信息技術在檔案管理中的應用

姚秋媛

摘要:隨著科學技術的不斷發展、網絡技術的革命以及計算機應用的普及,計算機作為信息技術的代表從輔助性工具發展成為一種工作方式,由此產生了大量的機讀文件,使信息化所覆蓋的信息收集、加工、傳遞與共享,具備了充分必要的條件,信息化已成為當今社會發展的大趨勢。而在檔案管理方面也面臨著信息化的深入。本文通過對信息技術的探討,對信息技術在檔案管理中的應用做簡要分析。

關鍵詞:信息技術;檔檔案信息化源于現代檔案事業發展的需要。昨天的文件已成為今天的檔案,今天的電子文件將會成為明天的數字檔案。檔案信息化推動了檔案管理的深刻變革。電子記錄歸檔保存、館藏檔案數字化以及檔案信息網絡化服務已成為社會發展的主流趨勢。檔案館作為社會信息資源系統的一個重要組成部分,正面臨著信息化時代的巨大挑戰。檔案工作不再延續大量的手工操作,而是借助于計算機實現具和手段。檔案的收集、整理、保管和提供利用的傳統方式不僅難以適應快節奏、高效率社會發展的多元化利用要求,而且也難以保障信息化時代檔案信息的收集、管理和永久保存工作的有效開展。檔案信息的檢索服務不能僅僅局限于傳統的檔案保管方式,而應從信息利用的角度來組織和提供檔案信息服務。因此,檔案工作者需要轉換思維方式、改變傳統觀念,在傳統檔案管理模式上探索如何創新。同時,檔案信息化建設對檔案工作者的知識結構也提出了新的要求,僅精通檔案業務知識的人員已不能完全適應新形勢發展的需要,唯有輔以計算機、數據庫、網絡通訊等知識的復合型人才才能在新時期檔案工作中如魚得水、操控自如。

1 信息技術應用于檔案信息管理的必要性分析

在社會的信息系統中,檔案信息作為一種重要的信息資源而占有特殊的地位和作用。檔案電子化是目前檔案管理工作必須實施的重要工作,這已經成為大家的共識,而且在檔案的管理中計算機的應用確實帶來了非常顯著的成績。在檔案信息管理中,計算機技術具有手工管理所無法比擬的優勢,如存儲量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、成本低等優點,這些優點可以大大提高檔案管理的效率,也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。但是目前檔案管理工作仍然處于人工管理或半人工管理狀態,檔案的信息功能不能得以充分發揮。所以,為了適應當今信息處理技術發展的要求,提高檔案信息現代化管理水平,計算機技術作為一種新興的技術手段,在檔案信息管理中應當得到更加廣泛的應用。

2 信息技術在檔案管理中的應用

2.1 信息技術在檔案管理的應用步驟

2.1.1 收集整理

這是電子計算機信息技術檔案管理的基礎。在這個過程中,要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平,手腦并用,勤快踏實肯干,經常深入下去做好資料的收集和整理,掌握第一手資料,這是一項非常重要的工作。因為計算機只是一個輔助工具,無論其如何先進,管理者都是第一位的,掌握資料并將資料準確無誤地輸入計算機,才能發揮計算機的應用作用,否則,檔案管理計算機化就是一句空話。

2.1.2 歸納分類

這是電子計算機信息技術檔案管理的關鍵。有的時候計算機檔案管理人員在檔案資料收集過程中收集到的資料是不完整的,這就要求檔案管理人員對收集來的資料進行認真地篩選、分類、加工和整理,這是實行計算機檔案管理的前提和條件。只有做好了這方面的工作才能有效地將收集到的資料分門別類輸入到計算機中,這是實行電子計算機檔案管理最為關鍵的一步。

