利用郵件合并功能提高檢驗報告的制作效率

[摘要]制作檢驗報告是一件費時費力又極易出錯的煩瑣業務，本文詳細介紹了利用Word郵件合并功能，并與Excel數據源結合，制作檢驗報告的方法。這樣既提高了制作檢驗報告的效率，又減輕了報告校對的工作量。

[關鍵詞]郵件合并；檢驗報告；Word；Excel

[中圖分類號]F270.7；TP391 [文獻標識碼]B [文章編號]1673-0194(2009)07-0069-04

制作檢驗報告是檢測機構的一項日常業務，這項看似簡單的業務，實際操作起來并不輕松。由于經常需要處理大量相似的數據信息，傳統的制作方式需要大量重復地使用“復制”和“粘貼”來完成，這種以用手工方式填寫檢驗報告的過程不但費時費力，而且極易出錯，最后的校對工作同樣十分費心。一些檢測機構的整體管理軟件或許可以解決一些問題，但其售價昂貴，操作也不夠靈活。為此，本文試圖尋找一些簡便易行的手段來簡化檢驗報告的制作過程。

經研究發現，檢驗報告的格式是基本固定不變的，每一批報告需要填人的內容在一定程度上是連續的甚至是重復的。按檢測機構制作檢驗報告的常規工作程序，在填制每批檢驗報告前往往先會制作一份檢驗結果數據匯總表，然后再按照數據匯總表上的數據一一對應地“復制”、“粘貼”到每份檢驗報告中。針對這一情況，本文提出可以利用MicrosoftWord提供的一項高級功能——“郵件合并”，來簡化這項煩瑣的工作，這一功能不僅能極大地提高填制檢驗報告的速度，而且不易出錯。既提高了檢驗報告的制作效率，又減輕了檢驗報告校對的工作量，使制作檢驗報告從此變得簡單、快捷。

一、郵件合并的概念及在檢驗報告中的應用

郵件合并是Microsoft Word的一項高級功能，可將數據從所在的數據源文件中提取出來，放在主文檔中用戶指定的位置上，從而把數據庫記錄和主文本組合在一起。主文檔是郵件合并的主體，任何一個Word文檔都可以作為郵件合并的主文檔。主文檔中包括兩個部分：固定的主要數據內容和郵件合并的合并域。數據源是包含要合并到文檔中的信息的文件。數據源可以是Word文件、Excel工作簿、Access數據庫、Query文件、Foxpro文件等。因為Excel在工作中廣泛運用，且排序功能強大，所以常用Excel表格作為數據源。

在檢驗報告的制作中，郵件合并的主文檔即為一份空白的檢驗報告，其擁有固定的格式結構、文字和表格。郵件合并的數據源即為一份檢驗結果數據匯總表，包括第一行的表頭和多行數據，每一行數據，對應著一份報告。數據匯總表的格式為Excel文件。

二、利用郵件合并制作檢驗報告

1、創建主文檔

利用Word制作一份標準格式空白檢驗報告(見圖1)，作為主文檔。將文件保存為“報告模板，doc”。

2、創建數據源

利用Excel制作一份數據匯總表，作為數據源。數據匯總表的第一行為表頭，表頭中的每一列對應“報告模板”中的每一個需要填空的項，如產品名稱、報告編號、委托單位等。第二行開始往下，以每一行為單位填寫每一份檢驗報告中應填人的數據，連續填制到最末一行，中間不能有空行。最后一行的數據即為本批最后一份檢驗報告中的數據。由于每批檢驗報告中的某些內容是完全一樣的，如檢驗類別和委托單位等，還有一些內容具有連續性和規律性，如報告編號等。這樣就可以充分利用Excel的自動填充功能快捷地完成數據匯總表的填制。將文件保存為“數據表”xls。

3、向主文檔中添加域

在Word中打開“報告模板，doc”文件，依次點擊Word工具欄一視圖一工具欄一郵件合并，將郵件合并功能欄添加到Word工具欄中；在郵件合并功能欄中點擊設置文檔類型按鈕，選擇“普通Word文檔”；點擊打開數據源按鈕，找到并打開先前制作的“數據表，xls”，此時“數據表”的屬性將自動變成只讀文件，表中的數據被“報告模板”鎖定，只能讀不能改，待“報告模板”文件退出后才能修改。將光標定位在“報告模板”中需要填人數據的位置上，如“產品名稱”空格內，在郵件合并功能欄中點擊插入域按鈕，選“產品名稱”，插入后關閉。此刻可以發現在“報告模板”的“產品名稱”空格內出現了“《產品名稱》”的字樣。依次在“報告模板”中需要填人數據的位置上全部插入“數據表”中對應的)。

4、合并域到新的文檔

在郵件合并功能欄中點擊查看合并數據按鈕，可以發現在“報告模板”中的“《××》”全部變成了想要填入的數據，且對應為“數據表”表頭下的第一行數據(見圖4)。郵件合并功能欄中的定位記錄應顯示“1”。點擊下一記錄按鈕，定位記錄顯示應變成“2”相應的“報告模板”中數據全部換成了“數據表”表頭下的第二行的數據。再往下翻幾條記錄，查看“報告模板”在填入數據后的格式是否出現變形、錯行、字體大小不合適、單元格對齊不符合要求等格式上的錯誤。再次點擊查看合并數據按鈕，“報告模板”中的數據重新回到了“《××》”字樣，選擇需要修正的“《××》”處，重新編輯合適的格式。再通過點擊查看合并數據按鈕，反復查看反復修正需要調整的“《××》”處，直至將填入數據后的“報告模板”調整到完全符合要求為止。

在郵件合并功能欄中點擊“合并到新文檔”按鈕。此時可以選擇合并范圍，以選擇“全部”為例。點擊確定后，Word瞬間就可將“數據表”中的每一行數據轉換成一份檢測報告，連續地排列在一個新的Word文檔中。整批報告的制作就此大功告成。報告的校對工作也不需要針對每一份報告一一進行了。只需要校對數據匯總表中的數據和前幾份報告的格式即可。

三、結束語

郵件合并功能是Microsoft Word提供的一項高級功能，能在編輯成千上萬份檢測報告的實際應用中發揮強大的自動化功能，可減輕填制和校對檢測報告的工作強度，大大提高辦公效率。