企業管理信息化下我國國企內部財務控制研究

葛玉銀 黃 磊 熊 艷

摘 要: 當前信息技術的廣泛應用改變了企業的管理環境與理念,拓寬了企業管理的范圍和內容,這一切影響并改變著企業內部控制的內容和表現特征,并給現代企業內部控制帶來了新的問題和挑戰。建立和完善企業新環境下內部控制制度,加強企業的內部管理已變得越來越重要。基于此,從人力資源管理的角度探討信息化對傳統內部控制體系的影響,以期對我國國有企業內部財務控制的革新提供理論參考。

關鍵詞:企業管理;信息化;內部財務控制;人力資源管理

中圖分類號:H606.6文獻標識碼:A文章編號:16723198(2009)22019402お

1 人力資源管理下企業管理信息化的內涵

企業中的智力資本對企業的控制等各個方面起著關鍵的作用,管理信息化中,人力資源管理顯得尤為重要。20世紀90年代美國注協將內部控制確定為控制環境、風險評價、控制活動、信息與溝通、監控五個方面。人力資源管理,就是指運用現代化的科學方法,對于一定物力相結合的培訓、組織和調配,是人力、物力經常保持最佳比例,同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調,充分發揮人的主觀能動性,是人盡其才,事得其人,人事相宜,以實現組織目標。

企業要想在激烈的市場競爭中求得生存、發展,必須要更新企業職工的知識結構,不斷補充新的活力,應該重視企業內部整體素質的提高。對于學習觀念相對淡薄的職工,應采取一些行之有效的形式和措施,加強對職工的教育和引導,使職工切實把學習看成是一種覺悟,一種修養,一種境界,一種責任,增強學習的自覺性,切實把學習作為一項緊迫而長期的重要任務,增強學習的堅定性。使職工學習培訓中的“要我學習”向“我要學習”轉變,積極參加各種繼續教育培訓,不斷完善知識結構。

企業管理信息化雖然是將信息技術引入傳統企業管理模式,但是在對其內涵的理解不能僅僅局限于此,單純強調技術的概念會將企業管理信息化的實踐引入誤區。企業管理信息化應該是“三分靠技術,七分靠管理”,企業管理信息化不僅是計算機等信息技術的采用,更是企業流程再造,人力資源潛能充分得以調動的一個過程。企業管理信息化需要相應的組織保障,并且使企業管理的內容發生變化,人力資源的管理與開發成為越來越重要的內容,企業管理信息化強調“人本”理念。

2 我國國有企業內部財務控制中存在的主要問題

2.1 機構設置不合理,缺乏活力

我國目前一些國有企業組織機構沿襲計劃經濟下的傳統模式,即按照政企合一的原則設置。普遍存在的問題是:機構臃腫,管理層次多,工作效率低下,企業盈利少或略有虧損。主要問題出現在企業領導人身上,現在多數國營企業領導人(廠長或者經理)交納的風險抵押金只是象征性的,對他們根本無法形成約束力。

不少企業的內部財務控制制度殘缺不全或者有關內容不夠合理,或者制度制訂的比較籠統,不具有操作性,執行中的隨意性使內部財務控制失去了它應有的嚴肅性和科學性。實質上,是企業管理的傳統機制沒有改變,科學合理的企業治理結構沒有建立起來。

2.2 內部財務控制人員素質低下,財務與會計不分家

在國有企業中,企業財務管理部門一般是掙錢多、出力少的肥差,有不少人是憑借關系擠進了這些部門。其結果是,財務主管人員、一般會計人員、相關業務執行人員、內部審計人員等,普遍缺乏良好的職業道德和基本的業務素質。在這種情況下,即使設立了最完善的財務制度和內部控制制度,也會因為決策者、執行者的能力不足或道德問題而達不到應有的效果。另外一個問題是,財務與會計不分家。

根據財政部頒布的《企業會計制度》及行業會計制度的規定,并結合各個單位的實際情況,一般而言,會計部門的工作主要是填制憑證,登記賬薄,編制報表;全面推行會計電算化,統一使用指定的核算軟件,按有關規定進行軟件的操作管理和保護。尤其是在市場經濟條件下,經濟信息瞬息萬變,財務管理日益復雜。由會計人員兼搞財務管理,既影響會計信息質量又導致財務管理乏力,同時也為主管財務會計的領導,基于財務收支需要和業績的需要而捏造會計信息打開了方便之門。

2.3 內部控制制度不健全,會計人員的責權利劃分不清

在目前財產權與經營權相分離的情況下,企業的所有者與經營者之間因目標函數取向不同而形成利益沖突。所有者的資本一旦投入企業就形成法人財產,經營者就可以支配這些財產,如何使經營者按照所有者的目標和要求使用這些財產,就必須建立起一種控制與約束的機制。由于我國受傳統經濟模式的約束,國有企業形成了所有者缺位和“一股獨大”的情況。經營者以法人代表的身份占據著企業所有者的地位,掌握著企業的最終控制權,企業經營者實際上是在沒有內外監督的情況下,全權經營這部分國有資產,于是便相當廣泛地產生了內部人控制的現象。

2.4 內部審計機構不健全,內控機制弱化

在經濟發展比較快的地方,有相當一部分小型企業沒有建立起內部審計機構;已經建立內部審計機構的企業,內審僅僅是對廠長或經理負責,即按照廠長或經理的授權,對于有問題的或者是不太信任的下屬進行審計,對于同級和上一級的監督顯然沒有作用和意義,他們出于互相利用或人情關系的需要,當然不能很好的監督同級部門。審計的地位無法超然獨立,難以充分發揮應有的作用。這是因為我國內部審計的發展受政府的影響很大,即我國的內部審計是在政府的法制強制下,在國家審計的基礎上建立起來的。

