淺談ERP環境下的內部控制制度

[摘要]本文旨在分析當前經濟環境下,ERP企業管理鏈條應用的新企業環境對內部控制的影響以及解決辦法。ERP系統作為控制環境的一部分,深刻影響著會計系統和控制程序等內部控制要素。ERP系統能帶來的諸如降低庫存投資、降低采購成本、提高生產效率、提高客戶服務水平等效益,但筆者也發現了一些在ERP系統環境下的內部控制制度所存在的問題,比如會計信息失真、財務無法整合等。本文對相應問題進行了闡述并提出了一些切實可行的解決辦法。

[關鍵詞]ERP 內部控制制度

作者簡介:張家順,1964年5月,男,漢,大學本科學歷,經濟師,貴州石油分公司,總經理助理兼經營管理處處長。

在ERP環境下,通過信息系統對企業的各方資源,包括物流、資金流、信息流等進行充分整理和全面一體化管理,并能規范化、透明化、集成性和實時性地將企業的信息資源進行有效傳遞,從而使各方資源能夠得到合理地配置與利用,為整個企業的管理帶來了效率,為監控提供了有效手段。但同時我們也應意識到,在ERP環境下,企業也面臨著一些前所未有的風險,如因系統癱瘓而招致企業的生產經營活動無法正常開展的風險、因崗位配置或權限設置不當而導致控制失效甚至產生舞弊行為的風險、因業務操作人員操作不慎而導致的信息失真的風險等等,在經濟不斷發展,計算機信息技術不斷運用的今天,各種各樣的新時代企業管理風險正向現有的已形成的企業內部控制制度提出挑戰。為此,我們需要以一種新眼光來看待現今企業的內部控制制度,不斷完善企業的內部控制制度,增強企業應對上述風險的能力。

一、ERP環境下內部控制制度的現狀

(一)ERP在企業會計信息管理內部控制制度中的運用

企業相關業務中所涉及的主要憑證和記錄如下:顧客訂貨單;銷售單;發運憑證;銷售發票;商品價目表;現金日記賬和銀行存款日記賬;還包括其他企業日常經營中所涉及的所有帳、證、表、冊。

無論在手工業務系統中,還是在基于信息技術的管理信息系統中,上述憑證和會計記錄都會根據企業的具體需要設計成不同的體現形式,也會根據需要進行合并、簡化。

在ERP系統中,一些憑證和記錄應根據信息技術的特點進行重新設計。通過采用適合于ERP系統特性的形式,簡捷、高效地達成各種憑證和記錄原有存在目的。例如,在手工業務系統中的一些內部憑證的聯次設計的目的,在ERP系統中可以利用信息系統的實時性,通過由擁有不同權限的人員聯簽一個文件記錄的形式來達成,這樣既避免了一個憑證多聯次造成的繁瑣、冗長、效率低下的傳遞流程,也能堵塞由于憑證多聯次造成的舞弊漏洞。再如,原有的憑證連續編號控制程序在ERP系統中也相應地設計成編號授權使用范圍和斷號管理兩項控制內容。

(二)ERP在銷售和收款環節內部控制制度中的運用

1.接受顧客訂單

在ERP系統中通常設銷售管理模塊來進行銷售的管理和控制。銷售單一般是進入銷售管理系統的第一張單據,銷售單的審批包括對銷售產品種類、規格、數量、單價、顧客、賒銷額度、信用政策等各項目的審批,是銷售的關鍵內部控制環節。對其實施有效的內部控制,可以保證銷售業務發生的真實性、估價的正確性,也可以保證后續數據的正確性

職責劃分:

在ERP系統環境下,應統籌考慮,進行符合內部控制要求的職責分工。價格的制定權限、顧客名單的管理權限和銷售單的編制權限必須分開,由具有相應授權的獨立的部門和人員來執行。同時銷售項目主管應有特別處理權。

ERP系統內的價格的制定和調整、顧客名單的修改和增加必須附有相關批準文件。

獨立檢查與評價:應有嚴格的流程管理制度和責任管理制度,并獨立評價這些制度在ERP系統環境下的執行情況。

控制過程:

在ERP環境下,系統內應內置嚴格的銷售業務的批準程序,并且各種程序可以在ERP系統定制。

應內置的批準程序有:符合企業銷售政策的業務的批準程序;不符合企業銷售政策的業務的特殊批準權限授權。這些批準程序包括:銷售客戶審批,銷售價格政策審批。

在程序的內部審核機制上設立嚴格的單據的完整性檢查,審核項目不完整的銷售單將不能流轉到下一步驟。

在對銷售商品的品種規格和數量的審核上,應充分利用ERP的集成性,調用產品和進銷存等功能的信息,設置不正確品種規格、短缺數量的報警機制。避免給企業造成信譽和經濟上的損失。

2.批準賒銷信用

控制過程 :

在ERP系統中,應內置客戶信用額度比較和報警機制。與之相對應的措施是,應在ERP系統內設置完整的信用額度體系和信用額度審批機制。賒銷額度核查由系統強制進行,可以避免人工核對的隨意性,減少隱瞞、漏報不符合信用條件和超過信用額度銷售事項的可能性。對不符合信用條件和超過信用額度的銷售項目必須由具有相應權限的人員進行審批。

