論長效監督機制與原始憑證規范化管理

摘要：原始憑證是在經濟業務發生時取得或填制的載明業務情況的書面證明，是記錄經濟業務，明確經濟責任并具有法律效力的憑據；也是登記賬目，進行會計核算，審核檢查賬目的原始資料和依據。近年來，原始憑據失真和利用原始憑據犯罪的現象時有發生，為更好地規范化管理原始憑據，必須加強職業道德教育、建立長效的原始憑證審核監督機制、不斷加大對原始憑證的審核力度和建立與票據管理部門長期的協作機制。

關健詞：原始憑證；規范管理；道德教育；監督機制

中圖分類號：F302.6 文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）05-0209-02

原始憑證是在經濟業務發生時取得或填制的載明業務情況的書面證明，是記錄經濟業務，明確經濟責任并具有法律效力的憑據；也是登記賬目，進行會計核算，審核檢查賬目的原始資料和依據，在會計核算中占有重要地位。加強原始憑證的填制、傳遞、審核和保管等工作，是保證會計核算資料真實性的重要手段。原始憑證管理的好壞，直接影響會計核算質量，影響財務管理水平。筆者就多年的企業實踐以及這兩年來的東莞實地調研作如下探析：

一、當前導致原始憑證失真的主要問題

（一）原始憑證基本要素不全

當前，根據國家統一的會計基礎工作規范規定，原始憑證必須具備憑證名稱，填制憑證日期等七項基本要素和一些相應的必要的附件。但是實際工作中，原始憑證缺少基本要素的情況普遍存在。表現在，一些憑證僅有合計金額，不顯示經濟業務的內容、數量及單價，模糊了經濟業務的過程與性質；一些憑證沒有接受憑證單位的名稱（俗稱票據抬頭），模糊了憑證真實來源，特別是對于餐飲支出、辦公支出等一些會計主體間比較通用的支出憑證，如果沒有抬頭，其來源很可能存在問題；一些憑證沒有經辦人員的簽名或蓋章，相關的經濟責任不明確；一些從外單位取得的憑證沒有加蓋公章或加蓋的公章不符合有關法律法規的規定，如應該加蓋發票專用章的沒有加蓋或蓋成其他印鑒，造成憑證無效。

（二）違反國家有關票據管理的規定使用原始憑證

如以貨幣收付憑證代替實物收付憑證，以自制憑證代替外來憑證，以非購銷憑證代替購銷憑證等。如，購買商品以普通的收款收據代替正規發票等。很容易造成國家稅收減少，國有資產流失，企業財產受損。

（三）原始憑證填寫錯誤

這些填寫錯誤一般是由于填寫人疏忽或素質低造成的，如接受憑證單位名稱出現同音異字等。但是涉及數字金額的錯誤，如原始憑證上大小寫金額不一致；大小寫數字不規范、模糊不清、無法辨認等卻很容易造成多付或少付資金，給企業帶來不必要的損失。

（四）利用原始憑證造假

主要表現在，一是用已經過期作廢的票據報銷；二是用不法分子偽造的假票據報銷；三是對于一次性套寫的發票，不按規定套寫，而是直接在發票聯上書寫；四是對原始憑證上的金額、文字等進行涂改、挖補等，從而達到掩蓋真實經濟業務，套取資金非法牟利的目的。

二、利用原始憑證逃稅的常見形式

（一）大頭小尾

有的商家為了推銷商品，籠絡客戶，故意加大金額開票，出具的發票聯金額大，使購方報銷高額發票從中漁利，而商家則以小數額的發票存根聯交稅。這也是稅務上常說的“大頭小尾”。

（二）擴大內部收據使用范圍

這主要是指有的單位利用只允許單位內部使用的收款收據對外開票，進行亂收費，這種現象主要表現在行政事業單位居多。

（三）用附件收費

是指使用應作為原始發票附件的領料單、提貨單、物資調撥單及維修清單等收費。

（四）原始憑證虛假

是原始憑證填制不規范，要素不全，內容虛假，如“辦公用品一批”、“接待費”等字樣的原始憑證，額度大，無具體內容。

（五）代開發票

筆者最近在東莞的某外資園區調查時發現一家企業，產品本是100%出口（其想是兩免三減企業），不可以國內銷售，而其實際有國內銷售，這就是走私，于是請國內同行代開發票，國內銷售。第一，搶占了一定的國內市場；第二，繼續以純出口企業騙稅。

