從教學秘書角度談高職院校教學運行管理工作

梁　樑

[摘要]完善高職院校的教學管理制度，樹立為教師和學生提供優質服務的觀念，確保日常教學平穩運行，是高職院校推進教學改革、努力提高教學質量的重要保障，能有效促進高職院校的發展。從教學秘書角度來看，加強高職院校教學運行管理工作，應不斷完善教學管理制度，樹立服務觀念，使高職院校教學管理水平躍上新臺階。

[關鍵詞]高職教育教學管理服務觀念教學運行

在短短時間內，高職院校已完成歷史性的跨越，由外延式擴張進入內涵性發展的新時期。要大力推進高職院校的教學改革，努力提高教學質量，培養高技能的職業人才，完成高職院校內涵性的跨越，必須以完善教學管理制度、確保日常教學的平穩運行為基礎。但目前高職院校教輔人員教學管理觀念陳舊。教學管理模式和手段滯后，教學管理還欠規范，管理基礎較為薄弱，這些因素仍阻礙著高職院校的發展。在新形勢下，如何牢固樹立為教學、為師生服務的觀念，如何運用現代管理手段，建立和完善科學的教學管理制度，如何建立新的教學管理模式，增強教學管理能力，已經成為高職院校教輔人員亟待解決的問題。從教學秘書角度來看，加強高職院校教學運行管理工作，應不斷完善管理制度，樹立服務觀念。具體而言，可從以下方面展開：

一、更新教學管理理念，樹立執行和服務觀念，提高教學運行管理水平

教學秘書主要負責日常教學管理工作，既要認真貫徹執行學校教務處下達的各項教學任務，也要為系部的教學發展、專業建設提供優質的服務，因此，教學秘書應更新教學管理理念，樹立執行和服務觀念，不斷提高自身教學管理素質，以優質的服務提高日常教學管理工作效率。

(一)樹立執行觀念，認真完成教務處下達的各項教學任務，為學院整體教學規劃提供服務

系部日常教學管理的順利開展離不開學校教務處的總體規劃和指導。教務處總管學院各系教學，系部的教學工作需在教務處的指導下進行，而教學秘書則是聯系教務處和系部的關鍵一環，系部日常教學工作的正常運行有賴教學秘書上傳下達，進行溝通。這就要求教學秘書認真執行學院教務處下達的各項教學管理任務，包括：每學期在教務處的組織下進行排課；將整理好的學生各門成績上交；傳達學院各種會議通知；統計學生學籍變動情況并上報；按教務處的要求做好學期中各科考試的考務工作，等等。同時，教學秘書要主動參與到制訂各專業教學計劃的工作中去，從教學計劃具體施行和使用的角度為學院專業的發展提供建議和意見，使教學組織管理工作合理化、規范化。

(二)樹立服務觀念，不斷提高業務水平，為系部教學工作提供優質服務

教學秘書是系部教學管理工作的助手，協助系部領導處理日常教學管理工作，主要負責教學運行的各個環節。因此。教學秘書不應把自己等同于一般教輔人員，而應有較高的目標和要求：首先，在工作指導思想上，應立足學院發展的全局。認真執行教務處的各項決定，完成各項工作任務，同時，主動為系部著想，不斷學習教育管理知識、積累工作經驗，加強教學管理研究。其次，在工作職責中。要做到“想得深、計劃遠、工作細、有韌勁、勤整理、快反饋”，為系部各種教學實踐活動、專業的發展、新專業的申報、學科的建設等系部教學工作提供優質的服務，夯實系部教學管理基礎，為系部教學質量的穩步提高創造有利的條件。

二、建立健全教學檔案資料的管理制度，優化學校教學資源

教學計劃、教學大綱以及教案等教學資料是教學工作的基礎性教學文件，收集、編訂、整理好教學文件是教學工作正常運行的基礎，也是學校積累教學經驗和鞏固教學成果的重要渠道。教學秘書要提高自身的教學管理能力，首先要管理好教學檔案資料。如何管理好教學檔案資料，應做好以下兩點：