2.1.3 查詢和提取

這是電子計算機信息技術檔案管理的最終目標。前面做的大量工作,包括資料信息的收集、整理、歸納、分類,其最終目的就是為了將收集到的資料信息輸入到計算機中,為日后的查詢和提取打下堅實的基礎,只有將這些資料存入到計算機中,才能更好地發揮計算機在檔案管理中的作用。例如:某市西區污水中水管線工程是省市重點工程。該工程項目總長度為93.3公里,共32個標段,橫跨和穿越多條道路,將水送入發電廠。由于線長、面廣、點多,工作面分散,施工難度大,多年來各方在施工中配合不力,造成地下管線眾多,既有電信部門鋪設的光纖電纜,也有熱力部門鋪設的供熱管道,以及供氣部門鋪設的燃氣管道等地理情況復雜,施工難度之大前所未有。為保證施工質量及進度,避免施工中造成不必要的損失,作為施工一方的代表,水務工程有限責任公司技術人員在檔案管理人員的大力支持和協助下,利用計算機調閱了大量的檔案資料,方便、快捷地查清了地下各種管線敷設情況,從而安全高效地保證了施工的順利進行。他們由衷地說,公司檔案室數據收信準確、資料編排規范,查找資料方便快捷高效,真是我們施工部門的好后勤、好幫手。

2.2 借助信息網絡平臺宣傳,提高檔案利用率及效果

檔案是一個單位保留下來有參考和借鑒價值幫助單位順利開展各項工作、給單位以后的工作提供啟示、開闊思路的可利用的重要資料。為了使這些靜態的資料變為可靈活利用的資料,我們借助網絡平臺進行宣傳。例如校園網絡平臺的建設,教師們只要進入校園網絡平臺就能接收到有關檔案宣傳的信息,這樣既省時省力又提高了工作效率。比如,每個學期初和學期末,各班班主任可借閱班級工作計劃總結做參考,這樣就為開展班級教學工作開闊了思路,特別是對年輕班主任的成長起到了引路的作用。因為每位班主任都要全盤考慮班級各項工作,并撰寫班級工作計劃和總結。作為一名年輕教師初次擔任班主任,班級管理方面的經驗比較欠缺,借助信息技術與檔案管理結合就顯得非常重要。如何使教師利用好校園信息網絡,用好學?？蓞⒖嫉慕虒W檔案,使之更好地服務于學校教學工作,我認為應當是學校進一步改進和完善的工作。教師們通過辦公平臺,了解檔案的作用與益處后,借閱檔案資料的次數就會

增加。根據學校工作崗位的不同,教師所借閱檔案的類別也就不同。

2.3 借助多媒體,提高檔案案卷質量

檔案管理從某種程度上講可以體現一個單位的管理水平,是展現一個單位精神風貌的窗口,所以,檔案的質量至關重要。檔案要體現出它的最大價值,發揮出最大的作用,質量是起著關鍵的作用,利用信息技術正好實現了這一點。首先,運用信息技術,可以使歸檔資料格式和紙張統一,字體統一,這樣避免了手寫體的字體和筆的色跡不統一。原來檔案的格式、紙張雖然能保證統一,但不能保證整齊規范?，F在統一打印的檔案資料字跡清晰、整齊,便于借閱和閱讀。其次,在檔案管理工作中,利用電腦技術打印卷皮,既充分體現了辦公自動化,又可以實現無紙化辦公。我們可以根據卷皮的大小,固有的格式來設計打印格式,根據卷皮題日內容、起止年月、保管期限、件數、頁數及案卷號等所在卷皮的位置,來進行調整,使打印的內容正好處在恰當的位置,卷皮上沒有手寫字,為整個案卷增色添彩。

3 結語

通過以上幾點,我們可以發現在計算機檔案管理中實行信息技術管理有許多益處:⑴整合和提高了資源利用率,減少人力、物力、財力和時間的浪費。⑵縮短查閱時間,提高檔案信息的時效性。使用檔案管理計算機化,編者可直接利用機讀形式,利用計算機的功能,完成計算機的加工工作程序。⑶改變信息加工工作受經費限制的局面。通過檔案管理計算機化,可一次投入,多次產出,極大的節約了經費。⑷擴大了社會影響,拓寬了服務范圍。檔案管理計算機化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,從而提高了檔案部門的地位。所以,檔案管理信息化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌,與世界同步。案管理;信息技術應用