淺析財(cái)務(wù)管理信息化對內(nèi)部控制的優(yōu)化作用

[摘 要] 企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化直接影響著內(nèi)部控制系統(tǒng)的運(yùn)行效率。良好的財(cái)務(wù)管理信息化，可以使管理者及時(shí)掌握企業(yè)的運(yùn)營狀況，能夠促進(jìn)和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制。本文重點(diǎn)探討了財(cái)務(wù)管理信息化對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化作用，以及實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化對優(yōu)化內(nèi)部控制的意義。

[關(guān)鍵詞] 財(cái)務(wù)管理;信息化;內(nèi)部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 20 . 013

[中圖分類號]F275;F233[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673 - 0194(2009)20 - 0031- 03

一、財(cái)務(wù)管理信息化與內(nèi)部控制概述

1. 財(cái)務(wù)管理信息化

財(cái)務(wù)管理信息化是指企業(yè)以業(yè)務(wù)流程重組為基礎(chǔ)，在一定的深度和廣度上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，控制和集成化管理企業(yè)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中的所有信息，提供經(jīng)營預(yù)測、決策、控制和分析手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部財(cái)務(wù)管理信息的共享和有效利用，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力。

財(cái)務(wù)管理信息化是在特定的環(huán)境下產(chǎn)生的一種全新的財(cái)務(wù)管理方式，它具有實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流同步化，財(cái)務(wù)管理集成化，財(cái)務(wù)組織彈性化以及財(cái)務(wù)資源供應(yīng)鏈化等特點(diǎn)，其在企業(yè)財(cái)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立信息系統(tǒng)，使企業(yè)財(cái)務(wù)信息得到集成和綜合，從而提高財(cái)務(wù)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

財(cái)務(wù)管理信息化比會計(jì)電算化和會計(jì)信息化有更廣闊的范圍，將會計(jì)和財(cái)務(wù)工作均統(tǒng)一規(guī)劃，將管理上升到?jīng)Q策支持的層次，強(qiáng)調(diào)與企業(yè)其他系統(tǒng)的整合，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化服務(wù)。

2. 內(nèi)部控制

國際上最具影響力的內(nèi)部控制框架體系是美國COSO(Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission)發(fā)布的內(nèi)部控制整體框架。COSO框架將內(nèi)部控制的三大目標(biāo)定位為財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、經(jīng)營的效率及效果、相關(guān)法律或法規(guī)的遵循。其具體內(nèi)容則包含了5個(gè)相互聯(lián)系的要素:控制環(huán)境(control environment )、風(fēng)險(xiǎn)評估(risk appraisal)、控制活動(dòng)(control activity)、信息與溝通(information and communication)、監(jiān)控(monitoring )。

控制環(huán)境確定了企業(yè)的總體態(tài)度，它是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)，對其他4個(gè)要素起制約作用。風(fēng)險(xiǎn)評估是提高內(nèi)部控制效率和效果的關(guān)鍵?？刂苹顒?dòng)貫穿于整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)階層和所有的職能部門。信息與溝通不僅包括企業(yè)內(nèi)部的信息與溝通，還包括企業(yè)與外部的信息與溝通。監(jiān)控是對企業(yè)內(nèi)部控制整體框架及其運(yùn)行情況的跟蹤、監(jiān)測和調(diào)節(jié)，以自始至終確保其有效性。

傳統(tǒng)認(rèn)為內(nèi)部控制更多關(guān)注防范財(cái)務(wù)報(bào)表風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)際上企業(yè)中更多的管理控制還存在于防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，如授權(quán)、審批、合同、價(jià)格、安全生產(chǎn)等日常經(jīng)營業(yè)務(wù)流程中風(fēng)險(xiǎn)控制，以及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，如滿足法律、審計(jì)、稅收、環(huán)保等外部強(qiáng)制性管理流程的要求。

二、財(cái)務(wù)管理信息化對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化作用

從以上分析可知，內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控等5個(gè)方面。財(cái)務(wù)管理信息化對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化作用也主要表現(xiàn)在這5個(gè)方面。

1. 信息化對財(cái)務(wù)控制環(huán)境的優(yōu)化

控制環(huán)境是對企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)的建立和實(shí)施有重大影響的各種因素的總稱。包括員工品質(zhì)與知識結(jié)構(gòu)，管理哲學(xué)和經(jīng)營方式，組織結(jié)構(gòu)與授予權(quán)力和責(zé)任的方式，人力資源政策和實(shí)施等。在信息化環(huán)境下，企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境將發(fā)生以下主要變化:

(1)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生改變。實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的第一步就是對傳統(tǒng)企業(yè)管理模式下臃腫的財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行瘦身，這將使企業(yè)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)趨向扁平化，使得決策者和執(zhí)行者能夠快速溝通，企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制層次明顯減少，責(zé)任更加明確，效率更高。企業(yè)內(nèi)部控制將由“命令和控制”向“集中和協(xié)調(diào)”轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)企業(yè)中，工作按等級、過程分工負(fù)責(zé)，然后通過命令和控制層層分解。財(cái)務(wù)管理信息化企業(yè)的工作通過信息網(wǎng)絡(luò)可以很方便地使內(nèi)部及外部人員之間平等、動(dòng)態(tài)地進(jìn)行協(xié)作和溝通，每一個(gè)人都可成為企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)節(jié)點(diǎn)或決策點(diǎn)，加上信息化系統(tǒng)的集中管理，使企業(yè)內(nèi)部控制方式向集中和協(xié)調(diào)方式轉(zhuǎn)變。真正做到向管理要效益。

