Ａｃｃｅｓｓ數據庫中初學者容易忽視的幾個技巧

盧雪琴

[摘要]總結教學經驗的基礎上，向初學者介紹幾個容易忽視但是也是比較實用的幾個小技巧。

[關鍵詞]Access數據庫 數據交流 壓縮 表分析器

中圖分類號：TP3文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0420038－01

現在一般的高校都不開設Access數據庫課了。絕大部分的高校都在開設SQL、oracle等。但是Access數據庫還是存在的，作為一個功能強大的數據庫管理系統和MIS系統開發工具，相比較其他的軟件，Access具有界面友好、易學易用、開發簡單、接口靈活等特點。而且作為微軟公司發布的office軟件包中的組件之一，它和其他的組件關系密切。本文根據教學經驗，就初學者容易忽視的幾個技巧進行總結。

一、Access與Excel和Word的數據交流

很多人在學習Access的時候都不太會考慮到Access中的數據和Excel或者Word之間可以交流，都將這三個軟件當成獨立的軟件去學習。其實三者同為office軟件包中的組件，雖然在處理數據的過程中有各自的側重點，但也有一些類似的地方。如果Access中的一些數據可以在Excel或者在Word中處理，那么學習起來會更加容易，畢竟相比較而言，Excel和Word的使用更加的廣泛，Access對使用者的要求更高一些。下面就介紹Access與Excel和Word如何進行數據的交流。

二、將Access數據庫中的數據輸入到Excel或者Word中

操作過程如下：打開數據庫，選中需要輸入到Excel中的表，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單選擇“導出…”，或者選中表之后，選擇“文件”“導出…”。如果要將數據輸入到Excel中，則在打開的對話框的“保存類型”中選擇“Microsoft Excel 97-203（*.xls）”，選擇要保存的位置，輸入文件名，單擊“導出”按鈕即可。有時候在Excel中處理數據要方便的多。如果要將數據輸入到Word中，在打開數據表導出對話框之后，有兩種情況：第一種，如果要創建保持原有數據格式的文檔，則“保存類型”選擇“RTF格式”；如果要創建普通的文本文件，作為郵件合并數據源使用，則選擇“Microsoft Word合并文件”按鈕。其他的操作步驟都是一樣。

三、將Excel中的數據輸入到Access中

同樣地，有時候為了處理數據的方便，我們也需要將Excel的數據輸入到Access中。操作過程如下：打開數據庫之選擇對象“表”，單擊工具欄上“新建”按鈕，彈出“新建表”對話框，選擇“導入表”，打開導入表對話框，選擇需要導入的Excel表格，打開“導入數據表向導”，根據向導提示，可以完成整個數據交流過程。其中包括選擇表中數據的存放位置，字段名的修改，主鍵的創建和表的名稱的修改等。這樣導入的表可以繼續進行數據庫中的相關操作。

四、將Word中的數據輸入到Access中

在Word中可以對Access轉換過來的表格自如地進行編輯，然后再將處理好的表格重新導入Access中。可以通過2種辦法在Access中使用Word表格的數據。第一種方法是通過剪貼板。這種方法比較簡單，在Word中選中表格的若干行或若干列（當然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數據）后，單擊工具欄上的“復制”，然后再打開Access中的表或者查詢結果，點擊工具欄上的“粘貼”，將表格數據復制過來即可。

第二種方法就是通過和前面介紹的Excel轉換方法一樣的方式，但是對于word文檔的轉換，需要通過文本文件作為過渡。我們可以分成兩步來做：第步，先把Word中的表格轉換成純文本文件；第二步，在Access中導入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，首先先表格轉換成文字，用逗號分隔或用制表符分隔，然后選擇“文件”“另存為”，在打開的對話框中，選擇保存位置和輸入文件名之后，“保存類型”選擇“純文本”格式。在Access中：同樣打開“新建表”對話框，選擇“導入表”之后，在打開的對話框中，文件類型選擇“文本文件”，而不是“Excel表格”。接下去的操作就是根據向導提示進行。

熟悉office軟件包中組件之間的相互轉換，對于初學者來說是有很大幫助的。

五、壓縮數據庫

Access數據庫在用的過程中，經常不斷的進行刪除和增加記錄的操作等修改工作后，數據庫可能會變成碎片保存，并且不能有效地使用磁盤空間。在操作中可能會出現以下問題：使Update語句更新失敗，明明一條記錄存在，也可以select到，但在用Update時出現找不到記錄，更新失敗的錯誤信息；會使數據庫增大，并且降低數據庫操作的效率或者在刪除記錄時也不會減少數據庫的大小， 并且沒有可以改善數據庫的相應語句等。

對于初學者，要學會定期壓縮數據庫可以重組文件并釋放磁盤空間，以提高效率。下面介紹具體的壓縮操作過程。首先選擇“工具”“數據庫實用工具”“壓縮和修復數據庫…”，在彈出的“壓縮數據庫來源”對話框中選取要壓縮的數據庫，單擊“壓縮”按鈕，給壓縮好的數據庫命名，單擊“保存”按鈕，則保存好壓縮的數據庫。

六、合理使用Access提供的表分析器向導幫助改進數據庫的設計。

在Access數據庫中表是最重要的部分，所有數據都是以表的形式存儲在數據庫中的，而且數據庫中的其他對象的創建都是以表為基礎。對于初學者來說，創建了表之后很難對它有個全面的評價，這個時候就可以使用表分析器，它可以幫助用戶檢查表中的數據并向用戶的數據庫推薦一些改進和提高的建議。這對初學者來說是很有幫助的。

表分析器向導一次可以分析一個表的設計。它將包含重復信息的一個表分為幾個表，表中只存儲相同類型的信息；這樣可以使數據庫的效率更高并更易于更新，而且減少了數據庫的大小。

下面簡單說說表分析器的使用：打開數據庫之后，選擇“工具”“分析”“表”，打開“表分析器向導”對話框，根據向導的提示，選擇要分析的表，向導會提示表中出現的問題，用戶可以選擇自行解決或者讓向導決定來修改。向導的每一步都會有說明，初學者可以很方便的進行操作。

Access數據庫的技巧還有很多，如果能充分的利用，對于學好數據庫是很有幫助的。

參考文獻：

[1]Access數據庫技巧匯集，http://www.west263.com.

[2]杰誠文化編著，數據庫專家-Access快速入門和實用范例精選，北京：中國青年出版社，2007.

[3]楊濤、李敏、劉青鳳編著，中文版Access2003實用教程，北京：清華大學出版社，2007.