淺析學校教師業務檔案的建立與管理

摘 要： 教師業務檔案的有效管理是學校教學管理工作的重要組成部分，也是抓好師資隊伍建設的重要依據。我們應當根據當前學校管理的基本目標，采取有力措施，搞好教學業務檔案的管理工作。

關鍵詞： 教師業務檔案 建立 管理

教師業務檔案是學校檔案的有機組成部分，是學校教學管理工作和抓好師資隊伍建設的重要依據之一，它在個體上，反映了教師個人的專業知識水平、業務能力、科研能力及工作業績；在群體上，反映了學校師資素質、隊伍結構、科研能力和辦學水平。本文從三個方面入手，淺談教師業務檔案的建立和管理。

一、教師業務檔案管理的意義

加強教師業務檔案的建立和管理，可以充實、豐富教學科研檔案的內容，有效地防止一部分重要教學檔案的遺失；可以彌補人事、組織檔案的不足，共同構成選擇人才的信息庫；可以為正確評價教師業績，形成公平合理的競爭機制、激勵機制提供可靠的依據。因此，教師業務檔案的建立和管理在深化學校改革，實現教育管理科學化中具有深遠意義。其意義和作用主要體現在以下方面：

1.建立教師業務檔案，可以全面了解學校師資隊伍現狀，研究制定合乎實際的師資隊伍建設規劃、措施，培養一支結構合理、質量優良、適應學校教學、科研需要的師資隊伍，從而不斷滿足社會發展對人才培養提出的更高要求。

2.加強教師業務檔案管理，為教師的考核、晉升、培養選拔等提供確鑿的原始材料和數據，真實地反映每一位教師的素質和教學科研能力，最具有科學性、準確性和可比性，從而最大限度地避免僅憑大概印象、靠關系等弊端。有助于促進教師在教學科研等方面的不斷提高，使學校形成濃厚的學術氛圍。

3.管理好教師業務檔案，可以使教師職稱評定更具有可操作性。業務檔案以其真實的內容和準確的量化尺度，來公平、公開、公正地評定職稱，體現了優勝劣汰的競爭原則，對師資隊伍的建設起到了積極作用。

4.做好教師業務檔案管理，可以為學校領導綜合掌握學校人才的情況，合理配置和利用人才資源提供可靠依據。如在學校內部各層管理人員的選拔和各類骨干梯隊的建立或為上級機關、用人單位推薦人才的過程中，真正做到選賢舉能、擇優錄用，更好地服務于領導的決策。

二、教師業務檔案的主要內容

教師的業務檔案不同于人事檔案，它主要是教師教學和科研情況的如實記錄，是教師評優、評先、評職、聘任最原始的證明材料和依據。立檔的具體內容如下：

1.各類教師本人的基本情況。

教師基本情況登記表、學歷、學位證書復印件，以及任職、評職等情況。

2.教學檔案收集。

（1）每年度的教學、科研學術情況，主要有教師每年度的教學、科研情況。包括專業課、公開課、實驗課、實習課、講座等的授課數量、優秀教案、教學質量評價結果。（2）教學科研文獻的收集。主要包括論文的收集：教師在報刊上公開發表的論文，各種學術會議上宣讀的論文；論著的收集：教師公開出版的專著、合著、教材，優秀教師的教案，著名教師的手稿、畫作等；科研課題的收集：科研課題是反映教師科研能力的一個重要方面，也是教師創新能力的具體體現，有的已公開發表、有的尚未發表，科研課題由于具有較強的技術性和保密性，可由本人提供摘要或獲獎情況，但一經發表就要立即收集。

