建設工程合同跟蹤管理探討

粟 莉

摘要:政府加強建設工程合同跟蹤管理,有利于規范建筑市場和建筑市場信息制度的完善,能有效地降低和控制工程造價,減少工程建設過程中產生的社會公眾性問題,同時也是市場經濟發展的客觀要求。但一個建設工程項目在建設過程中涉及到的相關合同比較多,比如建設工程總承包合同、建設工程分包合同、材料供應合同等。論文依據工程建設的基本順序,主要研究政府對建設工程勘察設計合同、建設工程委托監理合同和建設工程施工合同的跟蹤管理。

關鍵詞:建設工程;合同;管理

1 政府對建設工程勘察設計合同的跟蹤管理

在工程建設基本程序中,勘察、設計位于工程前期,其成果性文件直接影響到工程的投資、質量以及在工程實施過程中的變更和索賠。因此,在勘察設計階段進行合同的管理是合同中非常重要的方面。政府對建設工程勘察設計合同跟蹤管理的作用體現為:①合同跟蹤管理管理工作做得是否好,不但直接影響著勘察設計合同相關各方之間的權益,而且還關系到項目的經濟效益、社會效益的實現程度。②因勘察設計階段對工程項目的總投資產生的影響比工程實施階段的影響更大,政府在勘察設計階段通過對勘察設計合同的跟蹤管理,能有效地了解到項目的投資情況,對建設工程的造價、設計的質量有所控制,也決定了作為國家固定資產投資的工程建設,能否按質、按量、按期完成并獲得預期經濟效益的問題。③對勘察設計合同從開始簽訂到合同各方權利和義務履行結束進行跟蹤管理,政府可掌握合同的完成情況,為后續的施工合同的跟蹤管理奠定基礎,也能有效地減少因變更引起施工階段合同產生糾紛的數量,提高施工合同跟蹤管理的質量。

總而言之,通過項目建設前期政府對勘察設計合同的跟蹤管理,使政府能比較準確了解地區性的固定資產投資計劃,為工程實施的質量管理奠定基礎。

2 政府對建設工程委托監理合同的跟蹤管理

建設工程監理制度的實施,有助于建立一種新的管理體制,以適應社會化大生產的需要。在管理上形成了業主、承包商、監理三方格局,加強了相互監督、相互制約的機制。建設工程監理制的實施,使招標投標制度得以深化,促進項目法人責任制真正落實;可以使政府擺脫微觀管理的束縛,實現政企分開,變直接管理為間接管理,實現宏觀經濟調控的職能;有助于建設工程領域市場經濟體制的建立與完善,提高工程建設水平。由于建設工程監理制的實施,用單純的行政手段管理工程已難以進行; 業主投資的盲目性、隨意性,承包商的偷工減料、高估冒算等得到有效的遏止,建筑市場形成了比較完善的三元主體結構。近年來,我國建設工程監理工作的實踐證明,實行建設工程監理制,對確保工程建設質量,加快工程進度,有效地控制工程投資,從而提高工程建設的效益發揮了重要作用。特別是在國家投資的大、中型建設項目中,這方面的效果尤為顯著;有助于我國在工程建設領域深化改革、擴大開放。當代社會各國經濟發展的經驗證明,要保持國民經濟的持續發展,必須進入國際大循環,加強對外合作與交流。實行建設工程監理制,使我國的工程界進一步了解國際的通行做法和慣例,進而熟悉國際建筑市場,為企業走出國門打下良好基礎。同時,建設工程監理制是外商投資的必要軟環境,國際金融機構和組織對我國貸款的條件之一,就是必須實行建設工程監理制。建設工程監理制是改革開放的產物,反過來,又對改革開放的深化發揮了重要作用。

在我國,建設工程監理的范圍包括了大、中型工程項目;市政、公用工程項目;政府投資和開發的辦公樓、社會發展事業項目及住宅工程項目;外資、中外合資、國外貸款、贈款、捐款建設的工程項目。建設工程監理規定的范圍,主要是考慮到了我國目前建設工程的管理體制、建設水平、監理隊伍規模和素質等各方面因素。監理制度在建設工程項目實施中的推行,使建設項目實施中的主要參與主體由兩方變成三方,監理方在項目實施中接受了業主委托,進行項目目標實現的管理。建設工程監理的任務.就是工程監理方受業主的委托,依據與業主簽訂的工程委托監理合同,對工程項目進行控制、管理和協調,以期達到提高工程建設水平的目的,歸納為"三控制、兩管理、一協調"。在這個過程中由于信息制度的不健全,各方之間擁有信息的不對稱,使對監理方的監督工作難度增大。因此,委托監理合同的跟蹤管理就是以業主與監理單位之間達成的監理委托合同為依據,對監理單位在履行合同過程中的各種行為進行監督管理,直至監理委托合同所約定的權利和義務結束。

