談襄樊市農業科學院電子檔案的管理

付華娟

摘要從電子文件的收集與整理歸檔、存儲載體的選用、電子檔案的安全管理與利用等方面介紹了襄樊市農業科學院電子檔案的管理,以期為檔案工作者提供參考。

關鍵詞電子檔案;管理;襄樊市農業科學院

中圖分類號 G276 文獻標識碼B文章編號 1007-5739(2009)14-0358-01

隨著電子信息技術的飛速發展,辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善。各種電子文件以良好的復制性和復用性、易于傳遞和異地利用等優點,將逐步代替紙質文件。面對洶涌而至的電子文件浪潮,電子文件的歸檔與檔案管理問題日益突顯。為此,筆者做了一些有益的探索。

1電子文件的收集

電子文件是指在數字設備及環境中生成,能被計算機識別、處理,按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上,并可在網絡上傳遞的代碼。由于電子文件具有非人工直接識讀性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性及載體的不穩定性等特點,其收集較紙質文件更為艱難、復雜。

襄樊市農業科學院未實行電子文件統一管理之前,電子文件大多作為紙質文件的副產品分散存放在承辦人員的計算機中。襄樊市農業科學院建立的《電子文件收集歸檔制度》中明確規定了電子文件的收集納入到各科室崗位責任制中,要求各科室在形成紙質文件時,必須留存該文件的最終電子版本,并以只讀形式保存,有效地防止了因人為操作失誤而導致的電子文件損毀。文件管理人員應及時通過內部局域網或U盤拷貝等形式收集電子文件,實行集中統一管理。為防止因意外造成數據丟失,襄樊市農業科學院規定電子文件應做2個備份,脫機管理,分處保存。文件管理人員在接收電子文件時應認真填寫《電子文件積累登記表》,登記內容包括:序號、題名、文件類別、光(磁)盤號、形成部門、形成日期、使用的軟件系統、密級備注。由于襄樊市農業科學院從制度上將收集工作責任落實到崗、落實到人,抓住了電子文件形成之初這一關鍵環節,從源頭上有效地控制了電子文件。

2電子文件的整理歸檔

襄樊市農業科學院自實行電子檔案統一管理以來,嚴格按照國家標準規范和襄樊市農業科學院《檔案管理“三合一(文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限)”制度》進行整理歸檔。具體流程為:第1步,對電子文件進行歸檔鑒定,確定該份文件是否應歸檔、歸檔保管期限是否準確,歸檔的電子文件是否與紙質文件內容一致。第2步,組建樹形結構文件夾。文件夾分3個層次,第1層按保存期限區分,永久、30年設為1個文件夾,10年另設為1個文件夾;第2層按歸檔年度區分,在保存期限文件夾下設立年度子文件夾,每一年度設為1個文件夾,文件夾之間為平行關系;第3層按文件形成單位區分,每個科室設立平行的文件夾,文件夾內的電子文件依據“三合一”制度要求排序,內容關系緊密地存放在一起。電子文件要與紙質文件之間建立準確、可靠地標識關系。第3步,將整理完畢的電子檔案刻盤,可采用分類刻盤和集中刻盤2種方式。分類刻盤就是將電子檔案分為文書類和科技類(項目)2個類別。對于每年文書類電子檔案形成較少的單位可2年1張或5年1張。科技類(項目)電子檔案按項目刻盤,1個項目的電子檔案盡量集中在1張盤上,1張盤裝不下時,可用多張盤。集中刻盤就是將1年內形成的所有電子檔案刻在1張盤上,這種方式非常適合于電子檔案量少的單位。

應當注意的是,電子檔案不僅包括作為檔案保存的電子文件,還包括與電子檔案的相關軟件、相應的軟硬件環境說明和其他相關數據等。

3電子檔案存儲載體的選用

電子檔案存儲載體多種多樣,常見的有磁盤、磁帶和光盤3種。磁盤、磁帶屬磁性介質,對保管環境要求較高。為防止因檔案載體損毀而造成電子檔案數據的丟失,一定要把好磁性介質質量關,選擇優質磁盤、磁帶存儲電子檔案,嚴禁使用軟盤作為電子檔案的存儲載體;光盤具有對保管環境要求低,容量大、壽命長、存取速度快、不易損壞等特點,為電子檔案存儲的首選載體,選用時要注意選擇不可擦寫的光盤。

4電子檔案的安全管理

電子檔案存放地應遠離熱源、塵埃、酸堿等有害氣體和強磁場,環境溫度應控制在14~24℃、濕度控制在45%~60%之間。以光盤、磁性介質存儲的電子檔案至少要制作2套備份,1套封存保管、1套供調閱使用,必要時復制第3套異地保存(指不同的建筑物)。封存保管的電子檔案不得外借,以防止數據修改或損毀。電子檔案每2年進行1次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于40%。如發現電子檔案的載體或數據出現異常,應利用封存備份及時拷貝。計算機設備更新時,要確認電子檔案載體與新設備的兼容性,如不兼容,電子檔案應在安全有保障的前提下,進行栽體轉換,原載體同時保留時間不少于4年。

原始性是檔案的基本屬性,由于電子檔案的信息和載體的可分離性,致使其易刪除或修改,破壞原有面貌,因此保證電子檔案信息安全龍為重要。為防止未經授權擅自動用電子檔案的各種數據,襄樊市農業科學院制定了嚴格的接

觸控制制度,設置操作權限與操作人員的密碼身份控制,嚴禁本單位檔案管理人員之外的人員操作電子檔案專用微機。計算機病毒是計算機系統數據的安全性最大的敵人,為有效避免和減少病毒侵害,襄樊市農業科學院安裝的殺毒軟件隔天升級,對整個局域網中所有計算機實施病毒監控。

5電子檔案的利用

電子檔案快速便捷地檢索和利用,必須用計算機等現代化的辦公設備和設計科學的管理系統、齊全完備的檔案數據庫才能實現,襄樊農業科學院研制開發的檔案信息管理系統具備檔案信息著錄、查詢和提供利用等多項功能,操作簡便、易于學習、穩定性強,運行2年來效果良好。截止到2009年,襄樊市農業科學院建立的電子檔案目錄數據庫中已錄入1986年以來的所有文件級檔案目錄,電子檔案文獻數據庫中已收入2001年以來的所有重要文件,全文管理率高達55%。全院干部職工利用內部網絡終端設備即可實現檔案目錄及全文數據的查詢,檢索、查閱速度和查全率、查準率都得到了很大提高。