淺議學校檔案管理

摘要學校檔案在學校的各項工作中發揮著重要的作用，常常反映著學校的辦學水平。本文就如何提高學校檔案的管理水平進行了探討研究，并就檔案信息資源的開發利用提出了一些措施和辦法。

關鍵詞學校檔案 管理 措施

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

學校檔案形成于學校各個時期、各個方面，是全校教職員工在長期的教學工作、管理工作中形成的具有保存價值的文字材料，是學校的寶貴財富。學校檔案作為學校教職工勞動和智慧的結晶，在學校各項工作中發揮著重要的作用。實踐證明，它對于推動教育改革，科學管理學校，提高教學質量，開展教學研究，維護學校權益，展示學校的輝煌業績和發展歷程具有重大的作用。下面就如何提高學校檔案管理水平作一些粗淺的探討。

1 強化領導力度，健全學校檔案管理體制

要切實加強學校領導對檔案工作的支持力度，學校領導重視程度不同，在一定程度上影響著檔案工作整體水平的提升，因此領導重視是做好檔案工作的重要前提。通過簽訂《檔案管理目標責任書》等辦法和相關措施，強化領導的檔案意識，增強領導的責任心，以保證檔案工作落到實處;其次，自上而下，建立健全的檔案管理機構，成立以分管校長為組長、各處(系)責任人參與的領導小組，配備檔案專職人員，形成完整的檔案管理網絡體系，將檔案管理納入制度化管理，明確分管領導職責，專、兼職檔案員職責，建立學校綜合檔案室，以確保檔案工作的順利開展。

2 健全規章制度，強化檔案管理措施

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和重要保證。如《檔案人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《文書檔案管理辦法》、《聲像、實物檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等，以促使全校教職員工人人都重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作，使學校檔案工作保質保量圓滿完成好。

3 加強業務建設，不斷提高檔案管理人員的業務水平

學校檔案工作能否搞好，檔案人員的素質至關重要。所以學校領導要挑選政治思想好、事業心強、作風過硬、熟悉學校工作、掌握檔案專業知識、具有一定文學功底的人從事檔案工作。要加強檔案人員自身業務建設。第一，檔案人員要積極參加檔案業務培訓活動，刻苦鉆研檔案專業知識，掌握檔案專業技能;第二，檔案人員對檔案工作要有責任感和緊迫感，要充分認識到學校檔案工作是學校建設的一項重要任務，學校發展需要檔案和檔案工作，要把學校檔案工作當做一件大事，抓好、抓實、抓出成效;第三，建立檔案工作網絡，派懂電腦且熱愛檔案事業，默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理和網絡管理等基本技能，提高檔案管理水平，使學校的檔案工作邁上辦公自動化步伐，為學校教學、管理服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者的素質，是推動學校檔案事業發展的關鍵。

4 積極創造條件，改善檔案人員工作條件

要積極創造條件，采取有力措施，建立一支具有堅定理想信念，掌握現代化科技知識和專業技能，富有創造力的檔案管理隊伍。檔案管理人員屬專業人員，學校領導要關心檔案管理人員，按有關規定，認真做好專業技術職務評聘工作，檔案部門的經費，應列入學校預算，切實加強對檔案室、庫房等硬件設施的建設，確保建設經費和物資的嚴格到位。另外，還應為檔案室配置計算機等工作設備，逐步改善工作條件，維護學校檔案的完整與安全。

5 突出收集重點，保證檔案材料齊全完整

檔案工作可以用“收、管、用”三個字概括，即收集、整理、鑒定利用。學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。

6 善于利用檔案，充分發揮檔案信息資源的作用

檔案是信息產業的一個分支，建檔是基礎，管理是關鍵，利用才是目的。我們要把“一切為了學校發展，千方百計服務教職工”作為檔案工作的出發點和落腳點。開發利用檔案信息是檔案工作的根本目的，也是檔案工作中最具活力的一項重要工作，圍繞學校的發展建設，努力搞好檔案信息的開發利用。

總之，科學規范的檔案管理是學校發展工作的重要組成部門，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，也要做好檔案的開發利用工作。在注重檔案收集質量的同時，更要提高檔案的利用率，這樣不僅可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為學校的發展進步作出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮檔案特有的管理優勢，科學管理，就會把學校的檔案工作做得更好，使之發揮更大的作用。

參考文獻

[1] 沈國權.高等學校檔案管理的理論和實踐.學校檔案，1991.1.

[2] 童志.立身之本在于特色.發展之基在于創新.中國檔案，2003.11.