時(shí)機(jī)的把握非常重要，這才能很快地融入工作，在會(huì)議中才有精力聚焦于自己關(guān)注的技術(shù)或管理要點(diǎn)，并且做到傾聽(tīng)。這就需要我們每個(gè)人事先對(duì)會(huì)議要做認(rèn)真的準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議資源

L中提到“沒(méi)有章法的開(kāi)會(huì)”，包括會(huì)議一些流程動(dòng)作的標(biāo)準(zhǔn)化和要求，這都涉及會(huì)議資源的運(yùn)用。會(huì)議資源包括參加會(huì)議的人員、我們使用的會(huì)議語(yǔ)言、會(huì)議資料準(zhǔn)備和工具、會(huì)議的主持和記錄，這些都會(huì)影響到會(huì)議的成功與否以及會(huì)議的效率。

E中提到了美國(guó)21世紀(jì)初工程計(jì)算機(jī)交易展覽會(huì)上的一些程序供應(yīng)商如Project、EDGE和Field、Manager，以及一些工程應(yīng)用程序，如Project King/Microsoft、Project/Primavera、Expedi-tion/Eclectus Simply、Construction/Meridian、Project Systems等。將這些軟件應(yīng)用于施工活動(dòng)細(xì)目、合同、通信、討論、圖紙、會(huì)議、通信錄、照片及網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)視頻影像、竣工核查清單、信息請(qǐng)求、安全、施工圖和提交材料、管理報(bào)告等方面。

其中網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)視頻影像部分提到“攝像機(jī)所攝錄的有關(guān)工作進(jìn)度和工作問(wèn)題的視頻可被遠(yuǎn)距離觀看，這顯然節(jié)約了人們的時(shí)間。這也使得定期的安全檢查及工藝檢查成為可能。在一個(gè)運(yùn)行良好的項(xiàng)目中，網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)視頻影像也可以是一個(gè)有效的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)工具”。這些美國(guó)項(xiàng)目管理中正在運(yùn)用的理念和方法，在我們的橡樹(shù)灣項(xiàng)目“彼岸行動(dòng)”市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)中也都成功運(yùn)用了。

很多技術(shù)發(fā)展真是非常得快。在最近一期的《南方周末》中看到計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)之間的一個(gè)新概念，就是“云計(jì)算(Cloud Computing)”，在報(bào)道中說(shuō)被微軟、亞馬遜公司的眾多專業(yè)從業(yè)人員認(rèn)為是發(fā)展趨勢(shì)和15年后的現(xiàn)實(shí)。

還非常想提到的就是會(huì)議紀(jì)要的工作。我在幾次會(huì)議上聽(tīng)到也多方驗(yàn)證了一個(gè)事實(shí)，那就是橡樹(shù)灣項(xiàng)目部組織的技術(shù)例會(huì)的會(huì)議決議執(zhí)行效果，比監(jiān)理例會(huì)要好一些，請(qǐng)大家看看兩個(gè)不同監(jiān)理例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要的嚴(yán)謹(jǐn)、可讀性的不同，再看看橡樹(shù)灣項(xiàng)目組織的技術(shù)例會(huì)的內(nèi)容。每次會(huì)議都是在大量的會(huì)前交流、聯(lián)系和準(zhǔn)備的基礎(chǔ)之上的，每1份技術(shù)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要都建立在超過(guò)3份來(lái)自監(jiān)理、總包和分包等專業(yè)公司的“技術(shù)聯(lián)系單疑問(wèn)卷”工作基礎(chǔ)上。從會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)、表格、數(shù)據(jù)、分類就能反映出我們具體管理人員的思路、邏輯、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)确矫娌煌?/p>

的工作特點(diǎn)，管理人員的工作風(fēng)格和態(tài)度往往很大程度上決定了操作人員的執(zhí)行效果，我想這也可以成為一個(gè)工作持續(xù)改進(jìn)的方面。

三、在會(huì)議上應(yīng)付自如

在L中提到“此時(shí)，招采中心的同事則扮演了一個(gè)‘會(huì)議主持人的角色，主持人對(duì)會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)流程了然于胸，所以能夠把會(huì)議開(kāi)得比較有效率”。這是從會(huì)議主持人的角度說(shuō)明了從會(huì)議中達(dá)到目的，自如地完成工作。那么我們每個(gè)參與者從哪些方面能夠改進(jìn)我們的工作呢?