3.按銷售單供貨

企業管理者通常要求商品倉庫只有在收到經過批準的銷售單時才能供貨。設立這項控制程序的目的是為了防止倉庫在未經授權的下擅自發貨。

控制程序:

對于本環節的控制,理想的控制程序是全部銷售出庫單均由系統根據完整的銷售單生成,并設置單據的內部追蹤能力,從根本上避免存貨管理人員自行發貨的可能性。

4.按銷售單裝運貨物

主要控制目標:避免裝運職員在未經的授權的情況下裝運產品。

控制程序:由存貨管理部門進行裝運通知與系統內的銷售單核對后,存貨管理部門人員監督裝運人員裝運并在銷售單上簽署已裝運指令,系統標注通知單、生成銷售出庫單。

5.向顧客開具賬單

開具賬單包括編制和向顧客寄送事先連續編號的銷售發票。這項功能所針對的主要問題是:(1)是否對所有裝運的貨物都開具了賬單?(2)是否只對實際裝運才開具賬單,有無重復開具賬單或虛構交易?(3)是否按已批準的商品價目表所列價格開具賬單?

為了降低開具賬單過程中出現遺漏、重復、錯誤計價或其他差錯的風險,應設立以下的控制程序:銷售發票應由系統根據已發運的裝運憑證、已標注發運的銷售單自動生成。系統中的發票記錄上應記錄所依據的編審完整的銷售單號、存貨銷售出庫單號和裝運憑證編號。以便于體現銷售發票與三者之間的關系。開具發票前系統內部程序應能自動核查銷售單和裝運憑證的完整性。

職責劃分上,開具發票業務與存貨管理業務、裝運憑證編審業務是不相容職務,不能由同一人負責。

6.記錄銷售

控制目標:確認銷售存在或發生的真實性;確保銷售記錄的完整性;保證所記錄業務的估價與分攤的正確性。

記錄銷售的控制程序:

ERP系統應有相關單據的追蹤能力,在銷售系統生成總賬所須憑證時,應能聯查銷售發票、裝運憑證等,控制記錄銷售程序的完整性。

7.辦理和記錄銷貨退回、銷貨折扣與折讓

退貨業務涉及退貨的批準,退貨貨物的入庫和應收賬款的沖減三個環節;銷貨折讓和銷貨折扣則涉及折讓和折扣的審批與應由賬款的沖銷兩個環節。

控制目標主要在于保證業務在授權的范圍內進行和實物與資金處理的一致性。

控制程序應包括以下兩個方面:

職責劃分:在ERP系統內,退貨業務中退貨的批準、退貨貨物的接收和開具貸項通知單、應收賬款的沖減應分別授權與不同人員。應確保與此業務有關的部門和職員各司其職,分別控制實物流和會計處理;銷貨折讓和折扣業務應將審批與應收賬款的沖減業務分別授予權限。

控制過程:

在ERP系統內,嚴格貸項通知單的批準和使用程序是辦理和記錄銷貨退回和打折扣折讓的關鍵。

8.提取壞帳準備

企業應根據對客戶的風險評估,提取應收賬款的壞帳準備,在ERP系統中應將對客戶的風險評估納入客戶管理內容,在此基礎上制定針對每一個客戶的信用政策和壞帳預期,應對壞帳風險的沖擊。

在控制程序上,應充分利用ERP系統的信息處理能力,分別客戶制度壞賬準備提取方案,提高壞賬準備提取的準確性。壞帳提取方案的制定和壞帳的提取進行職責分離,壞帳政策的制定要經過適當的授權并符合企業會計制度。在ERP系統環境下要根據這一要求進行相關權限的分配。

二、ERP環境下內部控制制度存在的問題

(一)ERP的使用加大了控制舞弊、犯罪的難度

由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加以數據高度集中,未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷毀企業重要的數據,因此,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大。電算化會計系統的內部控制不僅難度大、復雜,而且還要有各種控制的計算機技術手段。與手工會計系統的內部控制制度相比較,計算機會計系統的內部控制是一個范圍大、控制程序復雜的綜合性控制;控制的重點為職能部門和計算機數據處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

(二)對傳統的財務管理內部控制制度產生沖擊并帶來一些弊端

1.對貸款確認的要求不一致。

按照內部控制制度對“收款和開具訂單”的要求是:“財務部門根據客戶付款情況開具到款通知單”。這樣的要求是基于沒有建立ERP系統前,財務和銷售都有各自獨立的系統,故財務開出“到款通知單”,不但有助于貸款的確認,也分清了與銷售部門的責任。在ERP系統中,信息來源不但唯一而且實時共享,因而只要財務部門在ERP系統中錄入貨款信息后,銷售部門就可根據銷售計劃開出銷售單實現銷售。但此種做法卻模糊了財務部門同銷售部分之間的責任區分,且信息通過網絡傳遞,在傳遞過程中缺乏原始證據支持,從而容易導致錯漏。