3.反映教師業務培訓提高材料的收集。

包括教師參加各類各層次的業務培訓，進修的畢業證書復印件、成績單、鑒定表，以及綜合反映教師在培訓期間的表現及業務水平提高的證明材料。

4.獎罰情況。

教師在教學、科研情況過程中獲得的各種獎勵、榮譽稱號、獲獎證書復印件、獎牌、獎杯的照片、聲像資料等，以及對教師教學事故處理的結論等。

三、教師業務檔案的管理

現代教育的發展對教師業務檔案的管理工作提出了更高要求。除了做好業務檔案管理的五個要素，即收集、整理、鑒定、保管、提供利用等以外，還有賴于業務檔案管理工作現代化、標準化、規范化的實現。

1.正確處理經常性收集與集中收集的關系，明確和規范業務檔案的建檔范圍，是做好管理的重要前提。

每個教師的個人簡歷、業務能力、科研水平和教學工作不盡相同，而且是發展變化的。散存在學校各部門或個人手中的文件、照片、音像資料，在尚未歸檔立卷前，還不能算是檔案，只有收集起來，經過整理、鑒定、統計、歸檔、編研等一系列工作程序，才能轉化為檔案。因此，檔案工作人員要處理好經常性收集和集中收集的關系。檔案工作人員在平時要了解有關部門的工作動態，掌握材料形成的信息，例如科研成果、論文、獲得的獎狀證書。在日常工作中形成的材料要隨時收歸檔，對于職稱評審、評比先進、年終總結和業務考核，所形成的材料比較集中，就抓住時機進行集中收集。

2.嚴密科學的保管是做好業務檔案工作的關鍵。

教師業務檔案的管理在強調材料完整性的同時，要在教師業務檔案的數量達到一定規模時，抓住重點門類、重點項目、重點材料，取其精華，嚴把質量關。業務檔案的保管應按以下四個程序進行：

（1）以“人頭”為建檔單位實行組卷。將學校教師各教學實體（部、室）的教師以“人頭”為建檔單位，實行組卷，檔案按姓氏筆畫順序排列上架。這樣既能避免遺漏，查找起來又簡便快捷。

（2）分門別類，編寫目錄。業務檔案要按材料分類，編寫卷內目錄，以時間先后順序裝進檔案袋中即可，同時，按各教學實體教師姓名的姓氏筆畫順序編寫出檔案目錄，以便索驥。

（3）建立索引卡片，便于把握。將每一位教師的業務檔案都建立一張索引卡，卡片上將教師的姓名、業務檔案有效的位置、出生日期、學歷、職稱等具體情況都反映清楚。

（4）及時剔除增補，進行動態跟蹤保管。離退休教師退出教學工作崗位，其業務檔案的記載也隨之終結，并將其檔案單獨上架，作為歷史資料保存。調動離校的教師的業務檔案也隨之移送給對方單位職能部門。外單位調入的教師，及時向對方職能部門索取業務檔案。對新分配來的教師及時建立業務檔案。

3.引入現代化管理手段，大力開發信息資源，提供利用，是檔案管理的最終目的。

計算機在各行業的廣泛應用給我們帶來了巨大的方便，從目前情況看，各學校都在盡力創造條件，推進以應用計算機技術為核心的現代化管理，在檔案實體的管理、信息的管理、開發信息上網等方面，實現了真正的資源共享。例如，在檢索手段上，變簡單手工檢索為手工檢索與計算機檢索相結合，查閱的工作效率大大提高。同時利用計算機建立不同類型的數據（教師基本情況數據庫、教學質量評估數據庫、進修狀況數據庫），開發師資管理適用軟件，解決檔案信息的快速加工、傳遞，并為教師的綜合素質、業務能力等提供量化的依據，從而實現計算機對教師業務檔案完整、準確、動態和全方位的管理。

總之，建立和管理好教師業務檔案是學校教育事業發展的需要，是開發智力資源、合理使用人才、更好地服務于教學的需要，同時也是一項科學性、技術性很強的工作，有許多問題需要學習和探索。檔案工作者應該克服困難盡力建立教師業務檔案，真正達到建檔、管檔在于用檔的目的，給領導的科學管理提供準確信息，為使學校逐步形成一支結構合理、素質優良的教師隊伍而努力。