在E中是這樣敘述的：“對(duì)與會(huì)者來(lái)說(shuō)，在開(kāi)會(huì)時(shí)要做的第一件事也是最基本的事就是要熟悉會(huì)議的日程安排。如果你希望會(huì)議的結(jié)果對(duì)你有利，那么你就要提前知道盡可能多的會(huì)議內(nèi)容。以下是需要遵循的一些基本原則：

1.知道是誰(shuí)要召開(kāi)這次會(huì)議。

2.了解為什么要召開(kāi)這次會(huì)議。

3.理解會(huì)議主題的相關(guān)背景。

4.針對(duì)會(huì)議的主題，你要確定自己的立場(chǎng)。

5.在會(huì)議前，你要制定好自己的目標(biāo)及目的。

以上所列要點(diǎn)中，最重要的是針對(duì)大會(huì)主題確定你自己的立場(chǎng)。在參加會(huì)議的過(guò)程中，你所有的努力都是圍繞你的既定目標(biāo)進(jìn)行的，同時(shí)你也要注意觀察其他與會(huì)者的反應(yīng)。”文中還講了一些類似怎樣在股東會(huì)這樣的決策會(huì)中利用休會(huì)、游說(shuō)、妥協(xié)、推遲等辦法達(dá)成自己提出的提議的技巧，就不列舉了。

但是關(guān)于形象的重要性和座位優(yōu)勢(shì)我是有同感的。

E中關(guān)于形象說(shuō)：“個(gè)人形象在參加會(huì)議或談判時(shí)具有重要作用。最好的建議是著裝要保守一點(diǎn)，注意保持權(quán)威形象。在會(huì)議中，和他人說(shuō)話時(shí)要自信、客觀，和你的對(duì)手說(shuō)話時(shí)要不卑不亢。”在這里推薦英格麗·張的一本書(shū)《你的形象價(jià)值百萬(wàn)》，電子版作為附件。不確定這個(gè)英格麗·張和旅居英國(guó)著名的華人星象學(xué)老師是不是一個(gè)人還是同名。

E中關(guān)于座位優(yōu)勢(shì)說(shuō)：“一般認(rèn)為開(kāi)會(huì)時(shí)所坐的位置不會(huì)對(duì)會(huì)議結(jié)果產(chǎn)生影響。但實(shí)際上，即使與會(huì)者沒(méi)有進(jìn)行仔細(xì)觀察，每個(gè)人所坐的位置事實(shí)上仍然會(huì)對(duì)他們產(chǎn)生微妙的心理影響。除非大會(huì)組織者事先已經(jīng)排好位置，否則你就要仔細(xì)地在會(huì)議桌上尋找一個(gè)對(duì)你有利的地方坐下來(lái)。……位置的好壞。”

四、施工前會(huì)議

在E中是這樣描述的：“施工前會(huì)議也叫施工協(xié)調(diào)會(huì)議。其召開(kāi)的最佳時(shí)間是在所有的分包合同已經(jīng)授予，而施工尚未開(kāi)始之前。這使得在會(huì)上可以討論一些主題，以便施工團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)成員形成一個(gè)理解擬議中的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃的基礎(chǔ)。

重要的是參與施工的所有關(guān)鍵人員都有出席這次會(huì)議。業(yè)主的出席可以使他更好地了解項(xiàng)目組可能會(huì)碰到的實(shí)際操作問(wèn)題，使整個(gè)施工團(tuán)隊(duì)更好地理解業(yè)主的特殊需求，同時(shí)，也能幫助建筑師壓程師保證將團(tuán)隊(duì)的共同努力轉(zhuǎn)化為符合時(shí)間進(jìn)度和成本要求的高質(zhì)量工作。

施工前會(huì)議應(yīng)該按照一定的邏輯順序來(lái)組織。在會(huì)上，應(yīng)該討論經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)和施工中的分裂性問(wèn)題等，從而盡可能地避免在施工中碰到上述問(wèn)題。它的目的是在項(xiàng)目開(kāi)工之前，通過(guò)識(shí)別施工中各方的責(zé)任，從而使所有的相關(guān)各方獲益。這些利益如下：