2.對價格管理監督的弱化

按照內控制度對“銷售價格的確定”的要求,企業內部應成立“價格領導小組”,價格主數據應由財務維護。這樣的要求體現了財務對價格的監督職能。但是在已應用ERP的企業之中,絕大多數都將價格主數據的維護放在銷售部門或計劃部門,這使得財務對價格的監督被弱化。

3.銷售和采購結算單據的真實性可控性削弱

在內部控制中,銷售結算單據要求“三單匹配”,即一張銷售收入的會計憑證要附上增值稅專用發票、銷售訂單和產品出庫單,目的是要取得不同環節所產生的數據來證明該銷售收入的真實性。但ERP環境下,從銷售訂單的下達,到倉庫產品的出庫,以及最后在稅金系統中打印增值稅發票都是在系統中實現并且自動集成,因而作為銷售收入的會計收入憑證最終沒有相應的“三單”與之匹配。在傳遞過程中容易出現缺失以及不及時的現象,給內部控制帶來不便。

(三)信息錄入的關鍵控制缺失

ERP系統作為一個高度集成的軟件,與一般的財務軟件不同,使會計核算環境發生了很大變化,會計憑證的錄入由原來單一的財務會計人員變成會計人員和系統操作員兩部分。同時ERP系統的數據處理方式復雜多樣,且系統錄入點較多,單據存放也比較分散,涉及到企業各個部門。這不僅給會計工作增加了新的內容,也使會計資料的控制范圍相應擴大。

三、ERP環境下內部控制制度問題的解決措施

(一)改變傳統的流程增加對會計信息的可控性

企業在運用ERP系統之初,必須重視ERP系統實施將給企業帶來的系統風險,并對不適應經營環境的企業內部會計控制體系做出評估和改進。其次,通過管理診斷,對企業的流程進行重新設計,消除流程中不合理的部分,以價值鏈為主線對流程進行整合;在此分析過程中,企業應基于風險控制原則,利用風險評估手段重新確定企業中的關鍵業務流程,并確定這些控制是否能有效滿足控制目標;按照職責劃分和授權的內控思想,在整個流程中創新地增加適當的監測點和平衡點,保證對敏感業務交易給予足夠的訪問。最后,在此基礎上設置相應的組織結構來實現對常規業務和會計信息的雙重控制。

(二)加強ERP系統與財務的集成

目前,比較流行的技術方法是將ERP與企業全面流程管理和供應鏈統籌管理有機結合。ERP是以預算來統領企業管理,同時輔以一套嚴密的管理體系來協調企業資源管理,提高企業在市場中的競爭地位。也就是說,企業資源規劃的基本框架與整體預算框架相似;但兩者也有所區別,企業預算是依據內部物資需求來估計采購金額的,并由此編制各種物資供應預算;而企業資源系統不僅用于預算的編制,它還需要將每天的物資采購資料及時歸類整理,使管理者隨時掌握企業的物資采購狀況,并通過擬定相應的策略來提高企業競爭力。全面流程管理的思想是,企業的每一項作業(包括采購作業)均應有標準和預定的目標,監控系統要及時、靈敏,對存在的問題要能迅速加以處理。全面流程管理導入企業資源配置系統,有助于提高企業經營管理的水平。供應鏈統籌管理是與價值鏈管理相配合的一個概念,它所注重的是,企業要以最有效率和生產率的方式,采購到良好的產品,加以制造和包裝,再銷售給消費者。其與企業資源配置的共同點都在于要滿足顧客的需求。將這兩者加以給合,可以實現整個價值鏈,即包括研制開發、設計、制造、銷售、配送、售后服務等各環節,使之得到通盤考慮,以發揮整體功效。

(三)加強權責分工以及從數據信息錄入及存儲方面加大控制力度

與手工會計系統一樣,內部控制的關鍵是不相容職務的分離。在計算機會計系統中,不相容的職務主要有系統開發、發展及與系統操作;數據維護管理與電算審核;數據錄入與審核記帳;系統操作與系統檔案管理等。企業為防止舞弊或欺詐,應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度,同時,還應建立起職務輪換制度。

由于計算機處理數據的能力很強,處理速度非常快,一旦出錯,影響極大,因此,企業應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制,保證數據輸入的準確性。數據輸入控制首先要求輸入的數據應經過必要的授權,并經有關的內部控制部門檢查;其次,應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗,如總數控制校驗、平衡校驗、數據類型核驗、重復輸入校驗等。

為了確保計算機會計系統產生的數據和信息被適當地儲存,便于調用、更新和檢索,企業應當對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號,文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明,對整個修改更新過程都應作好登記。計算機會計系統應具有必要的自動記錄能力,以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。

綜上所述,我們可以看出ERP作為新經濟時代發展下的科技產物,正逐步運用的到現時代的企業日常經營活動中,它將對我們所固有的傳統制度發起挑戰。正因如此,我們對于一個新興事物的產生應該持有正確的態度。在享受它所帶來便利的同時,也應看到它在內部控制制度上的一些缺憾。正如本文中所提出的ERP環境下企業內部控制制度所存在的各種問題,我們應該從各種角度方面著手,解決ERP應用中所產生的問題,讓ERP更好的為企業服務,同時也為我們的學術研究提出新的方向。

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