ＤＩＰＳ系統：豐田白領如何“流水線”作業？

正如泰羅自己所言，科學管理是一種理念，

那么，這種理念在知識型企業也必有適合自己的新方法、新面貌。

豐田針對白領管理的DIPS系統，

就是一套讓科學管理在辦公室生根的方法體系。

誰說泰羅制過時了？

泰羅制的功績之一，是最大程度彌合了員工里“能人”和“凡人”的差別，通過標準化、流水線生產，奇跡般地出現了整體大于個體之和的效果！

目前，豐田TPS（精益）生產體系可以算是世界上首屈一指的泰羅制應用。基于生產體系帶來的管理優勢，豐田在即便陷入虧損之時，仍有底氣與美國同行拉開差距（相關報道，參見本期“管理全球行”）。

然而，古典泰羅制是針對工業企業流水線生產而提出的。在現在知識型企業占主導的時期，泰羅制科學管理體系遭遇到了最大挑戰，在知識型員工占主導的企業里，泰羅的思想已經被人拋棄甚至淡忘。

然而，泰羅制所強調的分工、標準化、流水線生產，在知識型企業里果真沒有用武之地嗎？

同樣是豐田，在針對生產線管理的精益生產之外，正并行一套針對白領的管理體系——DIPS系統。這是日本LCA株式會社專為豐田開發，用以提升辦公室效率的管理體系。其精神與泰羅制的科學管理如出一轍，但管理目標直指白領“工人”。

為了深入了解這套系統，《中外管理》專訪了在日本首屈一指的管理咨詢師久保裕滋先生。他擔任日本LCA株式會社總裁多年，目前任Global Brains Japan株式會社法定代表總經理，與子公司北京如水慧管理咨詢公司，在中國共同推廣DIPS系統。

正如泰羅自己所言，科學管理是一種理念，那么，這種理念在知識型企業也必有適合自己的新方法、新體系。豐田針對白領管理的DIPS系統，到底如何操作？

變“散兵”為“整體”

久保先生對《中外管理》特別強調：“白領的生產方式與工業生產不同的地方，在于白領生產過程很難通過肉眼看到，很難視覺化。”

如果白領對自己的工作進行分解，排出優先順序——即設計出最合理的流程，同時通過合適的形式視覺化，那么在“看得到”的前提下，就可以像提高工廠效率的泰羅制一樣，實現白領階層由“散兵”作戰變為“整體”作戰。

這就是DIPS系統的核心思想。

“DIPS系統用一句話簡單來講，就是如何實現細致化管理。它不僅增強員工和領導個人的自我管理能力，而且著眼于提高組織能力。”久保先生如是說。

與中國企業管理層交流中，久保先生注意到一個管理常見病：“雖然領導把目標設定了，但是部下不知道怎么做，有計劃沒有結果的現象在中國企業十分普遍。”

而DIPS，就是一套白領員工針對大目標給自己分解小目標，而且通過可視化操作，讓企業所有人的月、周、日工作計劃更好地銜接，從而創造更好管理環境的系統方法。

另外，久保先生強調：“聽起來，DIPS系統所推崇的標準化管理，與白領的創造性工作似乎有矛盾。但DIPS方法并不妨礙創造性的工作，只是讓知識型工作者提高效率。而且，要知道從事創造性工作的白領，其實大多數時間是被電話、郵件、會議、準備工作等等雜務所包圍，如何增加創造性工作的時間，也正是DIPS所長。”

讓辦公室效能提升六倍！

那么DIPS系統是怎樣提高白領工作效率的？

LCA曾成立了一個10人組成、幫助客戶進行市場調查的部門。本來部門內每人每月處理20件業務就頗不輕松，但是一年后，這個部門業務已經激增到10倍，每人每月需要處理200件業務！部門領導于是面對這樣的兩難困境：是采取人海戰術，把員工增加到100人？還是通過改變工作方式，提高效率？

結果，部門領導挖來了個負責提高效率的經理。經理從接到任務開始，就和部下一起奮斗。之后一年里，部門只增加了五人，而每月的“產能”卻終于突破了2000件！每人每月勞動效率提升了六倍多！周末加班反而減少。

這在勞動成本激增、白領薪酬占總成本比重很高的今天，對廣大企業是極具誘惑力的！

那么，這樣大幅度的效率提高，有什么魔法在里面嗎？

DIPS系統首先改善的是這個部門的“工作接受方法”。

首先，接受工作時，要多問幾句，弄清對方的目的。一個想調查“卡拉OK市場未來走勢”的客戶，可能目的就是想做卡拉OK方面的投資，這樣就不必費盡周折地調查卡拉OK包房價格體系、裝修、銷售方式等情況了。而且同樣的項目，可能是因為客戶有一個1000平方米的空置商業房，這樣需要做的就應是“800至1000平方米場所利用”的調查報告。

如此，將省去大量因為目的不清而造成的工作時間浪費。

其次，“工作接受方法”也包括與客戶反復溝通，爭取到方便自己提高效率的最佳期限。最后，也是最為重要的，接受工作的同時，要馬上進行“業務分解”，并把分解后的事項，排到工作日程表里。可以說，同樣拜托給人事情，他是馬上就點頭同意，還是查一查自己工作日程表才同意，兩個方式往往意味著工作接受水平的本質差別！

前述調查部門的員工就是首先從“工作接受方法”上，提高了工作效率。

“接受工作”的同時，還要進行關鍵的“業務分解”，根據DIPS系統，對一件業務進行分解有六個視角，即“HENIRO”。從以下六個角度進行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表。

●#8194;H: 聽取（hear），是否需要聽取別人的意見

●#8194;E：調查（examine），是否需要做調查、研究工作

●#8194;N：交涉（negotiate），是否有需要事先與他人交涉的事項

●#8194;I：告知（inform），是否有需要事先對他人告知的事項

●#8194;R：拜托（request），是否有需要事先請求他人做的事項

●#8194;O：操作（operate），有哪些需要自己操作的事項

“業務分解”與泰羅制對藍領工人進行流程分解的思路如出一轍，不僅便于白領個人的工作開展，而且是對企業整體項目進行“流水化生產”的關鍵一步！

DIPS“總動員”

中國社會雖然普遍強調集體主義，但久保先生認為：中國企業對結果看得非常重，只要結果好了怎么做都可以，反而出現了個人主義比較強的傾向。

而DIPS系統通過筆記本、計劃表等各種各樣的工具，實現企業對過程的控制，通過對工作細節標準化和視覺化的處理，提高白領之間的配合程度。

除此之外，DIPS系統還包括填寫工作日程表（也可以理解成工作的“流程”）的“5P定理”，以及安排工作時間的“最多2小時法則”、“30分鐘保衛戰”等技術。

對于DIPS在中國的推廣，久保先生提出了一個值得所有致力于白領工作標準化企業注意的問題，就是：“很多領導認為DIPS系統不錯，于是安排員工去實施——可問題是，他自己并沒有首先做到。”而恰恰是需要領導首先理解、實踐DIPS系統，才能與下屬一起“總動員”，自上而下地實現知識型企業的標準化管理。管理

責任編輯：楊#8194;光