檔案是實施校務公開的必要條件

劉賽瓊

【摘要】實行校務公開,完善民主監督制度,是依法治校,推動反腐倡廉,促進學校民主建設,深化學校教育教學改革的重要舉措。校務公開能否取得預期目的,與檔案作用的發揮息息相關,實踐證明檔案是校務公開的必要條件之一。

【關鍵詞】檔案校務公開必要條件

實行校務公開,完善民主監督制度,是依法治校,推動反腐倡廉,促進學校民主建設,深化學校教育教學改革的重要舉措。校務公開能否取得預期目的,與檔案作用的發揮息息相關,實踐證明檔案是校務公開的必要條件之一。

校務公開的要害是管理,實質是監督,實行校務公開就是要緊緊圍繞學校的中心工作,抓住學校、社會各界和師生、家長最關心的重點、難點和熱點問題,及時予以公開,其目的是讓群眾參與管理和監督學校的公共事務和公益事業,監督學校領導干部公正用權,防止和杜絕一些不公平、不公正的現象發生。校務公開要做到公平公正,就必須要有完整準確的檔案,否則,就難以令人信服,如沒有完整的會計檔案,財務公開無非是一串臆想的數字;沒有翔實的教學管理檔案作支撐,學校教師的考核評優,評定職稱,公布的考核結果,就難服眾人之心。檔案的原始記錄性、不可更改性決定了它在校務公開中具有原始憑證作用、監督作用和重要的參考作用。例如,教師評聘職稱、學生保送上大學、大宗物資采購和學校基本建設等,歷來是廣大師生和社會大眾注目的熱點問題,是校務公開的重要內容,而檔案則記錄了教師的思想政治表現、工作業績、業務能力和學識水平,記載了學生德、智、體發展狀況,蘊藏著物資采購的合同和商務洽談經過,保存了基建項目從工程立項、審批、資金來源、工程造價預算,到招標單位情況、招標過程、中標結果以及最后工程驗收、結算的歷史面目,把這些原始憑證和上級相關的政策文件一并公示于眾,實行“陽光操作”,就能抵制腐敗行為的發生。廣大師生面對翔實的原始檔案,在職稱評定、大學保送等問題上用“檔案證明自己”,了解自己的情況與別人的差距,揚長避短,激勵奮進。消除教師學生之間無根據的猜疑,達到公開、公平、公正的目的。

實行校務公開是搞好學校建設的治本之策,是教育管理改革的一項重要舉措。校務公開首先是對校長負責制的有效監督。我校制定了《校務公開工作實施方案》,建立健全各項規章制度,和監督機制,將校長權力置于廣泛的監督之下,讓教工當家作主,參與校務工作的決策和管理;利用公開欄的“重大決策”欄目,公布學校教育教學改革發展的工作規劃以及學校制度與規定等,讓廣大師生明確領導的思路與要求,集思廣益,不斷拓寬工作思路,完善規章制度。學校好的制度,好的決議,好的建議,好的機制及時歸檔保存,不僅為后人留下寶貴的精神財富,而且鞭策著當事人認真履職的責任感,因為檔案記錄了他們的言行,人們可通過檔案來評價其功過是非。

當前,學校校務公開的主要形式是學校設置了若干個公開欄,用于公布師生關心的熱點、疑點問題和國家的有關規定,這對于過去的封閉式管理,無疑是前進了一大步,但公開欄的容量畢竟有限,它不可能面面俱到地公布每個員工所關心的問題,也不可能把每件事由的來龍去脈原原本本地向內公開或向外公開,如果說校務公開欄是校務公開的一個園地,那么學校綜合檔案室就是校務公開的基地,因為一個門類齊全的檔案室其檔案內容幾乎涵蓋學校工作的方方面面,既有歷史的,又有現實的,既有黨政管理的方針政策性文件,又有教學管理的教務、學籍等材料,還有基建、儀器設備等科技材料,要實現真正意義上的校務公開,就應當允許師生最大限度地利用檔案,做到師生想了解什么,知道什么,就及時公開什么,提供相應的檔案材料,給教工一個明白,增強教工對學校領導的信任感。例如,我校前年交付使用的教工住宅房,有個別住戶在住房裝修時要拆掉室內某道墻體,有人擔心這樣做會破壞整座樓的結構,到底將要拆掉的墻是受力墻,還是裝飾墻,拆掉后對整座樓的影響有多大,有關人員通過查閱工程竣工檔案,得出了墻不能拆的結論,面對檔案中記錄的技術數據,當事人心悅誠服地接受了這一結論,維護全體住戶的共同利益。

檔案與校務公開息息相關,校務公開為檔案的有效服務開辟了新的途徑,而檔案又為校務公開的公平、公正、及時和完整提供了必要的保障。學校檔案工作部門要如何充分發揮檔案在校務公開中的作用呢?筆者認為:

