基于信息化的高校院系教學檔案管理創新研究

楊冬梅

(武漢工程大學環境與城市建設學院,湖北 武漢 430074)

中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1673-0992(2009)07-039-01

摘要:高校院系教學檔案是高校檔案的重要組成部分,是教學質量評估的重要基礎和依據。因此,本文系統分析了高校院系教學檔案管理存在的問題,提出了改進教學檔案管理工作的方法與途徑,旨在加速實現教學檔案信息化進程。

關鍵詞:高校院系;教學檔案;管理

高校院(系)教學檔案,是指高校院(系)在教學過程中逐年積累起來的一系列有關教學工作的原始資料,如學生考試成績、考試試卷、畢業設計(論文)、專業培養計劃、學科建設 、師資隊伍培養、教學評估等文檔。它是對院(系)教學、科研和學科建設等工作的真實記錄,也是院系(系)教學管理工作的縮影。

院(系)教學檔案管理與學校綜合檔案館檔案管理一樣,都是對院(系)積累起來的一系列有關教學、科研和學科建設等方面的資料進行收集、分類、整理和歸檔。教學檔案具有十分重要的作用,因為它是教學改革與教學評估的重要依據。然而,當前高校院(系)教學檔案管理工作存在許多問題,這些問題不解決,不利于教學改革的進行,也不利于教學評估工作的開展。因此,本文系統分析教學檔案管理中存在的問題及其原因,力圖尋找解決的途徑與方法,為科學而規范的管理教學檔案提供參考依據。

一、檔案管理存在的問題及其原因

當前,高校院(系)教學檔案管理工作存在許多問題。這些問題的出現,既有人為的主觀原因,如管理者對檔案管理不太重視;又有其客觀原因,如檔案管理方法落后。其中,突出的問題表現在以下幾個方面:一是檔案管理專業化程度低;二是檔案管理制度不健全;三是檔案管理手段落后。

(一)檔案管理專業化程度低

當前,依照《普通高等學校檔案管理辦法》的規定,許多高校的檔案機構設立了綜合檔案館,并由專職檔案人員管理。而各院(系)、部這一級單位基本上沒有配備專職人員負責本單位的檔案管理工作,大多數由教學秘書或其他行政管理人員兼任。由于教學秘書或是行政管理人員的工作性質決定了他們的本職工作頭緒多、較繁雜,無法把主要精力投入到檔案管理工作上來,因而,形成“資料一大堆,查找難上難”的尷尬局面。

檔案管理是一項專業性很強的工作,應當由專職檔案管理人員來負責這項工作,而由其他非專業人員來管理檔案,會出現這樣或那樣的問題,必然給急需查找資料的領導及老師造成困難。出現這些情況的主要原因就是檔案管理專業化程度低,而這些因素的影響,使得檔案管理水平難以提高。

(二)檔案管理制度不健全

院(系)教學檔案客觀而真實反映出院(系)教學工作的實際情況,并在一定程度上折射出學校教學、科研和學科建設發展的軌跡。因此,教學檔案是十分重要的文獻資料,應當有嚴格的管理規范。

目前,由于許多院(系)不重視教學檔案管理這項工作,使得檔案資料收集的內容、整理的范圍、分類的標準、移交手續、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度,全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現資料歸檔不及時,需要查閱的資料找不到,借閱時不登記,借閱的資料也不按時歸還,重要的文檔資料丟失時有發生,致使檔案資料殘缺不全,從一定程度上影響了教學改革及教學評估的質量,同時,嚴重影響了檔案管理的完整性和規范性。上述這些問題的出現,說明了健全教學檔案管理制度的重要性。

(三)檔案管理手段落后

目前,高校院系教學檔案管理技術手段嚴重滯后,主要表現在教學檔案管理仍停留在紙質檔案、僅用檔案柜保存的狀況,大部分檔案資料整理還處于手工操作階段,工作效率低,自動化和信息化程度不高,這與高校管理科學化嚴重脫節。盡管個別高校院系采用計算機輔助管理檔案,但由于沒有實現信息網絡化,使資料信息資源難以共享,嚴重影響了工作效率。正因如此,檔案資料利用率較低,這種狀況不利于教學質量的提高及教學改革的推進。

二、改進教學檔案管理的對策

綜上所述,許多高校院(系)教學檔案管理在不同程度上出現“文檔資料不齊全、歸檔整理不規范、分類統計不科學、借閱制度不健全、管理人員不專業、數據庫建設不到位”等諸多問題。這些問題的存在,是多年來院(系)檔案管理水平低的癥結所在,它嚴重阻礙檔案管理水平的提高,也給教學改革和教學質量評估帶來陰影,檔案資料利用價值較低的問題也無法得到解決。因此,不能按照原有模式來管理教學檔案,必須進行管理創新。

(一)檔案管理思維創新

如前所述,當前高校院(系)教學檔案管理人員,絕大多數由院(系)教學秘書和辦公室行政管理人員兼任,因此檔案管理人員專業素質差。而提高專業素質必須通過專業培訓來實現,使他們盡快掌握檔案管理專業技能與方法。這種思維創新主要表現在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保管全過程的創新,想方設法提高工作效率。因此,只有思維創新才能由非專業變成專業,由不熟悉變成熟練,院系檔案管理工作才能打開新的局面。

(二)檔案管理制度創新

實現院(系)教學檔案管理規范化,必須根據《高等學校檔案部門業務建設規范》的要求,逐步改進和完善院(系)教學檔案管理規章制度,使文檔資料的收集整理、分類歸檔、目錄檢索、文件編號、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據可依。只有這樣,才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。隨著教學改革和教學評估工作的規范化、科學化,教學檔案也日益復雜,因此必須使管理制度創新走在實際工作的前面,因為制度指導和約束管理行為。

(三)檔案管理技術創新

計算機技術和網絡信息技術的廣泛使用,為教學檔案管理提供了重要的技術手段。因此,必須運用網絡信息技術、數字處理技術等先進科技手段來管理教學檔案,從而取代傳統的手工操作的檔案管理方法,逐步形成紙質檔案、電子檔案并存的新局面。然而,院(系)教學檔案管理還處于保管原始資料階段,還沒有按照科學分類方法進行電子歸檔。這種科學的分類方法應該是,將文檔資料按“學生文檔、教師文檔、教學文件文檔、科研文檔和綜合文檔”進行分類;在科學分類的基礎上,建立文檔信息數據庫,使該信息數據庫形成電子文檔軟件,這樣才能利用上述軟件完成教學檔案信息網絡化,實現信息的共享,最終提高工作效率。

綜上所述,院(系)教學檔案是學校教學檔案的基礎,只有做好院(系)教學檔案管理工作,才能實現高校教學檔案管理信息化、規范化和科學化。