(2)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的方式和管理觀念將發(fā)生改變。財(cái)務(wù)管理信息化通過個(gè)人與組織建立起“視窗”，簡化了組織結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化了控制力，使內(nèi)部控制的透明度明顯增強(qiáng)。信息技術(shù)的應(yīng)用增強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理的能力。信息經(jīng)濟(jì)要求并引導(dǎo)著企業(yè)財(cái)務(wù)組織從機(jī)械式向有機(jī)式并最終向虛擬組織發(fā)展演變，要求企業(yè)的財(cái)務(wù)主管在一個(gè)動(dòng)態(tài)的環(huán)境中發(fā)現(xiàn)內(nèi)聚力和構(gòu)造組織，既要有利于創(chuàng)造、革新、加快速度，又能在不斷磨合中加強(qiáng)內(nèi)部控制和向心力。

(3)人力資源政策趨向人本化。信息化社會中企業(yè)信息網(wǎng)的建立大大降低了企業(yè)獲取有形資源的成本，資金和其他生產(chǎn)資料相對豐裕，與此相對，信息人才成為稀缺資源，相應(yīng)的管理重點(diǎn)也由物轉(zhuǎn)向人，尤其要注重人力資源的開發(fā)，真正做到人盡其才。

2. 信息化對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)化

信息技術(shù)的應(yīng)用使財(cái)務(wù)管理的范圍擴(kuò)大，除了完成傳統(tǒng)的會計(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理外，還集成了管理及財(cái)務(wù)的相關(guān)功能，財(cái)務(wù)管理信息化所采用的信息技術(shù)使企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶之間、企業(yè)與國家之間共享資源成為可能，企業(yè)內(nèi)部控制的范圍不再局限于企業(yè)內(nèi)部，而是逐步延伸到企業(yè)外部和宏觀環(huán)境。如網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上理財(cái)、財(cái)務(wù)信息查詢等，從而改變了傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制內(nèi)容和方法。所以我們應(yīng)樹立信息意識，更新控制觀念，有效利用信息技術(shù)為企業(yè)服務(wù)。如果我們把信息技術(shù)作為防范風(fēng)險(xiǎn)的工具，與業(yè)務(wù)活動(dòng)有效結(jié)合起來，一個(gè)控制良好的電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)具有更大的潛力來減少錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生，保證企業(yè)活動(dòng)嚴(yán)格按照商業(yè)規(guī)則進(jìn)行。

3. 信息化對財(cái)務(wù)控制活動(dòng)的優(yōu)化

控制活動(dòng)是企業(yè)為了保證指令得到實(shí)施而制定并執(zhí)行的控制政策和程序，是針對實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)所涉及的風(fēng)險(xiǎn)而采取的必要防范或減少損失的措施。

(1)財(cái)務(wù)管理由單一目標(biāo)向多目標(biāo)發(fā)展。在信息時(shí)代，企業(yè)的資本結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大變化，物質(zhì)資本的地位相對下降，而知識資本的地位上升，這使得財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)需要重新定位。既要考慮股東財(cái)富，又要關(guān)注股東以外的相關(guān)利益主體，使得財(cái)務(wù)管理目標(biāo)由以往的“企業(yè)價(jià)值最大化”單一目標(biāo)向多目標(biāo)發(fā)展。

(2)控制重點(diǎn)多樣性。信息技術(shù)的引用增強(qiáng)了財(cái)務(wù)控制手段的多樣性、靈活性、高效性，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的預(yù)防、檢查與糾正的功能。控制的重點(diǎn)由以對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫θ恕C(jī)共同控制為主，控制程序也應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)處理相適應(yīng)。

4. 信息化對信息與溝通的優(yōu)化

財(cái)務(wù)管理信息化協(xié)同處理和管理信息的全面集成，使企業(yè)內(nèi)部各部門、各地分支機(jī)構(gòu)以及與客戶、供應(yīng)商等的每一節(jié)點(diǎn)在產(chǎn)、供、銷、控制、預(yù)測等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種財(cái)務(wù)及有關(guān)信息，并行送入財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行處理，并將產(chǎn)生的結(jié)果反饋給各業(yè)務(wù)部門，使企業(yè)內(nèi)部控制必須適應(yīng)這種并行業(yè)務(wù)處理控制方式的要求。企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)了會計(jì)和業(yè)務(wù)的一體化處理，使會計(jì)從事后的靜態(tài)核算轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮械膭?dòng)態(tài)核算，財(cái)務(wù)信息需求者可以獲取實(shí)時(shí)信息。這樣，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制可以由順序化向并行化發(fā)展，使企業(yè)的財(cái)務(wù)、制造、銷售等人員并肩工作，共同控制企業(yè)的物流和信息流。同時(shí)，開放的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為內(nèi)部財(cái)務(wù)人員及外部的顧客、供應(yīng)商等提供了開放的溝通管理管道，有利于內(nèi)外部溝通的進(jìn)行，使得企業(yè)的財(cái)務(wù)人員清楚了解內(nèi)部控制制度的規(guī)定，各自的責(zé)任，隨時(shí)掌握內(nèi)部控制制度的執(zhí)行與生效情況，企業(yè)內(nèi)部控制程序由順序化向并行化發(fā)展，并可以從外部信息中獲取關(guān)于本企業(yè)內(nèi)部控制功能的重要信息。

