淺論檔案在不同鑒定階段中的雙重價值

楊 晶

[關鍵詞]檔案；鑒定；價值：標準

檔案鑒定是檔案工作中的難點，也是檔案管理工作諸環節中最薄弱的，我國檔案鑒定工作開展的情況并不理想，對于我們來說，正確認識當前檔案鑒定工作中的問題，了解不同階段檔案價值的體現。對開展檔案鑒定工作有其現實意義。

一、檔案鑒定的三個階段

美國檔案學家謝倫伯格提出的“文件雙重價值”理論認為。成為公共檔案的文件有兩種類型的價值，對于形成機關的第一價值，對于其他機關或個人利用者的第二價值。第一價值是檔案形成者積累和保存檔案的主要動力，第二價值是重要檔案最終要歸檔案館保存或由國家、社會統一管理的原因之一。

從文件運動的四階段理論來分析，第一階段，文件的辦理形成階段，以文件的正式簽署或者類似的賦予其法律效力的手續為標志。第二階段，文件的現行階段，文件在法律上正式生效后或接收到立卷。當這一階段即將結束時，那些不屬于立卷歸檔范圍內的文件被剔除，立卷歸檔是文件向檔案轉化的標志。第三階段，文件的安全保存階段，檔案室是這一階段的保管機構。第四階段，文件的永久保存階段或歷史階段，此時文件已普遍進入檔案館保存。在文件生命周期的四階段中，第二、三、四階段為檔案階段。

根據文件運動的四個階段，我國將檔案的鑒定工作通常分為三個階段。

1第一個階段，是在文件立卷歸檔之時，由機關文書處理部門或業務部門，對文件是否能轉化為檔案進行“資格審查”，對歸檔文件確定保管期限并據此立卷，對沒有保存價值的文件由機關文書處理部門保存一至二年后銷毀，因此，第一階段是判定哪些文件可以轉化為檔案。

2第二個階段，是在基層檔案室階段，當案卷保管期滿后，需要對保管期滿的檔案進行存毀鑒定，并按期進行檔案入館鑒定，決定哪些檔案應移交檔案館，對無繼續保存價值的檔案進行銷毀。

3第三個階段是在檔案館階段，在國家檔案館階段，需在進行檔案的開放鑒定；地級、縣級檔案館還同時接收立檔單位長期保存的檔案，需對接收的長期檔案進行存毀鑒定，對保管期限不當的檔案進行調整，對所接收的一些撤銷單位的檔案，進行價值再鑒定或者全面鑒定。

二、對“雙重價值鑒定”標準的認識

以檔案雙重價值鑒定標準來看，在檔案鑒定的三個階段中，都存在第一價值和第二價值的鑒定。

1在第一階段，機關文書處理部門或業務部門往往能準確把握文件的行政管理價值、法律價值、財務價值、科技價值，但對文件的第二價值認識往往會受知識面和工作面的限制，很難從長遠的社會需求角度出發準確地把握住文件的第二價值，而第一階段的鑒定在整個鑒定工作中的意義非常重大，如果在第一階段錯誤地銷毀不該銷毀的文件，其損失將無法挽回。

2文件歸檔轉化為檔案后，檔案的鑒定進入第二階段，根據檔案價值的擴展律，很多檔案在形成之初主要發揮行政作用或業務方面的作用，隨著現行期的結束，檔案的作用逐步從單純的行政、業務的信息支持擴展到科學、文化、教育、司法、休閑等各個方面，這就要求檔案室的鑒定人員必須有長遠的眼光，全面把握檔案價值的多元性。

3在鑒定的第三個階段，既要考慮社會的利用需求，又要避免開放的檔案對立檔單位的工作業務可能產生的負面影響，同時還在考慮檔案價值的相對性。如在一個全宗里，個別檔案孤立地看并不重要，但在這個全宗中卻十分重要，因為它能反映出立檔單位的一些情況，相反，個別檔案孤立地看似乎很重要，但在這個全宗中，已有更重要的同類檔案存在，這就要求檔案館的鑒定人員不僅要從來源、形式、內容方面考慮，還要了解立檔單位的整體狀況，才能準確地判斷檔案的價值。同是檔案雙重價值鑒的原則，但在不同的鑒定階段。會因為鑒定主體的因素而產生不同的效果，文件第一價值和第二價值鑒定標準對檔案工作者來說，要有很高的分析問題的能力和豐富的知識底蘊，因此，檔案鑒定主體在評判文件的第二價值時，必須考慮每種利用的重要性。

三、結論

在我國目前檔案價值鑒定體系中，沒有將第一價值和第二價值鑒定的權限分開，每個階段都存在第一價值和第二價值的判斷。我國檔案鑒定中。大量的、基礎的、常規的工作是在基層單位的文書處理部門及檔案室完成的。大部分檔案的生死存亡主要由非專業的或不熟悉檔案第二價值的人員決定，鑒定委員會的組成人員基本上都是臨時抽調的，且牽涉到的人員和單位較多，所以檔案館的鑒定工作并不是經常開展的。根據我國目前現狀，如果將第二價值的鑒定權交給機關文書處理部門和檔案室，必將造成一些不利后果。因此在三個階段中把握第一價值和第二價值的鑒定，除了在我國現行的檔案價值鑒定體系基礎上。全面提升鑒定人員的素質外，應將第二價值的鑒定權從機關文書處理部門和檔案室手中收回，交給檔案館的專職人員去做。

(編輯/劉佳)