基于業務與財務視角的企業IT預算編制方略

[摘 要] 本文詳細解構了基于IT服務管理理念的IT業務要素、IT運作方式，以及對IT資源配置的驅動，然后結合財務視角進行深入分析，試圖搭建一個IT預算編制框架，以指導IT預算編制。

[關鍵詞] IT預算;IT業務;IT服務

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 20 . 026

[中圖分類號]F270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2009)20-0066-05

IT技術已經成為企業核心競爭力的關鍵要素和企業創新的重要驅動力，也是企業日常運營的基礎。IT技術對于企業戰略和運營的重要性毋庸置疑，但是IT投入也是巨大的，像通用汽車、沃爾瑪這些跨國巨頭，每年的IT投入是幾十億美元。根據2004年市場研究公司Forrester Research的一份報告顯示，歐洲企業IT預算占收入的4.8%，美國企業IT預算占收入的4.2%。國內目前業界的一般經驗值是:當企業IT投入占企業年收入的比例長期小于1%的時候，IT業務將無法運轉，當這個比重上升到2%～3%的時候，IT能夠正常運轉。這些數據僅是均值，忽略了行業差異、企業IT成熟度不同等諸多因素，實務中這個比例差異很大，但是我們依據這些數據仍然可以粗略測算出，一個年營收10億人民幣的企業，IT投入需要2000萬～3000萬人民幣，可見IT預算動輒百萬、千萬甚至上億規模。在目前全球金融危機環境下，據高盛公司調查結果估計全球約65%的企業削減了2009年IT預算，30%的企業暫停了可隨意支配的IT經費，因此首席信息執行官CIO需要仔細考慮如何根據企業總體目標規劃IT預算，如何控制IT支出，如何提高IT投資效益，合理利用有限的資源。對以上這些涉及IT資金的決策、計劃、核算、控制、評價的IT財務管理要素進行研究極具實務價值，這其中相當多的內容屬于IT預算管理范疇。

本文主要研究IT預算管理的起點——IT預算編制。本文的特色是詳細解構了IT業務如何驅動IT支出，同時結合財務視角進行分析。之后從總體上探討IT預算編制的內容框架。

一、IT預算編制的特殊性

IT預算是一種非常有效的財務工具，預算報表上清晰呈現企業全年IT的詳細資金安排和實施計劃，幫助CIO全面而深入地分析和掌控IT投入分布，有效監控和調整資金配置，確保IT投入和項目建設的有序執行，進行有效的財務評估。同時它作為有效的溝通工具幫助CIO獲得CFO、CEO及董事會在資金上的支持。

但是需要指出的是IT預算編制有其特殊性，這主要有兩方面的原因:一方面由于IT業務的技術性強，CIO和其成員較多偏于技術型人才，對于預算這種財務工具不熟悉，在編制中會遇到很多財務問題;而另一方面，如果CFO和其團隊成員熟悉預算編制，但對于IT業務的專業性和特點缺乏了解，也會出現一些技術方面的問題。因此做好IT預算需要將IT業務與財務進行有機結合，有必要融合這兩個視角進行探討。

二、IT預算編制的業務視角分析

根據最新的IT管理理念，IT部門是為企業內外部各類用戶提供IT服務的組織。它的業務概覽和資源配置如圖1所示。

(一)IT服務分類

1. 基礎性服務

郵件、公告、論壇、信息安全服務，移動辦公(包括無線上網)、視頻會議、電話會議服務、辦公自動化服務、IT熱線、員工辦公IT設備維護等公共基礎性服務。

2. 應用服務

應用服務通過特定應用系統的功能支持特定業務流程、業務職能，進行業務分析、輔助決策等，幫助業務領域實現具體的業務目標。比如企業ERP(企業資源計劃)、AIS(會計信息系統)、DSS(決策支持系統)、SCM(供應鏈管理系統)提供的服務等。

(二)基于IT服務的日常業務運作

為提供這些IT服務，IT部門需要建設和維護IT基礎設施，比如建設和維護服務器機房，購置各類硬件和系統軟件、鋪設企業內外網、租用各類電信運營商提供的專用網絡線路和其他服務等;需要建設和維護IT應用系統，比如采購通用的應用軟件包進行實施，開發全新的應用系統，開發過程需要采購相應開發工具。

IT日常業務相當大一部分內容是維護當前IT服務水平，除此以外還包括來自于以下幾個因素驅動的IT業務，這些業務一般具有創新型，給企業帶來新的價值。

1. 現有IT服務內容需求發生變化

業務部門(IT以外的部門)提出新建IT應用系統來支持業務的需求，比如建設訂單管理系統管理各類客戶訂單。或者由于業務模式變化、業務流程變革等多種因素導致IT現有應用系統需要進行較大規模的功能調整。由于外部軟件供應商的升級引起的系統升級。

