探析高校人事信息管理系統的設計

江 雪

隨著計算機及網絡技術的飛速發展，Internet／Intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統的應用也越來越大。各高校加快了信息化的步伐，提出“信息化校園”、“數字化校園”的規劃。作為其中的一個有機組成部分，建立高質量、高效率的人事管理系統，更好的“以人為本”，進行科學管理，以提高并增強高效的核心競爭力。建立既符合通用人事管理的一般規律又具有高校人事管理特色的人事信息管理系統是有重要意義的。

一、目前高校人事工作信息化現狀分析

(一)管理部門的橫向管理與縱向管理相結合

一方面，高校人事部門是一個獨立的行政單位，對于本部門內部的管理屬于橫向管理的范疇；另一方面，各個院系人事秘書接受人事處的行政管理。呈報各個院系的人事行政請求，人事處對于院系人事秘書的管理則屬于縱向管理的范疇，因此，人事處的行政管理工作兼有橫向管理和縱向管理，是二者相結合的管理特點。

(二)多個辦公軟件并存，數據共享統一愿望迫切

高校人事部門的各個科室在以前的辦公過程中陸續使用著各種獨立的應用軟件，這些應用軟件彼此風格獨立，之間的數據不能做到共享。雖然這些軟件從一定程度上提高了人事處一些部門的辦公效率，一定范圍內實現了辦公自動化，但是，隨著越來越多的此類軟件的使用，數據的不一致性等問題大大增加了工作復雜性，給信息的管理工作帶來了越來越多的困難。因此，啟用風格統一、數據格式統一，基于網絡化辦公的應用軟件，來實現數據共享、數據的統一集中管理是人事信息管理的現代化的迫切要求。

(三)高安全性、高保密性是人事信息管理的重中之重

人事信息涉及到個人信息的各個方面，需要安全、可靠的管理人事信息是人事信息管理的首要問題，它的重要性是不言而喻的。在高校人事信息管理與財務信息管理有著同等重要的地位。在進行人事信息自動化管理工作中，如何實現人事信息的高安全性、高保密性是首先應該考慮的問題。

(四)實時變化的人事信息需要及時向相關人員發布

人事政策、法規和其他有關信息及時發布的客觀要求是一個非常現實的問題，這是高校人事部門辦公的特點之一。這不僅需要人事部門自動化的設計者提供行之有效的技術手段來滿足這一要求，而且，更為重要的是，鑒于此類數據的實時變化性的特點，設計者應該提供一種方便的手段可以讓人事信息管理人員根據原始數據自動生成滿足發布要求格式的數據，給人事信息管理人員的工作提供極大的方便。

二、系統建設的主要目標

在整個數字化校園建設的框架下，建設一個使用方便、信息和運行安全可靠、符合國家和學校有關信息標準規范的人事信息管理系統，提高人事工作的準確性和效率，提高人事工作為全校教職工服務的質量和水平。人事信息管理系統將充分利用網絡的優勢，以數據共享的工作方式，全面支持對學校教職工的調配(引進)、定編定崗、工資認定、培養與晉升、出國出境、社會保險、退休及人事檔案等各項管理工作；向教師、學生和機關部門提供相應的信息服務，同時完善數據標準和管理規范。

三、系統設計原則

(一)標準化原則

全面支持國家及學校制定的各項規范中的信息集和信息項，遵守并符合國家標準。完全按照國家或學校機構人事管理的層次和模式進行建構，適合人事組織機構的管理工作和信息的多方使用；滿足組織人事管理的日常工作。

(二)開放性原則

具有良好的開放性，支持多種網絡協議、多種網絡產品互連和多種數據庫系統轉換，為以后的網絡應用環境的集成，實現網絡的可互操作性，設計靈活的開放性接口，并支持用戶構造信息集合信息項，用戶可設定人員類別，分類管理。

(三)可管理性和可維護性原則

具有方便和強有力的網絡管理功能，具有良好的可維護性，具有友好的用戶界面和透明的網絡功能，方便操作，容易學習，有利管理，有利維護。

(四)原有資源與堅持系統標準相結合原則

一方面要充分利用現有的軟、硬件資源和信息資源，運用成熟的先進技術由簡入繁、建設完善；另一方面要堅持系統標準，保證系統的標準化、開放性和先進性，保證系統向發展中的現代技術平滑進渡。

(五)易用性原則

界面采用Microsoft的IE瀏覽器，界面簡潔，操作靈活方便；查詢支持拼音首字母，快捷高效；采用可視化多媒體編程風格，界面統一化。把系統的操作使用難度將降到最低。