(一)健全教學計劃、教學大綱的編訂整理制度

教學計劃和教學大綱是學校組織教學、安排教學任務、確定教學體制和內容的基本依據，是學校教學資源的重要組成部分，應嚴格按照高職院校的教學要求進行制訂和編修。為了更好地優化教學資源，教學秘書應在原有教學資料管理的基礎上加強對教學計劃、教學大綱的管理。按“任課教師具體負責編寫—教研室組織修訂—教研室主任審查—教學秘書分專業整理保存”的管理模式，健全對教學檔案資料的管理制度。

(二)進一步完善教案資料、課程授課計劃安排表等其他教學資料的管理制度，豐富學校教學資源

學校每學期都要對任課老師的教案和課程授課計劃安排表等教學資料進行收集整理，在經過系主任和系教研室審核通過后才能進行授課。而教案等教學資料交由教研室主任和教學秘書統一檢查。在采取管理教學計劃和教學大綱的模式將教案等其他教學資料進行專檔管理的基礎上，應將每學期各科的教學計劃、教學大綱、教案及課程授課計劃安排表等教學資料按各系部、各任課教師分類并收集整理起來，組成一套完整、系統的教學檔案資料文檔，從而達到優化教學資源的目的。在整理教學檔案過程中，教學秘書應主動配合系部主任和教研室的工作，在教學計劃和教學大綱的收集整理上認真負責，在教案和教學計劃的具體實施和使用上提供建議和意見，為系部專業教學的發展提供服務。

三、充分運用信息網絡化的辦公資源，進一步提高工作效率，確保日常教學管理工作正常運行

學校日常教學管理工作繁多復雜，如何使其有條不紊、運行平穩，需要教學秘書提高自身教學管理水平，建立一套合理科學的管理方案和模式，通過將繁復的工作規范化，更好地促進教學管理工作平穩運行。

(一)運用現代辦會手段，實現日常教學管理工作規范化

對于以學期課程計劃進度表、課表、考勤評定表為重點的日常教學管理，可通過現代辦公手段對其進行無紙化管理，從而提高教學管理效率。例如，在電腦數據庫功能中制訂學期課程進度表的同時，建立與其對應的班級排課表和該班上課考勤評定表作為附表，教學秘書負責對數據的記錄和更新，通過建立班級任課反饋情況匯總表，就可在查詢該班級課程的同時查看到該班上課情況。這樣既便于對各班的課程進行查詢，也為期末的考勤和評優工作提供輔助資料，進一步提高教學管理效率。

(二)建立精確的學生成績、學籍資料庫，實現教學管理工作數據化

每學期開學，教學秘書都要對上一學期各班學生的各科成績進行匯總，然后按時上交教務處。在這個過程中，教學秘書要對各科成績進行匯總核實，對需補考的學生、補考的學科進行登記、安排補考，并及時記錄上報補考成績。對于因故退學、休學和轉學的學生，也要及時進行記錄，為學生提供相應學籍辦理手續的服務。為了使這些工作更簡易化、精確化，應進一步完善成績學籍管理制度，對學生成績實行數據化管理。在數據庫中建立學生成績匯總表的同時，將學生補考記錄表、學生學籍情況反映表統一起來，在附表中建立學生補考記錄表及學生學籍情況反映表，這樣，查詢學生某科成績時，就能通過附表顯示的補考記錄、學籍情況迅速了解每一名學生的學科成績、補考成績和學籍變動情況，提高成績管理、學籍管理的效率。通過建立學生成績學籍匯總表，既確保了數據的準確性，也使繁復的成績管理和學籍管理工作更規范化和簡易化，有利于促進高職院校學生管理工作效率的提高，使教學管理工作更有序、更高效地運行。

(責編胡佳)