2. 現有服務的規模需求發生變化

由于用戶數量的激增、交易量的擴大，或者公司地理布局的變化將引起基礎設施層面的調整、新增、擴建等，比如網絡調整、數據庫的擴容、服務器增加等，同時也可能引發應用系統的調整來響應規模上的變化。

3. 服務等級發生變化

用戶對軟件操作的響應時間要求變化、數據備份要求變化、應用系統可用性要求變化、可靠性要求變化等都會引發基礎設施和應用系統的建設和調整。此外，直接或者間接服務于用戶的IT管理流程也需要建設和優化，比如IT熱線服務等，以提高客戶滿意度。

(三)IT業務的運作方式

根據上述的價值驅動角度歸類，IT業務運作可以大致分為兩大類，包括:

1. IT項目類業務

對于目標明確、范圍明確、具有一定資金投入規模，有明確時間約束，且需要綜合調配資源完成的工作任務往往可以通過項目的方式進行運作，比如新的基礎設施建設，應用系統建設和實施，重大系統改造升級等，稱為IT項目運作。IT項目運作往往帶來新的IT服務價值。

2. IT日常運維業務

其余的工作任務一般屬于IT日常維護的內容，主要用于保證現有內容、規模和等級的IT服務的可用性和可靠性，如日常系統監控、備份、系統調優、系統故障分析和處理，應用系統小更改，小規模的軟件升級，系統補丁、病毒庫的定期更新、定期的系統安全檢查，硬件損壞的備件更換、機房巡檢、IT事件的及時響應和處理等。IT日常運維一般維護當前的IT服務價值水平。

(四)IT預算的業務要素分布

基于上述IT業務的分析，IT預算分布于以下不同的IT業務要素:

1. 機房及相關基礎設施建設和維護

服務器和網絡設備機房包括建筑物以及按照機房建設標準的各類配套相關設施，如消防、UPS、空調、機房安全監控等設備。在一些較大規模的企業，集中存放服務器、數據的機房被稱為數據中心(從概念上講數據中心含義更廣泛)。其中包括相關的電力費用投入。

2. 系統硬件采購

系統硬件包括服務器、存儲設備、備份、監控、安全設備以及視頻、語音等其他設備。

3. 網絡設施采購

網絡基礎設施包括網絡線路、網絡設備以及其他相關附屬設備。

4. 硬件維護

硬件設備供應商提供日常維護服務，例如定期例行檢查、硬件設備故障診斷和修復、備件的更換等，服務將依據等級不同采用不同的費率，可按年收費或按次數收費。

5. 系統軟件采購

需自行采購的操作系統、數據庫、郵件系統、Proxy系統、防火墻系統、防病毒軟件、備份管理系統、系統監控管理系統等的軟件許可證費用。

6. 系統軟件維護

軟件供應商提供的日常維護服務，例如軟件Bug 處理、系統補丁、版本升級、問題解決等，一般可按年收費或者按次數收費。

7. 應用系統采購和自建

應用系統軟件來源主要有兩類。一類是購買成熟的軟件包進行實施，在軟件通用功能基礎上根據企業的業務需要進行二次開發，例如ERP系統。實施ERP的投入主要包括軟件包許可證費用、開發實施費用，其中軟件包許可證費用歸屬軟件費用，開發實施費用歸屬為外部人力資源投入。另一類為完全自行開發實施的應用系統，投入主要包括一些軟件開發工具平臺和內外部人力資源，前者歸屬為軟件費用，后者歸屬為人力資源投入。

8. 人力資源投入

在IT日常維護和項目建設中需要大量的人力資源投入，其中包括內部人力資源投入和外部人力資源投入。

內部人力資源投入除員工薪酬以外，必須包括為滿足技術更新導致的對人員知識和技能更新所需的培訓費用。

部分項目和日常維護工作由于各種原因需引入外部的人力資源，比如ERP的實施需要專業的技術咨詢和顧問服務，以彌補內部人員技能和經驗上的不足，控制項目風險。此外有時需要臨時短期的外部人力資源彌補大項目短期的人力資源不足等。