政府對委托監理合同跟蹤管理,主要是從規范監理市場、對工程監理過程中的責任、義務的履行方面進行監督管理。如監理委托合同的合法性、監理市場的公正性、工程監理過程中監理方的履約行為和是否存在不道德行為等。

3 政府對建設工程施工合同的跟蹤管理

為了保證工程項目施工按計劃、有秩序地進行,保證正確地履行合同,政府主管部門必須對工程項目的實施進行嚴格的合同跟蹤控制,必須建立相應的合同跟蹤管理制度。由于施工合同在工程相關合同中最重要,持續時間最長,合同的可變因素較多,跟蹤管理難度大,因此需要有相應的措施加強跟蹤管理。筆者依據工作的經驗認為,政府在建設工程施工合同跟蹤管理方面可以從以下幾個方面入手。

3.1 對各種書面文件做合同方面的審查和控制。

合同管理工作一進入施工現場后,合同的任何變更,都應由合同管理人員負責提出;對向分包商的任何指令,向業主的任何文字答復、請示,都必須經合同管理人員審查,并記錄在案。承包商與業主的任何爭議的協商和解決都必須有合同管理人員的參與,并對解決結果進行合同和法律方面的審查、分析和評價。

在工程實施過程中,由于實際情況下千變萬化,導致合同實施與預定目標的偏離。如果不采取措施,這種偏差常常從小到大,逐漸積累,對合同的履行會造成嚴重的影響。而合同跟蹤,可以通過實施情況的分析,找出偏離,以便及時采取措施,調整合同實施過程,達到合同總目標。此外,合同跟蹤還能使項目管理人員清楚地了解合同實施情況,對合同實施現狀、趨向和結果有一個清醒的認識。政府主管部門對合同實施過程中的任何變更、補充和刪除都應及時而準確的進行記錄,必要情況下還需要派出人員參與合同變更的過程。

3.2 對具體的合同活動或事件進行跟蹤

對具體的合同活動或事件進行跟蹤是一項非常細致的工作,一般包括完成工作的數量、質量、時間,以及完成工作的費用等情況,這樣可以檢查每個合同活動或合同事件的執行情況。對一些有異常情況的特殊事件,對于與計劃存在較大偏差的事件,應作進一步的分析,找出偏差的原因和責任。這樣也可以發現索賠機會,具體情況可以查閱業主代表或者施工日志得到詳細的情況,并進行有關情況的記錄。

3.3 建立合同管理工作程序

在工程實施過程中,合同管理的日常性事務工作千頭萬緒,極易引起管理的混亂。政府為了使合同跟蹤管理工作有序、協調進行,必須建立合同管理工作程序,規范合同管理工作。

3.3.1 對經常性合同管理工作,應建立明確嚴格的管理工作程序。建設工程施工有其內在的規律,因此,必須針對經常性工作,建立有章可循的管理制度,使這些工作按計劃有條不紊地進行。

3.3.2 對于一些非經常性工作,也應有一套應變管理工作程序。施工合同關系復雜,影響因素多,不可避免地會出現一些事先無法預料的事件。如果對這一類工作沒有一套應變措施,就會使合同管理陷于混亂,如工程變更程序、索賠程序等。

3.4 監督施工合同執行過程中建立報告和行文制度

在工程施工過程中,要建立嚴格的報告和行文制度,尤其是涉及承包商與業主、監理工程師、分包商之間的有關問題都應以書面形式進行,或以書面形式作為最終依據。這是合同法規定,也是工程管理的需要。

3.4.1 檢查記錄定期的工程實施情況報告。包括按時間劃分的月報、旬報、周報、日報;按目標方式將工程的內容分解成不同的控制界面的報告等。同時規定報告的基本格式、方式、時間、內容以及負責人等。

3.4.2 查閱工程施工過程中發生的特殊情況及其處理的書面文件。包括不利環境和氣候的變化,都應有書面的記載;對在工程中合同雙方的任何協議、意見、請示、指令等都應采用書面形式。對所有涉及雙方的工程活動及其交接.都應有相應的手續及簽收證據。

3.5 建立文檔管理系統

在工程合同管理過程中,一方面需要大量的資料,另一方面又產生大量的資料。因此,建立合同文檔系統,科學、系統地收集、整理和保存工程施工中各有關事件和活動的一切資料、信息就非常重要。

參考文獻

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