論用人單位勞動規章制度的效力

馬智鑫

摘要合法有效的企業勞動規章制度,是企業用工以及解決勞動爭議的重要依據。伴隨新《勞動合同法》的出臺,用人單位如何制定合法有效的勞動制度、如何在新形勢下完善勞動規章制度,是擺在企業面前的一個緊迫問題,本文正是以企業勞動規章的重要性為出發點,來闡述勞動規章制度如何獲得法律效力。

關鍵詞勞動規章制度法律效力

中圖分類號:D920.5文獻標識碼:A文章編號:1009-0592(2009)06-088-02

一、 規章制度是用人單位的“自留地”——用人單位種好 “一畝三分地”意義重大

勞動規章制度是用人單位規章制度的重要組成部分,不同于法規、政策,也不同于企業章程、團體規章。國際勞工組織曾對企業的勞動規章作出一個定義:“供企業全體從業人員或大部分從業人員適用,專門對或者主要對就業中從業人員的行動有關的各種規則”。一般而言,勞動規章制度是指用人單位制定的組織勞動過程和進行勞動管理的規則和制度的總和,是勞動者在共同勞動過程中必須遵守的行為規范與標準,也稱為企業內部勞動規則,是企業內部的法律。①

對于企業來說,規章制度非常重要。《勞動合同法》第4條規定:“用人單位應當依法建立和完善規章制度,保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務”。可見,建立和完善規章制度既是用人單位的權利又是義務,不但需要有規章制度,而且需要完善規章制度。同時,完善的規章制度也可以大大擴展企業的相關權利。完善的企業勞動規章制度可以規范其內部的生產和勞動管理,使用人單位的生產經營和各項活動規范化、組織化,從而提高生產效率、保障生產安全、促進生產經營的發展;還可以協調內部勞動關系、保障勞動者勞動權利的實現和勞動義務的履行。

但是,如果規章制度不完善,則應當按照對員工有利的方向解釋。如單位規章制度中規定:如果員工在禁煙區吸煙,單位有權警告、記過直到解除勞動合同。這樣的規定,在處罰方式上是個選擇題,明顯不確定。在這種情況下,就應以對員工有利的原則為出發點,從輕發落,選擇警告為宜。

二、規章制度如何獲得法律效力

既然規章制度意義重大,那么如何制定一套具備法律效力的規章制度呢?總體來說,規章制度具有法律效力,應當具有三個必備條件:第一、規章制度的內容須具合法性和合理性;第二、制定和通過要經過民主程序;第三、須向勞動者進行有效的公示。

(一)規章制度的內容須合法、合理

勞動規章雖然是用人單位勞動管理權的具體體現,但用人單位不能濫用勞動規章制度的制定權,首先勞動規章的內容必須合法。

內容合法就是指用人單位依法建立和完善規章制度是在法律法規和國家勞動規章規定的范圍內進行,用人單位的規章制度的具體內容必須符合《勞動法》、《勞動合同法》及相關的法律法規。法律法規和國家勞動規章是國家意志的體現,適用于每個用人單位和全體公民,而用人單位的規章制度僅僅適用于本單位,僅對本單位和本單位職工發生效力,那么,企業規章制度有違反法律法規的內容則屬無效。

《勞動合同法》第4條規定企業的規章制度要依法制定。《勞動部關于〈勞動法〉若干條文的說明》又明確指出《勞動法》第4條規定的“依法”是指依據所有的法律、法規、規章,包括憲法、法律、行政法規、地方法規、行政規章。依法制定規章制度,是保證其內容合法的基礎。法律有明文規定的,用人單位可以依據法律的規定,制定出符合本企業實際情況的細化、具體的規章制度,對于沒有相關法律規定以及法律沒有禁止性規定的,用人單位可以依據勞動法律立法的基本精神以及公平合理原則出臺相應的規章制度。

合法性原則作為認定企業規章制度效力的標準毫無爭議,但問題是實踐中出現的一些案例。如制度中規定:二次遲到單位就可以解除勞動合同。對于該規定,一種意見是:這樣的規定就此新交通現狀而言,過于苛刻,缺乏合理性;另一種意見是:如果這個員工是流水線上的關鍵崗位,他的遲到就會造成停產,很嚴重,這樣解除合同不為過。我們可以先看這樣兩個案例:某企業規定,吸煙就可解除勞動合同。大多數人可能會覺得吸煙就是普通的小錯誤,不至于解除勞動合同。倘若是一家生產煙花爆竹企業的職工,在單位車間的吸煙行為就是極其危險的,在規章制度中或合同中將吸煙的行為作為解除的條件是很有必要的,也是很合理的;然而,如果是一家公司行政類的員工,那么吸煙行為就是一般的違紀行為,若企業將該行為作為解除條件,是存在很大不合理性的。還有一企業規定,拿單位一張紙就解除勞動合同。普通情況下,員工拿公司一張紙或許無足輕重,大家也不會在意,企業若是將拿紙行為規定為解除合同條件之一,也勢必會招來很大反對。但這個廠家是印鈔廠,而勞動者是印鈔單位的一名員工,那么這張紙就不再是一張普通的紙,當然單位在規章制度中將其作為解除條件之一也是合理的,也是可以被接受的。