三、IT預算編制的財務視角分析

由于IT預算是企業財務預算的組成部分，編制IT預算需要重點關注以下財務視角的觀點。這也是實務中IT人員容易混淆的一些概念，易造成對IT預算理解和運用的誤區。

(一)資本性支出和日常費用

1. 資本性支出

從會計核算上講，我們把支出的收益僅與本會計年度相關，因而應從本會計年度實現的收入得到補償的支出，稱為收益性支出;而把支出的收益與多個會計年度相關，故應在多個會計年度所實現的收益中逐步得到補償的支出，稱為資本性支出。按照會計配比原則，收益性支出應在支出當期全部作為本期費用，而資本性支出則應按一定比例(標準)分別分攤成多個會計期間的費用。資本性支出一般包括構成固定資產、無形資產、遞延資產等的支出。

具體到IT業務來說，機房建設和改造、生命周期大于1年的硬件設備及配套軟件的安裝實施等可歸屬于資本性支出。生命周期大于1年的軟件系統項目實施費用(包括軟件費用、實施費用、培訓費用、技術咨詢費用等)是否歸入資本性支出，這需要結合各自的企業會計政策的運用，本文不加以界定。

2. 日常費用

日常費用指的是IT日常運維的投入，主要包括:

(1)員工投入，主要指企業對與IT系統相關的人力資源投入，包括員工薪水、加班費用、培訓費用及員工差旅費用、交通費用、通訊費用等。

(2)硬件維護，主要包括硬件的折舊費、維護費、修理費和硬件租用費。

(3)軟件維護，包括軟件的維護費(客戶支持、更新升級)、軟件租用費和其他費用。

(4)機房和網絡基礎設施日常維護，主要包括由線路租賃、日常運維中的外包服務(例如服務器/數據中心托管服務費用、安全服務)、運維中的技術咨詢費用和顧問服務費等。

日常費用一般屬于收益性支出，作為期間費用支出，不需要進行分攤。

例如，對于預計7月份采購到貨的價值200萬元，折舊年數為3年的固定資產支出來說，它在采購當年對于IT費用預算上僅體現折舊200×(12-7)/(3×12)=27.78(萬元)。但是這項資本性支出將持續影響后續兩年的費用預算。顯而易見，這對預算結果的影響很大。

因此財務上經常要求編制IT費用預算和單獨的重大資本性支出預算。IT費用預算中包括資本性支出分攤在當年的費用，比如固定資產的折舊費用，費用預算對當年利潤預測的影響很大。而對重大資本性支出預算則需要詳細的投資分析報告進行評價，并關注其對于企業長期盈利預測的影響，以及評估資本性支出涉及的重大現金流對于財務現金預算的影響。

(二)現金收支和權責發生

企業一般采用權責發生制進行會計核算，在IT費用預算編制和資本支出預算編制時也相應采用權責發生制的會計核算口徑。IT人員在理解IT預算時容易將現金收支和成本費用的概念混淆。例如企業采用預付款的方式在5月份支出了IT軟件采購款50萬元，但是相關費用在9月份安裝實施驗收完畢后才確認為會計核算上的IT費用。預算編制時需要預測安裝實施完成的時間而不是付款的時間，這種現象在年尾的時候尤其需要受到關注，比較容易出現由于驗收拖延導致IT費用未能在本年內確認，其結果是當年的預算沒有使用，卻占用了第二年的預算，除非企業采用滾動預算可以適當避免這種情況。

(三)自建和租賃及外包等不同商務模式下的IT支出

企業由于多種原因會采用不同的IT運作模式，這將影響IT預算編制。例如許多企業考慮到建設成本和日常維護投入高，不采用自建服務器機房的方式，而是將服務器托管給專門提供服務器托管服務的供應商，通過托管合同進行約束，在這種情況下自建模式的資本性支出就轉化成每年的托管費用這類日常運維開支，同時給現金流帶來不同影響。

(四)IT業務支出分布類型和會計核算的匹配

IT預算編制和控制大多情況下按照會計核算體系來處理。IT預算編制人員需要仔細分析IT業務費用支出特點，同時熟悉本企業會計政策下的IT業務核算用的會計科目體系，明確每一科目核算具體核算什么IT業務，每一項IT業務支出歸屬哪個會計科目核算，還需要詳細了解哪些支出歸屬為資本性支出，在何種情況下需要按照收益期分攤，業務流程上哪個時間點和哪一項業務活動結束后該支出將在會計核算上確認為費用，以便于日常預算控制落地到日常的業務流程中。由于每個企業有各自的會計科目核算體系，比如軟件采購和實施，有的作為費用處理，有的完工后按照無形資產核算處理，所以具體問題需要具體分析。圖2所列示的是常見的IT支出和相應的會計科目。

四、IT預算編制框架

預算編制框架可以劃分為3個層次兩個維度。

(一)IT預算編制3個層次

如圖3所示，IT預算編制3個層次分別是:

1. IT業務明細預算層次

IT業務預算明細層次一般可以由IT各職能部門負責編制，比如網絡部負責編制網絡租賃費用預算，網絡設施建設項目預算;系統部負責編制服務器、存儲等固定資產預算，系統軟件采購預算，以及相關硬件、系統軟件維護費用預算，重大系統類基礎設施項目預算等;由應用開發部門負責編制應用系統開發、實施項目的項目預算，以及開發工具軟件及應用軟件維護的預算等。此類預算和各職能部門IT業務計劃密切相關。

在編制明細預算的時候需要很多基礎性的信息，比如IT項目清單提供已立項已在建設中的項目和計劃建設的IT項目，固定資產清單提供歸屬IT部門的固定資產，據此可以測算已有固定資產的折舊費用，軟件清單提供已有軟件及相關信息，據此測算是否需要追加采購，軟件維保清單提供維保費用的測算，軟件預算的同時需要考慮維保費用預算。網絡線路清單提供所有網絡預算的基礎數據。

如果從ITIL①服務管理流程最佳實踐來看，上述的很多基礎性信息是在配置管理流程(Configuration Management)中進行日常維護，但是目前大多數企業，即使信息化較為成熟的企業在配置管理上也存在很大欠缺，那么我們至少需要管理好上述這些基礎信息。這些重要的基礎性數據很大一部分來源于合同，因此IT合同管理非常重要。

2. IT業務匯總預算層次

由IT預算負責人將所有業務明細預算進行匯總，首先分類匯總各部門的日常維護所需要預算，包括軟件、硬件、人力資源等IT業務要素;然后分類匯總各部門IT項目預算的軟件、硬件、人力資源預算等IT業務要素。測算資本性支出預算、人力資源預算、折舊費用預算、網絡租賃、軟件、硬件維護等各個業務要素的預算，并結合業務規劃的項目建設進度和會計核算方法測算月度(或者季度)的時間分布。

在這一預算層次上，IT可以對預算的合理性自行評價。同時獲得管理用的各種維度預算。比如各職能部門的預算，項目預算，業務要素預算，以便于日后進行預算分析和控制，及對具體責任部門和責任人的評價。

3. IT財務預算層次

由IT預算負責人將業務預算轉換成符合統一規范的財務預算，包括IT費用預算、資本性支出預算、人力資源預算等。由專門財務預算小組站在公司層面進行復審，對重復、漏編和不合理的IT預算進行調整、取舍和補充，匯總編制成綜合預算表。按照最高優先級所確定的預算標準及IT活動的優先次序分配資金，落實預算。

(二)IT預算編制的兩個維度

在編制IT業務明細預算的時候，每個職能部門都需要從兩類投入進行規劃。

1. 日常維護類費用預算

日常維護類的預算相對比較容易估測，因為它是維護當前服務水平所需的費用，有時我們可以依據歷史數據進行較為準確的預測，例如軟件維護費可以根據目前正在使用的軟件清單，按照維護合同約定的費率和服務時間進行測算。對于信息化實施較為成熟的企業，大部分IT預算用于日常維護，可能占到總額的80%以上。

2. 項目預算

項目預算經常用于新應用系統建設，大規模基礎設施建設，重大系統升級等，涉及硬件、軟件、實施、培訓等投入。對于信息化建設期的企業，需要實施AIS、ERP等系統，項目預算占很大比重，也有很多大型企業需提升供應鏈管理水平或商業智能水平，實施SCM、CRM系統或BI，提高供應鏈反應能力或改變客戶體驗，上線這些系統需要建立大型數據庫和存儲，項目預算也會非常大，需籌集專門資金，進行嚴格的項目預算控制。此外，項目預算的準確性反映項目經理的項目管理能力、技術水平和經驗以及準確估測資金的能力。因此項目預算管理能力是評價項目經理和CIO能力的重要方面。

區分日常維護和項目預算的價值在于:

(1)對不同維度的預算采用不同的估測方法，并將方法標準化;

(2)便于從總體上評價預算分布的合理性;

(3)對不同維度的預算采用不同的預算控制和評價的方法;

(4)區分維護當前服務水平的預算規模和創造新業務價值的IT投入，幫助決策;

(5)幫助判斷企業信息化建設所處的階段;

(6)對于需對IT服務計價的企業來說，幫助定價。

此外需要指出的是，一般在預算編制時要考慮適當的冗余，以防一些隱性的成本消耗預算，或者出現緊急IT需求后缺乏資金無法應對。

綜上所述，編制IT預算需要全面深入分析IT業務要素、運作方式，掌握會計核算的政策和標準，站在業務和財務視角全面運用IT預算編制框架，真正掌握和使用IT預算這一有效工具，發揮其價值。

主要參考文獻

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