1.識(shí)別并消除拖延和不一致。

2.各方達(dá)成協(xié)議以控制施工中的成本增加。

3.預(yù)先分配好灰色地帶的職責(zé)。如果不分配這些職責(zé)，可能會(huì)在施工過(guò)程中引起爭(zhēng)端。

4.統(tǒng)一管理上的要求而且大家要清楚地理解這些要求。”

施工前會(huì)議其實(shí)不僅僅是指建筑施工分項(xiàng)工程之前的準(zhǔn)備會(huì)議或協(xié)調(diào)會(huì)議。我們需要學(xué)習(xí)和應(yīng)用的是各種工作前會(huì)議。把各種管理活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行都看作一個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，那么溝通這些工作并進(jìn)行準(zhǔn)備會(huì)議都是和特指的“施工前會(huì)議”的管理規(guī)律一樣。

在上述利益要點(diǎn)中提到的“灰色地帶”，其實(shí)就是我們?cè)陧?xiàng)目管理中一直很頭疼的“扯皮現(xiàn)象”。一旦項(xiàng)目管理過(guò)程中出現(xiàn)了扯皮現(xiàn)象并難以迅速解決。利益受損的往往是相關(guān)各方，很難有一方獨(dú)善其身。這也是我們的項(xiàng)目管理同事們經(jīng)常強(qiáng)調(diào)的各參建方工作范圍和工作界面、過(guò)程工作移交的管理問(wèn)題。

從管理的通用4大職能來(lái)看，計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。恰恰施工前會(huì)議給了我們非常好的明確計(jì)劃的機(jī)會(huì)。在這個(gè)會(huì)議準(zhǔn)備和進(jìn)程、決議體現(xiàn)出來(lái)的會(huì)議效果，恰恰能說(shuō)明我們目前的領(lǐng)導(dǎo)力水平和控制的能力。做好計(jì)劃和組織，就是做好會(huì)議準(zhǔn)備；能把會(huì)議開(kāi)的順利和有效率。就是我們的領(lǐng)導(dǎo)工作；會(huì)議決議能及時(shí)得到執(zhí)行，體現(xiàn)了我們的控制力。而控制力是建立在我們做好計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)的工作基礎(chǔ)之上的。所以IBM(中國(guó))企業(yè)咨詢部運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略首席顧問(wèn)自立新博士就從IBM的管理經(jīng)驗(yàn)出發(fā)指出：“很多管理者一直認(rèn)為影響戰(zhàn)略實(shí)施的是執(zhí)行力缺乏，實(shí)際上可能真正缺乏的是領(lǐng)導(dǎo)力，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)力就沒(méi)有執(zhí)行力。”

在施工前會(huì)議的準(zhǔn)備和會(huì)議決議兩個(gè)方面，我們建議時(shí)刻都要提醒自己我們?cè)O(shè)定計(jì)劃的要點(diǎn)，工作確定目標(biāo)要按照SMART原則，即Specific具體、Measurable可衡量、Actionable可行動(dòng)、Realistic現(xiàn)實(shí)、Time-limited有時(shí)間限制。我們也可以對(duì)照這些原則去看看我們前面舉到的會(huì)議紀(jì)要的例子和檢視我們自己的具體工作。這些原則也正是L文中所舉的關(guān)于會(huì)議流程中招標(biāo)采購(gòu)中心已經(jīng)應(yīng)用并行之有效的一些規(guī)定動(dòng)作所遵循的原則。

而我們?cè)俅螐?qiáng)調(diào)，任何一項(xiàng)工作、一項(xiàng)管理活動(dòng)都可以應(yīng)用這些原則和規(guī)律，也都可以看作一次會(huì)議的全周期運(yùn)行。拋開(kāi)一些策略或風(fēng)險(xiǎn)影響我們必須拖延的工作不談，常規(guī)工作我們都可以應(yīng)用這些原則也是工具去優(yōu)化我們自己的管理工作、調(diào)整我們自己的觀念和思維。那樣才能做到觸類旁通、舉一反三、快速成長(zhǎng)。