通過上述兩個實踐案例的分析,不難看出在審視企業勞動規章制度合法性的同時,還必須注意企業規章制度的合理性問題,因為勞動規章制度是各個用人單位根據其行業特點和本單位的實際情況制定的適合于其內部管理的各種規定,單位不同則規定內容亦有差異,況且在同一單位內部,各種工種和崗位也各有特點,應當結合實際情況,注重公平合理。但是究竟什么樣的規章制度是合理的,衡量這個合理性的標準是什么?在實踐中,如何把握這個尺度確實很難, 法院務必慎用合理性判斷。因為用人單位各行各業千差萬別,什么是合理、什么是公平很難界定,盡量不要去評判合理性問題。個案中,具體情況應須具體分析,遇到個別極端的案件應須靈活掌握。通常在一個合理的范圍內,法院還是應當尊重企業規章制度對于“合理性”的界定,以達雙方公平為最終目的。就同一類型的企業規章制度和生產管理技術來說,存在著相應的社會標準,超出社會標準過多或標準過高,則為顯失公平。最高人民法院《關于審理勞動爭議案件若干司法解釋》第十九條亦規定,用人單位依法制定的規章制度,經過民主程序,不違反國家的法律、法規及相關政策的,并且向勞動者公示的,可作為人民法院審理案件的依據。

(二)企業規章制度制定和通過要經過民主程序

首先,涉及到企業規章制度的范圍。什么樣的規章算是企業規章制度,規章制度是個含義很廣泛的概念,在不同的語境下,都有不同的意義。但在勞動法律的語言環境下,則是一個專門的勞動法律術語,亦稱勞動規章、工作規則、勞動規則等,是指用人單位為了有效的組織生產經營活動,激勵員工工作而規定的員工應當享有的權利以及應當遵守的各項義務以及違反義務時的處罰措施。一般以公開和正式的用人單位行政文件未表現形式。它的內容可以包括勞動合同管理、工資工時制度,獎懲制度等。因此,對規章制度應當做廣義的理解,凡是涉及到勞動者切身利益的規章制度都要走民主程序,包括但不限于如何發紅包的政策。

其次,民主程序對規章效力的影響應以勞動合同法實施時間為準,在2008年1月1日以前制定的規章制度只要內容合法且經過公示程序,即使缺少制定階段的民主程序也可以作為用人單位管理、處分勞動者的依據。而在2008年1月1日以后制定的規章制度,只要缺少制定階段的民主程序,一般就認定無效,不能作為用人單位管理、處分勞動者的依據。

最后,所謂的民主程序,第一步是討論程序,用人單位與職工討論,建立工會的,用人單位與工會討論;未建立工會的,用人單位和單位職工代表討論,全體職工或職工代表可提出意見和方案;第二步是協商確定程序,用人單位與或工會或職工代表平等協商確定,最終的決定權還是在用人單位手中。同時,在規章制度和重大決定實施過程中,工會或者職工認為不適當的,有權向用人單位提出,用人單位應通過協商予以修改完善。

值得一提的是,《勞動合同法》要求用人單位在制定勞動規章時,須與工會或職工平等協商,而不僅是征求意見。②

同時,在用人單位的規章制度和重大事項決定實施過程中,可能會因為生產環境等各方面的條件隨著時間的退移發生一些變化,導致原來的規章制度不符合現實的情況,或者規章制度在當初討論時過于理想化而導致在實際執行中無法達到預期的效果。對于這種情況,工會和職工代表都有權向用人單位提出,再通過協商方式完善這些制度,使之更符合實際情況。

(三)勞動規章應向勞動者公示

《勞動合同法》第四條第四款規定:用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示,或者告知勞動者。勞動規章是用人單位行使勞動管理權的主要依據,用人單位有責任也有義務使勞動者知悉其具體內容,以便遵照執行,對此,勞動者享有充分的知情權。若企業規章制度制定出后,未對勞動者進行公示通知,不對勞動者產生效力,勞動者有權不予執行,若用人單位根據這些規章對勞動者進行管理或處罰,對勞動者是不公平的,勞動者有權向有關國家行政機關和司法機關尋求保護。同時,《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》(2001年4月16日)第十九條中也規定將公示作為企業內部勞動規章制度的有效性條件之一。

但是,如何公示、公示的方式及形式,法律上均無明文規定。需要提醒用人單位的是,實踐中可以通過組織學習、培訓、考試、制作員工手冊等的方式告知勞動者。無論采用何種方式,對用人單位最安全的方法卻是讓員工簽字確認已全部知悉該規章制度并同意遵守,以作為已通知員工這些規章制度內容的證據。相對而言,網上告之和板報的方式存在風險,如果員工否認的話,單位很難舉證。同時,也不宜采用勞動合同附件的形式送達,原因是:一、將來很難修改;二、如修改,存在新舊版本沖突,勞動者有權選擇在勞動合同中約定的、對其有利的版本。

此外,至于用人單位勞動規章的備案是否是其成立生效的條件之一,從勞動部《關于新開辦用人單位制定規章制度備案制度的通知》來看,用人單位未按時將勞動規章制度報送備案,也只是產生行政處罰責任,并不影響規章的有效性。

綜上所述,只有遵循合法性、合理性原則,符合民主程序并向員工公示后的規章制度才具有法律效力,才能保障員工依法享有的勞動權利和履行的勞動義務,避免勞動糾紛的發生。規章制度建立并完善后,企業應嚴格按照規章制度執行,將勞動關系納入正常有序的制度管理范疇。需要提醒勞動者的是,用人單位勞動規章的制定和修改涉及自己切身利益,勞動者應且有權參與用人單位關系自己權益的規章制度的制定、修改。另外,若用人單位的規章制度經過民主程序讓勞動者知曉了,那就是合法有效的規章,就對單位所有的勞動者有約束力,勞動者應當遵照執行。