四、系統設計內容

(一)教職工基本信息維護模塊：包括教職工的職工號、姓名、單位、出生年月、性別、學歷經歷、職稱經歷等信息，提供查詢修改等功能。

(二)人事工作管理模塊：包括人才引進、離退休、干部任免、編制與崗位管理、合同管理、年度考核等工作。

(三)師資工作管理模塊：包括專業技術職務聘任、崗前培訓、專任教師管理、師資培養工程、學歷進修、出國進修等工作。

(四)勞資工作管理模塊：包括工資管理、崗位津貼管理、福利管理、保險管理等工作。

(五)交流中心管理模塊：包括人事代理人員管理、聘余人員管理、臨時工管理等工作。

(六)博管辦管理模塊：包括博士后進出站、博士后考核、科研成果管理等工作。

(七)人才辦管理模塊：包括高級人才跟蹤管理、高級人才津貼等工作。

(八)輔助功能模塊：包括報表管理、內部公告、萬能申報等功能。

五、系統的技術特點

(一)數據庫的讀詩、整合與優化

對所有的數據庫在全局層次進行整合、優化設計、效率更高，庫結構更加合理，減少數據冗余。

1、現有數據向新系統自動遷移

特別設計的相關的應用工具來完成此項目標，考慮兩方面的內容：一是與新系統結構吻合的數據直接遷移；二是與新系統結構不一致或者是現有環境下不能提供給新系統的數據。設計相關工具自動整合結構不一致的數據或者自動生成的新數據，最小化用戶的數據輸入工作。

2、系統外部數據向新系統的自動遷移

考慮到人事系統的外向性和頻繁的交互性而做此設計。外部數據主要包括與人事處相關的部門或者個人向人事處提交的文檔或表格化文件。對于此類數據，新系統提供幾種常用格式的數據向新系統自動遷移。自動遷移的數據可以按照數據庫的相關結構錄入到數據庫中，并在數據庫中保存數據的原始備份。這樣，既可以保證數據的安全性，又減少了用戶繁重的數據輸入工作。

3、新系統數據向外部的自動遷移

充分考慮人事處經常發布諸如WORD或者EX－CEL格式的文檔提供給有關部門或者人員進行下載等，新系統提供相關工具自動生成常用格式的文檔，而文檔的原始數據是在信息辦公過程中產生的，已經保存在數據庫中，這樣可以避免用戶的重復勞動。

(二)數據處理的技術特點

從數據處理角度將整個系統分成數據提取、數據處理、數

據輸出三部分。各部分數據相互依賴，并與數據無關，與具體應用無關，這樣整個系統就成為開放式通用管理系統。

1、數據提取方面的技術特點

(1)數據一次錄入，無限使用。

(2)錄入信息標準化。全部采用菜單選擇，有效避免數據錄入不一致和重復錄入。

(3)數據項可通過設置權限進行控制。有效避免數據越權操作及非法篡改。

(4)通過設置過濾條件可以快速定位到所需數據，并進行查詢或修改。

(5)在多數據庫方式下，數據庫間可以動態切換。

(6)人員在系統中的位置與本單位的組織機構圖～一對應。

2、數據處理方面的技術特點

(1)自動計算

每個數據庫都對應一運算公式集，數值型字段都能對應一計算公式。其結果在數據錄入過程中自動計算。

(2)通過組合條件查詢

獨具特點的通用組合條件查詢模塊實現以組合條件完成對數據的檢索、統計、匯總。并支持模糊條件查詢。

(3)通用匯總管理

獨有的通用匯總管理模塊可以讓用戶一定制表格形式實現對數據的運算、匯總統計。運算公式及匯總條件錄入簡單、靈活，是本系統主要匯總形式。

3、數據輸出方面的技術特點

(1)提供屏幕顯示、打印。可選擇輸出到文本、EXCEL、WORD、圖形等7種基本數據輸出方法。

(2)照片等多媒體信息的輸出功能。

(3)以定制復雜非規范化表格方式完成輸出。如任免審批表、外調政審表等。

(4)利用“通用報表處理”模塊制作各類統計匯總表并進行輸出。

(5)以利用報表處理模塊為基礎，結合方法庫制作各類人員分析預測表。

(三)安全機制——權限控制

(1)打破傳統固定化權限設計方法，從數據層次把系統劃分成“最小操作單元”，然后針對最小單元提供一整套權限設置工具。

(2)用戶身份特定工作站鎖定功能可以把重要用戶權限限定在特定工作站上。即使口令被竊取也能安然無恙。(可選)

(3)提供四種權限機制，可以完成對系統的權限控制

一級權限：用以設定對系統主菜單的使用權限。

二級權限：用以設定在數據維護界面下用戶操作菜單。

三級權限：用以設定對數據庫的使用權限。

四級權限：用以對數據庫的數據表設置使用權限。

(四)安全機制——數據備份與恢復

可選擇網絡備份、硬盤備份、磁帶機備份、光盤備份、硬拷貝等多種備份手段。

(五)重要數據的加密解密

加密是保護數據安全的相當重要的技術，對重要文件存取的口令加密，以及在密鑰的控制下通過密碼算法將數據變成不可懂的密文數據。對不同密級文件進行不同級別的加密處理。

(六)相關工具設計設計各種輔助的模板工具，用于數據或報表的自動轉換或生成。

人事信息管理系統系統是為了管理工作服務的。其根本目的是提高工作效率降低管理工作的運行成本。通過計算機完成大部分信息處理工作，并通過流程完成對實際工作的約束，從而規范工作方式。實踐證明。人事信息管理系統不但使管理人員從繁重的業務中擺脫出來，而且使人事管理中的信息標準化、信息處理快速化。