首先,要提高認識,積極參與。學校檔案工作人員要認真學習上級關于全面推行校務公開工作和校務公開工作檢查標準等文件,參與校務公開工作機構,主動了解校務公開的內容、時間、步驟與要求,以強化監督機制,及時提供校務公開小組需要的檔案材料,發揮檔案的法律憑證作用,防止暗箱操作,并與校務公開領導小組、執行小組和監督小組人員一起,對公開檔案內容進行分析研究,使有關檔案的公開工作際有利于校務公開的開展,又有利于檔案的保密,教職員工對公開的內容有疑問或需要進一步通過利用檔案來了解詳細情況的,檔案部門應隨時接待查詢,盡量向咨詢者提供除黨和國家規定的應當保密的檔案外的任何檔案材料,同時要根據校務公開的要求,制定校務公開檔案管理制度,實施計劃和相應措施,定期把校務公開的文件材料發到各處室,以明確操作程序、明確職能部門和具體負責人;學校檔案工作人員還應根據不同時期校務公開的內容和特點,制定檔案信息開發利用的計劃,將校務公開活動所需的檔案信息主動開發出來,匯編打印成冊,分發給學校領導部門和教師代表,滿足校務公開的需要。如對學校簡介、學校發展規劃、學校辦學目標、管理制度、基建項目、大宗采購、招生等的有關政策按專題進行匯編,對職稱評定中形成的指標、條件、程序、申報人情況、評審結果進行匯編,增強校務公開的時效性和校務公開的透明度。總之,學校檔案工作人員在校務公開活動中要努力掌握利用檔案的主動權,積極主動圍繞校務公開,淋漓盡致地發揮檔案在校務公開中的作用。

其次,要加大收集力度,夯實基礎工作。校務公開涉及學校管理的每一個環節,教職員工咨詢校情的角度更是層出不窮,這就要求學校要有一個收集完整、門類齊全,管理科學與校務公開能同步發展的檔案資料庫,檔案不完整、不準確,就不能及時、全面地提供校務公開所需的內容。收集應歸檔的文件材料是檔案工作的起點,也是校務公開的必然要求。學校檔案內容豐富,就其類別來說主要有學校黨政管理檔案,教學管理檔案包括教務檔案、學籍檔案、教師業務檔案,德育檔案,科研檔案包括教師的論文和專著,總務管理檔案包括會計檔案、基建檔案、設備儀器檔案等;這些檔案材料一般由校辦公室、教務處、政教處和總務處等處室形成、積累和歸檔,這就要求學校要制定文件材料歸檔制度和建立檔案工作網絡,每個處室都要指定專人負責文件材料的收集,按規范進行整理和歸檔,并對歸檔文件材料的完整性、準確性負責。學校綜合檔案室要集中統一保管各處室形成的靜態檔案,如黨政管理檔案、部分教學管理檔案、會計檔案等,對那些各處室還要隨時補充新的材料的動態檔案,可暫時由有關處室保存,但其檔案目錄仍應送交學校綜合檔案室;學校檔案室要運用現代化管理手段和方法對各類檔案進行科學管理,采用計算機對重要檔案進行掃描,編制機檢式目錄,建立檔案數據庫,使學校綜合檔案室成為學校檔案信息的中心和各方面利用檔案的基地,人們只要通過學校綜合檔案室就能知道有關檔案的主要內容和保存處所,提高檔案的查全率和查準率;學校的專職檔案人員要根據學校的規律,跟蹤收集重大活動的文件材料,如校教代會、各項評估達標活動、校慶活動、基建、招生、大宗采購等活動全過程的文件材料,防止事過境遷,文件散失。除此之外,當前還特別要注意收集師生、家長和社會各界敏感問題的文件材料,如學校領導干部的住房、公務費用、通訊工具使用情況、出國出境、以及學校各種收費項目(含代辦費)、標準、范圍、結算等的批準文書和原始憑證,以保證校務公開的真實性和有效性。

再次,要用科技手段,實行科學管理。目前大部分學校檔案室保存檔案的主體是紙質檔案,很少有電子檔案,在信息社會中,一個學校如不保存電子檔案,是一種缺憾。教育信息化已成為推行教育改革和發展的重要力量,校園網正以其不可抗拒的魅力沖擊影響著教育觀念、手段和模式。

再者,學校的大部分文件材料是在計算機上制作形成的,廣大教師特別是青年教師已習慣在電腦上備課、撰寫發表論文、制作圖文并茂的多媒體課件,隨著校園網的不斷優化,校務公開將在網上進行,電子檔案已成為學校檔案的重要組成部分,必須把電子文件的形成積累納入學校檔案管理的軌道,為了使電子文件不再流失,也為了使電子文件的原始性在將來能夠得到證明,學校檔案管理部門應與計算機管理中心密切配合,及時脫機保存具有保存價值的電子文件。

檔案記載著一個單位歷史,是一個單位不可再生的寶貴財富,是校務公開的信息資源,保護檔案完整與安全,是每個單位的歷史責任,學校全體員工要有檔案保護意識,在利用檔案時要自覺遵守檔案管理制度,愛護檔案,切不可以損壞檔案,否則,將受到《檔案法》的制裁,學校領導要給檔案庫房裝備必要設備,如防火防盜警報器、去濕機、空調機等,改善檔案保管環境,盡量延長檔案的物理壽命,檔案工作人員更要按檔案管理規范,采取“八防”措施,保護檔案的實體安全。

總之,推行校務公開,為學校檔案工作的發展帶來了機遇和挑戰,對檔案工作人員的業務素質提出了更高的要求,檔案工作人員要學習新理論,研究新問題,掌握計算機技術,在校務公開中加強檔案管理和檔案信息資源的開發利用,力爭使檔案在學校民主管理、民主監督和職工參政、議政中發揮更大更好的作用。