淺談成人高等教育學籍檔案工作者的素質

孫曉濤　張鳳偉

[摘 要]成人高等教育學籍檔案管理是高校管理的重要組成部分，檔案工作者需要從檔案意識、法律素養、業務素質、科學文化素質等方面全面提高自身素質，推進學籍檔案的現代化、信息化與網絡化建設。

[關鍵詞]成人高等教育 學籍檔案 素質

作者簡介：孫曉濤，男，河北科技師范學院；張鳳偉，女，秦皇島廣澤工程項目管理有限公司。

一、成人高等教育學籍檔案管理現狀

上世紀90年代以來，成人高等教育蓬勃發展，取得了長足的進步，成人高等教育學歷文憑得到了社會上各行各業的認可。在高速發展與可喜成績面前，管理體制的改革與創新日益被人們重視。學籍檔案管理是高校管理的重要組成部分，學籍檔案管理工作不與時俱進，必然會阻礙成人教育的穩健發展。學籍檔案工作者決定著檔案工作的效果與質量，然而，現階段，他們多為兼職檔案員。學籍檔案工作者主要從事成人教育學籍管理，兼職檔案管理。《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定：“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。”由于學籍檔案工作者是兼職檔案員，本身從事著繁重的學籍管理工作，沒有專業的檔案知識素養和經過系統的檔案管理技能培訓，完全憑借經驗、習慣，手工作業，給檔案的收集、整理、立卷等工作造成了很多困難和不必要的損失，影響了檔案向學校檔案館的移交，降低了檔案的價值。《高等學校檔案管理辦法》第十一條規定：“高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。”因此，提高學籍檔案工作者的素質，培育高水平人才，具有十分重要的意義。

二、增強學籍檔案工作者的檔案意識

成人高等教育學籍檔案是國家人事檔案的重要組成部分，它是成人高等教育學生在校學習活動的歷史記錄，對學生個人、學校、社會都有十分重要的價值。同時它是維護高等學歷教育的嚴肅性與權威性，打擊假冒文憑的有力武器與法律憑證。學籍檔案工作者要有強烈的檔案意識，對檔案事業有清晰明確的認識，衷心熱愛檔案事業。在思想上，要樹立正確的人生觀和價值觀，甘于清貧，樂于奉獻，堅持原則，自覺抵制不良風氣，嚴格把好人情關；在業務上，要以科學發展觀為指導，勇于創新，不斷進取。

三、加強學籍檔案工作者的法律素養

學籍檔案工作者應具備較高的法律素養。通過學習《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，學籍檔案工作者要自覺遵紀守法，依法治檔，抵制不正之風，拒絕違法違規的要求，與損害檔案的行為作斗爭，保持清正廉潔，維護學籍檔案的原始性、真實性與完整性。學籍檔案工作者不僅要從工作職責出發，按照檔案管理規定，進行學籍檔案的收集與管理，還要依法維護學生的檔案權利。由于學籍檔案記載了學生姓名、身份證號、照片、獎懲情況等個人隱私，如果這些信息被隨意開放，極易導致學生的人身權利遭受不法侵害，因此，學籍檔案工作者要制定妥善的檔案查詢制度，只有憑相關手續與證明才能進行查詢與復印，把學籍檔案的有效利用與學生人身權利的保護有機結合起來。《高等學校檔案管理辦法》規定了六種違法違規行為：1、玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；2、違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；3、涂改、偽造檔案的；4、擅自出賣、贈送、交換檔案的；5、不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；6、其他違反檔案法律法規的行為。

四、提高學籍檔案工作者的業務素質

（一）學生參加成人高考形成的檔案。（1）準考證。準考證是學生參加成人高考的憑證，記載了考生的姓名、性別、身份證號、照片等基本信息。學校應結合身份證、學生本人認真核對，防止冒名頂替、考試舞弊。（2）考生信息表。成人高考采取網上錄取，省考試院將考生電子信息上傳至服務器中，根據分數及計劃進行投檔，由學校下載投檔信息與考生信息。學校從服務器上下載了考生信息后，就在本地主機上保存了該信息。在脫機登陸的狀態下，學校只要輸入正確的用戶名和密碼，就可以查詢瀏覽考生信息，還可以通過打印機打印出考生信息表，以備存檔。（3）錄取表。成人高考錄取結束后，省考試院打印出各個學校分層次、分專業的錄取表，并加蓋省考試院公章。錄取表是學校的錄取憑證。由于同一年級的所有學生的錄取信息都裝訂成一冊，在經過反復查閱與復印后，錄取表非常容易被毀損。針對這一問題，學籍檔案工作者應設立副本，以便保持錄取表的原始性與完整性。

（二）學生在校學習形成的檔案。（1）學籍卡。學生入學后填寫學籍卡。學籍卡包括學生基本情況、個人經歷、家庭關系以及學籍注冊狀況等內容。它是學籍檔案工作者進行學籍檔案管理的載體，因此，在收集時，學籍檔案工作者應指導學生正確填寫。首先，學籍卡的編號應與學號一一對應，做到唯一性，方便查詢管理；其次，學籍卡應使用黑色碳素筆填寫，書寫要規范，字跡清楚工整，無涂改；最后，按年級、班級（函授站）分類。不同年級的學籍卡分年級保管，同一年級的學籍卡分班級（函授站）保管。（2）學生成績表。學生完成教學計劃規定的全部課程，成績合格后，由學校教學部門出具學生個人成績表。成績表為學生歷學期個人成績總表，其中開設課程、開課學期、學時數應與培養方案一致。（3）畢業生審批登記表。學生在修完教學計劃規定的全部課程、成績合格、取得規定的學分后，由學籍檔案工作者組織其填寫畢業生審批登記表。學籍卡記載了學生從入學到畢業期間的學習過程，而畢業生審批登記表則是在學習終了時，學生、學校雙方對于這一學習過程的最終鑒定。經過三年的成人函授學習，學生需要從思想政治、學習體會、工作實踐三個方面進行總結鑒定。成人高等教育不僅承載著教育的一般使命，還有其特殊使命，因此，在畢業審批上，學籍檔案工作者要把好出口關，對學生的表現進行綜合評價，認真審核其自我鑒定，只有對思想政治合格、學習成績合格、實踐能力合格的學生才能準予其畢業。畢業生審批登記表應與學籍卡的填寫要求一致，達到符合立卷標準規定。對于審批合格的學生，學籍檔案工作者應在學校意見欄簽署“準予畢業”并加蓋公章。

五、提升學籍檔案工作者的科學文化素質

《高等學校檔案管理辦法》第十五條規定：“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。”這就要求學籍檔案工作者必須熟練掌握計算機操作和網絡應用技能。隨著科學技術的不斷進步，計算機與網絡已滲入到各行各業。學生通過網絡報名參加成人高考；學校通過網絡錄取新生，并使用“成人高等學校學籍學歷管理系統”進行學籍管理。在這一過程中，不斷形成新的電子檔案。在學籍檔案中，電子檔案的比重越來越大。面對新形勢，學籍檔案工作者必須不斷學習新知識、新技能，提升自身的科學文化素質，建立起終身學習的思想意識。只有具備較高的科學文化素質，學籍檔案工作者才能推動和創新檔案工作，才能把新知識、新技能及時應用到檔案工作的實踐中去，使檔案工作符合信息時代的要求，推進檔案工作的現代化、信息化與網絡化建設。

參考文獻

[1]教育部，國家檔案局。高等學校檔案管理辦法[S]，2009-9-1