五、內(nèi)部決策會(huì)議

這部分內(nèi)容主要引用E中的一些敘述，將“群體決策”、“集體思考”、“如何避免集體思考”等要點(diǎn)列出。我讀了這部分內(nèi)容深有同感，但是我的工作時(shí)間只有短短的8年，經(jīng)歷過(guò)的會(huì)議類型和內(nèi)容也很有限，相信E的作者愛(ài)德華老師是在大量工作實(shí)踐以及與其他項(xiàng)目管理人員的交流中總結(jié)出的這些要點(diǎn)，所以參加工作時(shí)間很短的同事可能不一定對(duì)所有要點(diǎn)都有很深刻的體會(huì)。在未來(lái)的工作中，我們結(jié)合自己碰到的具體情況注意觀察學(xué)習(xí)和分析，并堅(jiān)持運(yùn)用，一定會(huì)有比僅僅閱讀和知道更加深刻的體會(huì)。

在E中是這樣敘述的：“會(huì)議是群體決策的一種方式。在組織需要就某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行決策時(shí)，會(huì)議是一種非常流行的方式，但它往往不是很有效。群體決策提出的建議可能不是很理想，因?yàn)閰⑴c群體決策的人會(huì)屈服于群體心理壓力，所以會(huì)忽略一些基本問(wèn)題。要改善群體決策的結(jié)果，就必須理解群體是如何思考的以及他們?yōu)槭裁匆@樣思考。盡管我們每個(gè)人都會(huì)對(duì)有自己參與的或和自己相關(guān)的群體、委員會(huì)、任務(wù)小組的決策感到不滿意，但仍然會(huì)在群體決策上消耗大量的時(shí)間，實(shí)際上，群體決策的結(jié)果可能還不如我們根據(jù)自己掌握的信息做出的決定來(lái)得有效。

群體決策繼續(xù)流行的一個(gè)原因可能是群體決策結(jié)果往往不會(huì)非常糟糕，而個(gè)人決策有時(shí)會(huì)很糟糕。特別是當(dāng)錯(cuò)誤的決策帶來(lái)的成本很高的時(shí)候，群體決策就顯得非常重要。……

決策只有在決策的執(zhí)行人接受的情況下才能獲得成功。

除了上述2點(diǎn)重要的原因，群體決策還有以下4方面的優(yōu)勢(shì)。

……因?yàn)樵谌后w討論中，討論者可以用一種大家都能接受的可信而坦率的方式來(lái)解決問(wèn)題，這比個(gè)人制定決策更能令人滿意。如果組織試圖改善成員之間的交流及解決某些沖突，群體討論的優(yōu)勢(shì)就顯而易見(jiàn)了。

……如果要某人獨(dú)自承擔(dān)一項(xiàng)可能會(huì)產(chǎn)生不好結(jié)果的任務(wù)，那么這個(gè)人就很可能不愿意這么做。而如果責(zé)任由群體一起承擔(dān)，那么這個(gè)群體就會(huì)承擔(dān)起這個(gè)令人不愉快的、有風(fēng)險(xiǎn)的任務(wù)。群體共同承擔(dān)任務(wù)，那么群體就像是第三方在承擔(dān)任務(wù)。這樣，群體成員就有一種匿名做事的感覺(jué)。

……群體會(huì)議也給那些喜歡傾聽(tīng)自己發(fā)言的人、那些喜歡結(jié)交社會(huì)朋友的人、那些喜歡減少敵對(duì)者的人、那些喜歡權(quán)力和地位的人提供了一個(gè)基礎(chǔ)。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，滿足群體中每個(gè)人的需要比完成群體的實(shí)際工作目標(biāo)更為重要。

人們喜歡群體決策的最后一個(gè)原因是大家相信這個(gè)古老的諺語(yǔ)：“三個(gè)臭皮匠，頂個(gè)諸葛亮。”盡管這個(gè)觀念未必完全正確，但這個(gè)諺語(yǔ)的主要意思是把群體中的各種觀點(diǎn)、個(gè)人才能、專業(yè)知識(shí)等匯集在一起，以便解決問(wèn)題、設(shè)立目標(biāo)、制定政策、執(zhí)行項(xiàng)目或行動(dòng)，最后得到一個(gè)更好的結(jié)果。”

從對(duì)群體決策的論述可以引申出一個(gè)有意思的管理命題，就是“民主和集中”，也可以說(shuō)是“民主決策制度和領(lǐng)導(dǎo)決策制度”。個(gè)人體會(huì)就像不能迷信“無(wú)所不能、永遠(yuǎn)正確的領(lǐng)導(dǎo)”一樣，也不能迷信“民主”的好處，因?yàn)椤懊裰鳌毙枰艽蟮某杀荆徊糠謿v史事例證明其并不保證好的結(jié)果，甚至?xí)?lái)混亂、分裂。