種種跡象表明，原始憑證特別是發票使用的混亂局面十分嚴重，不僅極大地妨礙了《會計法》的貫徹實施，而且擾亂了國家正常的經濟秩序，助長了腐敗行為的滋生。造成原始憑證管理混亂。盡管這一切有多方面的原因，但從會計角度來看，關鍵還是管理不嚴。—些單位和個人對憑證管理的重要性認識不足，對發票的管理制度和使用規定缺乏應有的知識，受高額利潤匯報影響大，不惜鋌而走險。從整個社會經濟秩序的大環境上看，財經秩序混亂，管理薄弱，監督不力，處罰懲治不嚴。從人員素質上看，有的單位領導和財會人員素質偏低，財會人員地位偏低，領導授意指使財會人員編造虛假憑證違反經紀律報銷的現象時有發生。

三、建立原始憑證規范化管理的具體措施

（一）加強職業道德教育和財會知識的普及

要在進行廣泛的職業道德教育的基礎上，對會計人員和其他部門人員按照職責的不同分別進行財會知識的教育。對于會計人員要加強專業知識教育，使其盡快掌握新的知識和技能，不斷提高自身業務素質和審核判斷能力；對于其他部門人員，應當以《會計法》和有關票據管理法規的普及為重點，使其明確自身在會計工作中的責任，自覺提供真實可靠，合法完整的原始憑證，從而為在源頭上保證會計信息的質量打下了基礎。

（二）建立長效的原始憑證審核監督機制

審核原始憑證是會計核算工作的起點，繁雜瑣碎，任務艱巨，不能有一絲懈怠，要保證質量就必須依據《會計法》，在有關業務部門與會計部門及相關人員之間建立起一套完整的相互制約、相互監督的長效內部控制制度。首先由業務經辦人員以真實發生的經濟業務為依據，獲得相應的原始憑證，并對原始憑證的合法真實性負責，其次，會計人員根據《會計法》賦予的對原始憑證的審核權對經批準入賬的原始憑證進行審核監督并編制記賬憑證，對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位領導人報告。對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統一會計制度的規定更正、補充。再次，根據分工，由初審以外的會計人員復核記賬，對于違反規定原始憑證應予以堅決退回。最后，會計主管人員的審核監督與內部稽核人員的事后監督。要在會計主管人員對以各個環節進行全程監督審核的基礎上，加強內部稽核部門的事后監督，從而為保證會計信息質量奠定制度基礎。

（三）以《會計法》為依據，不斷加大對原始憑證的審核力度

首先，要審核原始憑證的內容和填制手續是否合規。主要審核憑證所記錄的經濟業務是否與實際情況相符；原始單據應具備的基本內容是否填寫齊全；文字和數字是否填寫正確，清楚；有關人員是否簽字蓋章。審核中若發現不符合實際情況，手續不全或數字計算不正確的原始憑證應退回有關部門或相關人員，要求予以重辦或補辦。其次，審核原始憑證所反映的經濟業務內容是否合理、合法，主要查明發生的經濟業務是否符合國家的法律法規，有無違法亂紀行為。

（四）與票據管理部門建立長期協作機制

主要是要充分利用網絡等現代化的通信聯絡工具，與財政、稅務尤其是稅務等票據管理主管部門建立協作關系，以便及時了解票據的更換情況，正確鑒定真偽票據，詳細掌握各種票據的適用范圍；對于審核過程中發現的新情況、新問題，要及時向這些部門咨詢、反映，對于一些違法亂紀行為要及時向這些部門通報、檢舉，以保證會計核算的順利進行和會計信息的真實可靠。

（五）加大原始憑證違法犯罪的打擊力度

對利用原始憑證違法犯罪的堅決查處，絕不姑息，并及時在相關媒體上公布，讓犯罪分子有畏懼心里，不敢冒然嘗試，加大其違法犯罪的成本。

作者簡介：楊玉國（1969- ），男（苗族），湖南吉首人，東莞南博職業技術學院財經系講師、會計師，吉首大學商學院碩士研究生，研究方向：欠發達地區區域經濟發展研究、會計職業教育。