提高認(rèn)識,規(guī)范管理

摘要思想認(rèn)識的落后是造成中學(xué)檔案管理制度建設(shè)滯后的根本原因，提高檔案管理員及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識、制定相關(guān)管理制度并將是否遵守學(xué)校檔案制度列入老師的年度考核是中學(xué)檔案管理制度建設(shè)的手段。

關(guān)鍵詞中學(xué)檔案管理制度建設(shè)

中圖分類號:G47文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

檔案是一個單位在發(fā)展過程中直接形成的記錄，是記錄一個單位成長信息的重要載體，有著重要的作用和意義。學(xué)校檔案是學(xué)校在長期的教學(xué)工作和活動中形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、音像等材料，主要包括黨群行政、教育教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會計、聲像、實物、人員等八大類，內(nèi)容十分豐富，真實地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史面貌，在學(xué)校規(guī)劃和發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。因此做好檔案建設(shè)特別是制度建設(shè)對于一所中學(xué)的發(fā)展有著重要的意義。

1 中學(xué)檔案管理制度建設(shè)的現(xiàn)狀

筆者調(diào)查認(rèn)為，目前中學(xué)在檔案制度建設(shè)上，除了個別學(xué)校做得比較好之外，大部分主要存在以下兩方面的狀況，一是根本沒有相關(guān)檔案管理制度，資料管理分散混亂，整理分類方法不科學(xué)、不統(tǒng)一。二是雖然已經(jīng)建立起相關(guān)規(guī)章制度，但流于形式，效果甚微。因為制度的貫徹必須依靠行政力量，沒有強(qiáng)有力的行政管理，要將分散在各處室的檔案材料收集起來，是非常困難的。

2 造成中學(xué)檔案制度建設(shè)相對滯后的原因

從以上的分析可以看出，中學(xué)檔案建設(shè)主要包括兩方面，一是制度的制定;二是制度的執(zhí)行。一所中學(xué)如果未能建立起一套行之有效的檔案管理制度，明確什么資料該歸檔、什么時候歸檔，如何引導(dǎo)老師甚至強(qiáng)制老師將資料歸檔，其根本原因在于思想認(rèn)識上的滯后。如果領(lǐng)導(dǎo)及老師認(rèn)為檔案工作“可有可無”、僅是應(yīng)付上級檢查而已，那么這所學(xué)校的檔案工作不可能很好地開展。

3 做好中學(xué)檔案管理制度建設(shè)的幾點建議

3.1重視領(lǐng)導(dǎo)，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，繼而提高全校教師對檔案工作重要性的認(rèn)識

眾所周知，要領(lǐng)導(dǎo)重視首先必須重視領(lǐng)導(dǎo)。很多領(lǐng)導(dǎo)都很重視業(yè)務(wù)工作，對檔案工作則不是那么看重，沒有認(rèn)識到檔案對學(xué)校發(fā)展及研究的重要性。在學(xué)校日常工作的開展中，如果沒有遇到檢查、升級之類的，領(lǐng)導(dǎo)也很難有時間顧及這方面的事情，檔案管理員不妨定期提交一些資料報告、歷史數(shù)據(jù)或圖片等，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考，讓領(lǐng)導(dǎo)實實在在地體會到檔案管理的重要性。因此要提高認(rèn)識首先要提高檔案管理員自身的認(rèn)識，其次才是領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，逐步解決檔案工作中存在的問題，如缺乏規(guī)范、有法不依等，從而促進(jìn)本項工作的良性發(fā)展。

3.2檔案管理員要結(jié)合實際，草擬出學(xué)校檔案管理制度的初稿，繼而推動學(xué)校以文件的形式發(fā)文，規(guī)范檔案制度管理

制度的建設(shè)往往是從實際中來，到實際中去。因此制度中應(yīng)該明確什么資料該歸檔、歸檔時限、如何歸檔以及未能歸檔的相關(guān)處罰等。這就要求檔案室的老師要以《檔案法》為依據(jù)，充分發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，結(jié)合學(xué)校實際，制定出相關(guān)制度的初稿，提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子討論。注重制度的鑒定和指導(dǎo)職能、網(wǎng)絡(luò)使用的制度建設(shè)(如怎么樣保密等)。檔案制度的建立還應(yīng)明確以下幾點:一是按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案案卷形成的全過程。從檔案材料用紙到收集、整理、編目等，都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)分類、組卷合理、編目清楚。二是要做到有序化管理。對學(xué)校各種檔案分門別類，形成體系，做到系統(tǒng)化。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關(guān)系，做到移交有手續(xù)，交接有清冊。三是要編制實用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。豎

3.3將是否遵守學(xué)校檔案制度列入老師的年度考核條件，與相關(guān)的業(yè)績津貼、晉升職稱等掛鉤

光有亮麗的墻壁制度是不行的，學(xué)校在每年年終考核或者每學(xué)期結(jié)束時，應(yīng)認(rèn)真檢查每一個老師，是否按照學(xué)校的檔案制度將該入庫的資料歸檔，是否存在從檔案室借出資料尚未歸還等，對于違反學(xué)校檔案制度的，取消該年度評選優(yōu)秀或晉升職稱的資格，以確保制度的權(quán)威性。

3.4制度建設(shè)也要不斷更新，以適應(yīng)時代的發(fā)展

在現(xiàn)實的執(zhí)行情況中，往往也存在這樣的情況:學(xué)校有相關(guān)的制度，老師也愿意按制度辦事，但制度中相關(guān)的條款已經(jīng)明顯落后于學(xué)校的發(fā)展，不適應(yīng)實際的應(yīng)用情況。檔案管理員要根據(jù)實際情況，認(rèn)真收集各方面意見，提出相關(guān)調(diào)整方案，逐步完善學(xué)校的檔案管理制度。

總之，建立健全規(guī)章是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)，規(guī)范管理是檔案管理的根本。各中學(xué)要從提高認(rèn)識入手，建立起一套完善并且操作性強(qiáng)的制度，才能保障學(xué)校各類檔案能按時歸檔，保障學(xué)校建立起來的檔案符合管理規(guī)范，更好地為教學(xué)、管理以及學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。