群體決策中一個(gè)負(fù)面的現(xiàn)象被總結(jié)為“集體思考”，在E中是這樣敘述的：

“遺憾的是，很多群體并沒(méi)有完全發(fā)揮作用，有時(shí)他們一起得到的結(jié)論還沒(méi)有個(gè)體得到的結(jié)論好。有效解決這個(gè)問(wèn)題的主要障礙是群體決策的環(huán)境限制了大家自由表達(dá)自己的思想。集體思考的種種約束降低了得到正確方法的可能性。很多明顯的或者是不明顯的因素都會(huì)限制群體使用自己的資源。”

“……他們往往按照別人的期望來(lái)表達(dá)自己的觀點(diǎn)，而他們不愿意說(shuō)出自己的負(fù)面意見(jiàn)。”

“真正的危險(xiǎn)并不在于人們無(wú)法顯示出他們對(duì)某個(gè)建議的強(qiáng)烈反對(duì)意見(jiàn)，而在于每個(gè)人都沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真思考，就認(rèn)為這是個(gè)好建議，因?yàn)檫@些思考可能會(huì)引起大家的強(qiáng)烈反對(duì)。這種害怕遭到他人拒絕的不安全感使得大家都有動(dòng)力贊同別人的觀點(diǎn)。群體中政策制定者的團(tuán)隊(duì)精神越強(qiáng)，越有可能出現(xiàn)集體思考代替獨(dú)立思考的情況。”

一個(gè)群體的關(guān)系越是密切，集體思考就越容易發(fā)展。這個(gè)過(guò)程的發(fā)展特征是大家明顯減少了交換那些具有潛在沖突可能性的數(shù)據(jù)的行為，每個(gè)人都不愿意仔細(xì)地檢查數(shù)據(jù)。

這種群體類型強(qiáng)調(diào)的是不惜任何代價(jià)保持團(tuán)隊(duì)共同行動(dòng)。這增強(qiáng)了群體成員尋求統(tǒng)一意見(jiàn)的決心，他們過(guò)于樂(lè)觀，缺乏警惕性。這往往會(huì)導(dǎo)致形成低效率的、與現(xiàn)實(shí)情況不一致的戰(zhàn)略。”

“E”文中還列舉了集體思考的常見(jiàn)8個(gè)特征，在這里不做具體復(fù)述。在克里斯·阿吉里斯(Chris Argyris)的《克服組織防衛(wèi)(Overcoming Organizational Defenses)》中非常具體全面地?cái)⑹隽思w思考這種現(xiàn)象的實(shí)例、分析和解決策略建議，并用事實(shí)和數(shù)據(jù)表明“挑戰(zhàn)者號(hào)航天飛機(jī)失事事件”就是組織性防衛(wèi)和集體思考的一個(gè)典型案例。

對(duì)于如何避免具體思考，E文給出了6個(gè)具體建議，分別是：

1.領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵(lì)。

2.觀點(diǎn)的多樣性。

3.爭(zhēng)論和懷疑應(yīng)該被認(rèn)為是正當(dāng)?shù)摹?/p>

4.改善建議的產(chǎn)生與建議的評(píng)價(jià)。

5.努力探究每個(gè)解決方案的利與弊。

6.引入新方法和新人。

通過(guò)對(duì)這些分析的學(xué)習(xí)，目的是保證高效率、有明顯效果的內(nèi)部決策會(huì)議實(shí)施。

六、談判的原則

在最后這兩部分，我將先引述原文的精彩段落，在最后舉一個(gè)個(gè)人經(jīng)歷的小例子，說(shuō)明個(gè)人工作中對(duì)談判工作、技巧和價(jià)值的體會(huì)。

在E文中如此敘述：

“一般來(lái)說(shuō)，談判可以被看成是各方通過(guò)對(duì)合同的一些具體要點(diǎn)進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，最終達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)的一種藝術(shù)。合同的要件包括：規(guī)范、價(jià)格、執(zhí)行的時(shí)間以及條款等。談判代表應(yīng)清楚地了解己方在談判中的優(yōu)勢(shì)所在，知道在哪些要點(diǎn)上一定不能退讓、在哪些要點(diǎn)諸如價(jià)格、條款之類上可以做出適當(dāng)?shù)淖尣健?/p>