內部審計代表國家監督企業,但在實際運行過程中,由于國家是法人,不是自然人;由于國有企業所有者缺位,同時,內部審計又代表企業高層經理人監督其下屬,因而形成了雙重身份(即內部審計既代表國家監督企業,又代表企業高層監督其下屬),這種定位上的重疊和偏差,必然會導致內部審計的獨立性不強。具體來說,這種內審組織體制往往因為存在著利益關系制約其權威性的問題,而使內審機構及其人員的工作獨立性比較弱,他們不能客觀、真實、公正、深入地開展工作,即使做出了審計處理決定也會因管理體制上的制約而得不到有效的貫徹執行。

3 加強企業內部財務控制的建議

3.1 理順體制,建立健全現代企業制度

有效實施內部財務控制的基礎是建立完善的企業治理結構,而建立良好的企業治理結構,必須從產權問題入手。這就要求我們必須建立產權明晰、權責明確、政企分開、管理科學的現代企業制度。即根據本單位的實際情況進行功能定位,完善組織結構。根據我國《企業法》的要求,組建股東會、董事會、監事會和經理層,形成各司其職、各負其責、有效制衡的企業結構體系,徹底扭轉目前的人浮于事、管理層次過多、搞行政的人多、搞經營管理的人才少、注冊資本總量小于實收資本形成國有資產流失隱患等現象。只有把這些基本問題解決了,我們才有資格在世界經濟一體化的大前提下,與同類型的外國企業競爭。

建立健全行之有效的內部財務控制制度,確保會計信息真實、完整,保證財務管理系統循環暢通無阻,實現企業價值最大化。這些財務控制制度必須符合國家有關法律和內部財務控制規范及企業的實際情況,必須設立一些關鍵的財務控制點,如原材料采購、應收賬款、費用報銷等關鍵控制點,使決策、執行、監督、管理各個環節均沒有漏洞,一旦發現制度有問題,及時調整、修訂,使之日臻完善。

3.2 提高財務人員素質,堅持財務與會計分別設立

企業內部財務控制的關鍵在于財會人員的素質和職業道德水平。這是因為企業內部的各項控制措施都要通過財務會計人員的日常工作來貫徹落實的,同時他們又承擔著監督經營者以及其他參與經營活動人員執行財務控制規范的責任,所以財會人員的素質和水平關系到內部財務控制制度實施的成敗。要全面提高財會人員的素質與管理能力,首先要截斷低素質、非專業的人員的流入,或者盡可能清除他們,然后積極吸收高學歷的財會人才。因為財務管理是企業管理的中心,只有高素質的財會人才,才能利用先進有效的財務管理手段和方法引導企業占領市場、開發市場、擴大市場。企業的決策者才能依據及時有效的財務報告,適時調整決策方案,在激烈的市場競爭中出奇制勝。

3.3 完善內部財務控制制度,明確財會人員的權責利

在企業治理的機構設置上應體現內部財務控制的要求,如設置財務總監、總會計師崗位,并實行雙向控制等。在管理制度上,應建立健全如經營計劃制度、財務預算制度、指標考核制度等。財務控制必須包括從計劃的制定與指標的分解到實現計劃目標為止的全過程。從機構上、職責上、管理上、制度上實施嚴格的控制措施,這是保證企業經營活動和財務管理按計劃目標合法、有效、有序進行的重要措施。內部財務控制主要通過編制、執行和監督財務預算,以及經營計劃來對企業各項經營活動和各項財務活動進行有效的嚴格控制。同時制訂嚴格的內部鉗制制度,如記賬人與經營業務事項和會計事項的審批人、經辦人、保管人、出納等職務權限應當明確界定,并相互分離,相互制約。

3.4 建立健全內部審計機構,強化內控機制

西方國家的企業審計委員會是提高我國國有企業內部審計獨立性的一個值得借鑒的模式。我們的企業也應設立審計委員會來領導內審工作,增強企業內審的獨立性和權威性。目前我國尚未頒布統一的內審執行標準,這樣內審人員只能依據自己的經驗和知識水平來進行分析和判斷,從而導致了審計結論具有一定程度的隨意性,增大了審計風險。所以必須制訂內審準則,減少企業內審的隨意性。內審部門的負責人必須能和董事會、國資委建立起直接交流信息的機制,并直接向董事會和國資委提交書面工作報告,形成對企業經理人的制衡機制。內審負責人的任免權應屬于董事會或國資委。內審人員不得承擔經營責任,不能參與內部控制系統的設計、安裝和執行。內審人員應定期輪換,長期負責某一管理職能或部門的審計工作也會使審計者與被審計者的關系產生微妙變化,所以定期輪換可以從組織上保障內審人員的獨立性。

參考文獻

[1]@李東.企業信息化案例[M].北京:北京大學出版社,2002:2123.

[2]@許永斌.企業信息化對企業內控的影響及對策研究[J].經濟師,2004,(7):6768.

[3]@王偉.人力資源管理要為企業效益服務[M].現代商貿工業,2008,(1):155156.

[4]@武漢鋼鐵(集團)企業.構建內部會計控制體系充分發揮財務管理作用[J].會計研究,2004,(4):813.

作者簡介:

羅愛華(1970-),女,湖北襄樊人,廣西中醫學院第一附屬醫院經濟管理辦公室副主任,會計師。