5. 信息化對財(cái)務(wù)監(jiān)控的優(yōu)化

信息技術(shù)的應(yīng)用形成了人工控制和程序控制相結(jié)合的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，而它的有效性取決于應(yīng)用程序，如果程序發(fā)生差錯(cuò)或失效，加之人們對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴和程序運(yùn)行的重復(fù)性，使得失效控制容易長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性加大。所以在信息環(huán)境下，更應(yīng)注意財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的監(jiān)督。具體有分工、授權(quán)、記錄、保衛(wèi)等一系列控制程序?？刂骗h(huán)境則從組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)開始，根據(jù)不相容職務(wù)分離的原則，明確各個(gè)部門的責(zé)任和權(quán)力，形成部門之間相互協(xié)調(diào)、相互制約的機(jī)制，通過適當(dāng)?shù)娜肆Y源政策，確保人員具有較高的勝任能力與道德水平。風(fēng)險(xiǎn)評估要素通過目標(biāo)的確定和分解，及時(shí)辨識各種風(fēng)險(xiǎn)，使由于各種變化因素而造成的信息失真的可能性下降。監(jiān)督要素通過預(yù)算、內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)部控制的自我評估手段，持續(xù)地對內(nèi)部控制執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，建立一套合理、高效的防范機(jī)制，由適當(dāng)?shù)娜藛T在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候及時(shí)評估控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)作情況，從而為財(cái)務(wù)報(bào)告目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有效保證。

三、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化對優(yōu)化內(nèi)部控制的意義

財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展和成熟提高了信息處理的效率，為內(nèi)部控制目標(biāo)拓展和價(jià)值提升提供了可能，對內(nèi)部控制的實(shí)施提出了新的挑戰(zhàn)。

1. 信息技術(shù)與財(cái)務(wù)管理的融合，增加了內(nèi)部控制的時(shí)效性

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，一般在年末才審計(jì)和檢查財(cái)務(wù)信息的公允準(zhǔn)確性，這對針對業(yè)務(wù)操作和規(guī)章遵守情況的預(yù)防性控制所起作用不大。而財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展改進(jìn)了業(yè)務(wù)流程，提高了適時(shí)檢查、控制財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，為預(yù)防、檢查和糾正財(cái)務(wù)信息的錯(cuò)誤和舞弊提供了便利，為記錄、維護(hù)、產(chǎn)生精確、完整和及時(shí)的財(cái)務(wù)信息帶來了機(jī)遇。

2. 財(cái)務(wù)信息化與風(fēng)險(xiǎn)管理的融合，提升了內(nèi)部控制的價(jià)值

內(nèi)部控制理論的發(fā)展和逐步成熟，將內(nèi)部控制的目標(biāo)及重點(diǎn)引入風(fēng)險(xiǎn)管理，而財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展則為內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支持和信息基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)本身不能局限于反映和記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而應(yīng)通過數(shù)據(jù)的深挖掘功能增強(qiáng)財(cái)務(wù)分析的深度和及時(shí)性。

3. 信息處理流程和控制系統(tǒng)的改變，對內(nèi)部控制提出了新的要求

控制環(huán)境是其他內(nèi)部控制要素的基礎(chǔ)，包括:整體風(fēng)險(xiǎn)意識、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、員工職業(yè)道德、權(quán)利和職責(zé)的分配。要提高財(cái)務(wù)人員的整體職業(yè)道德水平，提高風(fēng)險(xiǎn)意識。要合理地進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，分配各機(jī)構(gòu)的權(quán)利與職責(zé)。部門之間的職責(zé)與權(quán)利應(yīng)當(dāng)分離。財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展不會改變內(nèi)部控制的總體目標(biāo)，只是在各項(xiàng)控制活動(dòng)和具體目標(biāo)上有所拓展。在信息化條件下，遵循相關(guān)法令仍是內(nèi)部控制的重要目標(biāo)。包括要遵循信息技術(shù)、信息系統(tǒng)等方面的規(guī)定。財(cái)務(wù)信息化改變了業(yè)務(wù)處理流程，降低了人工處理方式下錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，但由于信息的采集、處理和運(yùn)用更依賴于信息技術(shù)和信息系統(tǒng)，增加了信息化條件下內(nèi)部控制執(zhí)行的難度。所以在財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下，應(yīng)更多地關(guān)注信息及信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)識別和評估。

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