……

談判的指導(dǎo)方針：

1.牢記己方的目標(biāo)。

2.調(diào)整目標(biāo)以適應(yīng)自己的談判方法。

3.找到阻力最小的途徑。

4.采用那種可以產(chǎn)生多個(gè)可選擇目標(biāo)的方法。

5.使你的計(jì)劃能夠適應(yīng)變化的環(huán)境。

6.不要把談判重點(diǎn)放在你的對(duì)手非常警惕的地方。

7.在你的進(jìn)攻失敗后，不要試圖用同一種方式或者同樣的立場(chǎng)再次發(fā)起進(jìn)攻。

……”

上述文中“團(tuán)隊(duì)行動(dòng)的基本原理”和“談判的基本策略”兩個(gè)小節(jié)也很精彩。

七、談判的技巧

在“E”文中如此敘述，“……談判是一門(mén)藝術(shù)。除了藝術(shù)外。其他對(duì)談判的稱謂都不合適。但是，談判也有一些基本的原則和指導(dǎo)方針，這需要觀察專家的舉動(dòng)，向?qū)＜覍W(xué)習(xí)……

談判的小技巧：

1.努力找到對(duì)方的真實(shí)目標(biāo)。

2.不要讓雙方性格上的差異阻礙談判的進(jìn)展。

3.盡量避免教條主義或者過(guò)于靈活。

4.列出你方的目標(biāo)并和團(tuán)隊(duì)成員討論這些目標(biāo)。

5.談判時(shí)做好充分準(zhǔn)備。

6.認(rèn)識(shí)到一旦談判失敗，將給己方帶來(lái)什么結(jié)果。

7.在一個(gè)良好的環(huán)境下，談判更容易獲得成功。

8.每天都要記錄談判的內(nèi)容。

9.在談判期間，不斷地辨別收到的和出現(xiàn)的信息的真?zhèn)巍?/p>

10.不要在談判中途離席，除非你打算終止這次談判。

11.耐心是一種美德，但進(jìn)展才是目的。

12.準(zhǔn)備好做出一些合理的讓步。

13.準(zhǔn)備好把劣勢(shì)轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢(shì)。

14.當(dāng)你領(lǐng)先時(shí)就可以收兵了，你不一定非要對(duì)某個(gè)提議表示異議。如果該提議不錯(cuò)，那么就接受它。

聰明的談判者從來(lái)不在所有的利益分配上都討價(jià)還價(jià)……在雙方的談判中，很難判斷是哪一方獲得了勝利。如果事實(shí)是承包商降低了自己的報(bào)價(jià)或者是業(yè)主提高了報(bào)價(jià)，那么這在不知道雙方以前期望值的情況下根本就不能說(shuō)明什么。……通常來(lái)說(shuō)，就獲勝這點(diǎn)來(lái)看，一個(gè)優(yōu)秀的談判者會(huì)在“桌面上”為對(duì)方留下一些東西。這是一種為對(duì)方留顏面的姿態(tài)，是一種良好的姿態(tài)，為與對(duì)方在將來(lái)的合作中保持友好關(guān)系打下了良好的基礎(chǔ)。這樣每一方在離開(kāi)談判桌時(shí)總能帶走一些東西，這可以使他們?cè)谡勁薪Y(jié)束后對(duì)對(duì)方說(shuō)：我喜歡和你做生意。”

這第7部分里的“討價(jià)還價(jià)策略”和“談判心理學(xué)”、“戰(zhàn)略手段”、“起帶頭作用”幾個(gè)小節(jié)也非常精彩。

我還想舉個(gè)我自己參加談判會(huì)議的例子。在2005年11月我所在的項(xiàng)目部中標(biāo)的一個(gè)總承包工程中，在收到中標(biāo)通知書(shū)后，我們和建設(shè)單位談判代表進(jìn)行了3天的商務(wù)談判，確定總承包合同的全部條款。因?yàn)閺臉?biāo)前工作、投標(biāo)工作我都是決策團(tuán)隊(duì)成員，還將擔(dān)任項(xiàng)目的執(zhí)行經(jīng)理，所以全程參與了商務(wù)談判工作。

本工程標(biāo)的是1700萬(wàn)元+，其中暫估價(jià)項(xiàng)目510萬(wàn)元，工程量清單已明確部分簽訂合同時(shí)確認(rèn)價(jià)為1億200萬(wàn)元+。招標(biāo)文件中有明確的要求，工程完成結(jié)算保修款為500萬(wàn)元，甲方分3年等額付清。這個(gè)500萬(wàn)有點(diǎn)墊資的意味在其中，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)一般保修款5％的比例。所以在工程款支付中就有個(gè)問(wèn)題。甲方第一筆工程款是否在完成相當(dāng)于500萬(wàn)總價(jià)工程量之后才開(kāi)始支付。而且在談判的第一天，我們就知道談判代表的幕后指揮者，甲方?jīng)Q策人通過(guò)其他渠道透露的這個(gè)意思被我們了解了。

在談判過(guò)程中，我們始終沒(méi)有將這個(gè)本次談判最重要的問(wèn)題作為我們的談判重點(diǎn)，而是強(qiáng)調(diào)工期的緊張、我們嚴(yán)密的工期保證計(jì)劃，以及與之對(duì)應(yīng)的措施費(fèi)用和甲方的工作進(jìn)度、力度支持；還有不斷強(qiáng)調(diào)工程的政治、社會(huì)意義以及我們的領(lǐng)會(huì)程度，并體現(xiàn)在一些具體工程管理措施里。

因?yàn)槭浅醮魏献鳎覀?天談判，除了在細(xì)節(jié)上的雙方妥協(xié)不斷達(dá)成一致，就是通過(guò)所有的細(xì)節(jié)明確告訴甲方?jīng)Q策者，我們是站在甲方的角度全面地看待工程管理問(wèn)題。非常真誠(chéng)地做出部分利益讓步和充分的工程準(zhǔn)備。最后一天，我們最關(guān)注的付款問(wèn)題在比較短的時(shí)間里達(dá)成了一致，當(dāng)然，也通過(guò)其他渠道施加了一點(diǎn)點(diǎn)正向壓力。結(jié)果是預(yù)付款為總價(jià)的30％即510萬(wàn)元，在2006年春節(jié)前完成了地基處理就一次性支付給我們。這項(xiàng)我們提出的具體談判策略超過(guò)了公司管理層原來(lái)的預(yù)期。

事件的直接效果是：2006年1月20日在春節(jié)前15天鋼材價(jià)格最低谷均價(jià)2800元／噸時(shí)一次性購(gòu)入基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼材300噸，春節(jié)后開(kāi)市價(jià)格回彈至3300元／噸附近，降低直接成本15萬(wàn)元。第2項(xiàng)是現(xiàn)金在手，和合作超過(guò)3年的水電專業(yè)安裝勞務(wù)隊(duì)伍談判專業(yè)勞務(wù)分包價(jià)格，比上一個(gè)墊資工程從33元／平方米降至26元，平方米，降低直接成本49萬(wàn)元(7元×7萬(wàn)平方米)。這是兩項(xiàng)主要的由于現(xiàn)金流的改善創(chuàng)造的價(jià)值，其他如減小壓力、減小風(fēng)險(xiǎn)、改善管理團(tuán)隊(duì)心情等眾多不好量化的影響就不詳細(xì)分析了。

這篇文章到這里，就該結(jié)尾了。但還想重復(fù)開(kāi)篇摘要里的目的，也是核心。主要還是希望能對(duì)我們的實(shí)際工作和學(xué)習(xí)有所幫助。“盡信書(shū)則不如無(wú)書(shū)”，文章中我引用的部分，尤其是愛(ài)德華老師的文章，是他在美國(guó)工程管理的實(shí)踐總結(jié)，他的首要目標(biāo)群是美國(guó)讀者。盡管翻譯者和編輯做了大量工作，還是有一些文章中的語(yǔ)言和所舉事例，包括一些思考處理問(wèn)題的習(xí)慣都和我們所生活的環(huán)境格格不入。所以本文中的個(gè)人體會(huì)，和大家的實(shí)際經(jīng)歷感受可能相左也是很正常的。千萬(wàn)不要誤以為我在會(huì)議這項(xiàng)工作中或是會(huì)議管理上有什么好的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才沖動(dòng)地寫(xiě)篇文章讓大家學(xué)習(xí)的。完全是“拋磚引玉”，把看到的書(shū)介紹給大家，以便需要時(shí)做個(gè)提醒和參考。