新形勢下企業檔案工作中存在的問題及對策

摘要：在新形勢下，社會主義市場經濟多元化發展，科學技術迅飛猛進，傳統的檔案工作已遠遠跟不企業發展的需要，且存在的問題直接制約著企業的發展。文章就新的形勢下企業檔案工作中存在的問題及對策進行了探討。

關鍵詞：企業檔案管理；企業發展；市場經濟

中圖分類號：F272文獻標識碼：A 文章編號：1674-1145（2009）17-0042-02

檔案工作是企業管理的重要組成部分，是各項工作的基礎，它綜合體現出一個企業的管理水平。在新形勢下，社會主義市場經濟多元化發展，科學技術迅飛猛進，傳統的檔案工作已遠遠跟不企業發展的需要，且存在的問題直接制約著企業的發展。筆者就新的形勢下企業檔案工作中存在的問題及對策談一點自己的見解與同行們探討。

一、新形勢下企業檔案工作存在的問題

1．檔案工作認識不到位。在新形勢下，檔案工作滯后企業的發展，除某些客觀原因外，其主要原因就是認識不到位。一是行政管理部門對企業檔案工作重要性認識不到位。檔案工作是企業發展的基礎，對企業生產經營和各項管理工作產生直接或間接的影響，有的檔案行政管理部門對企業不了解，工作中沒有把企業檔案工作列入重要議事日程，對企業的檔案工作只走形勢，沒有真正發揮行政管理部門對企業檔案的監督指導作用。二是部分企業領導檔案法律、法規意識淡薄，對檔案工作重要性缺乏足夠的認識，只看到眼前的經濟利益，沒有認識到檔案工作產生的經濟效益，甚至個別領導為了節省資金，認為沒有必要把精力和財力放在檔案工作上。認識不到位，直接影響企業檔案工作的發展。三是檔案工作人員對此項工作不夠重視，在日常的管理上，不注重文件的歸檔、保存。正是由于種種思想認識存在的誤區，導致企業在處理日常工作中出現的經濟糾紛無檔可查，無據可依，給企業造成了一定的經濟損失。

2．檔案管理體制不健全。有的企業，特別是中小型企業，檔案管理體制不健全，有的沒有建立檔案工作的規章制度，有的雖然建了規章制度，但制度不健全，且執行的不好；有的甚至沒有設立檔案室，更沒有明確的專職檔案人員；收發文件及借閱文檔手續不健全，造成檔案文件材料丟失現象時有發生。

3．檔案管理工作不規范。不同的歷史時期對檔案整理有不同的要求。整理不規范，整理質量差異很大，問題主要集中在：檔案不規范，沒有目錄號，一卷多冊；案卷標題不規范，不能反映主題內容；案卷內缺少卷內目錄或一些未被卷內目錄涵蓋，使其實際存在，但卷內檔案無法檢索利用；案卷內文件未標頁碼，無法知道卷內文件是否完整；組卷混亂，標準不一，有的按時間，有的按職能，有的按文種。新形勢下企業沒有一整套規范化、科學化的工作程序和方法，直接影響企業現代化的進程。

4．企業檔案利用率不高。目前好多企業的檔案工作跟不上時代的發展，檔案內容單一，脫離實際，檔案信息陳舊，造成檔案工作時效性較低，無法滿足企業發展。

5．企業檔案館人才隊伍綜合素質較差。目前企業檔案館隊伍綜合素質較差，從現代企業發展水平看，企業檔案館隊伍與新形勢的要求還相差很大，主要有以下幾方面：一是專業知識缺乏。企業現有的檔案干部隊伍科班出身少，幾乎都是半路出家，加之沒有外出學習深造的機會，對檔案工作認識僅僅停留在傳統簡單的收集、整理、保管的水平；二是企業檔案隊伍男女比例嚴重失調，年齡結構不合理。據不完全統計，企業專職檔案隊伍中女性占100％，且檔案館管理人員中年齡偏大、體弱，近乎退休的人偏多；三是高級職稱的人偏少，有的企業干脆沒有，懂得現代化信息技術的人才了了無幾，現代技術運用能力差，直接影響著企業的發展；四是人才供需矛盾突出，高素質人才流失，非專業人員較多，企業檔案人才隊伍整體素質很難提高。

二、新形勢下做好企業檔案工作的對策

1．加強宣傳力度，增強企業檔案意識。要使企業檔案工作進入良性的發展，以符合企業發展的需要，首先，要從宣傳入手，檔案行政管理部門要采取有效措施，通過報紙、電視等媒體，加大對《檔案法》和檔案工作重要性的宣傳力度。使企業能夠了解檔案基本知識，認識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識，促進企業對檔案人、財、物的投入。其次，通過座談、走訪等形式深入企業，了解情況，征求意見，直面宣傳，促進企業領導對檔案工作的再認識，真正關心和支持檔案工作，增強企業的檔案意識。

2．加強行政干預，推動企業檔案工作的開展。目前，我國還處在社會主義市場經濟的初級階段，市場體制還很不完善，盡管《檔案法》頒布實施多年，有的企業仍沒有對此產生足夠認識，檔案工作無序、管理不規范普遍存在。要想使檔案工作真正在企業推展開，必須將行政干預和依法治檔緊密結合起來。一方面，行政管理部門要把抓好企業檔案工作列入重要議事日程，重新認識新形勢下檔案工作對企業發展所起到的作用；另一方面，強化行政干預。如行政管理部門定期召開會議，研究部署工作，定期對企業的檔案工作進行檢查，對好的典型通報表彰，發現問題及時糾正，問題長期得不到解決或給檔案工作造成的損失限期整改，使企業的檔案工作形成等級機制，常抓不懈，推動企業檔案工作的開展。

3．加強制度建設，構建完善的企業管理機制。制度本身就是一種規范，建立和完善檔案管理制度是做好檔案的基礎。做到有章可循，有據可依，嚴格執行，是新形勢下企業檔案工作走向正規化的有效保證。為保證檔案工作規章制度具備較強的可操縱性，首先，按《檔案法》及相關法律規定制定出一整套檔案管理制度，如：《企業檔案管理工作規定》、《檔案保密制度》、《檔案管理人員崗位責任制》等，實現檔案管理的制度化。其次，根據企業自身發展的需要，制定各類檔案歸檔范圍、保管期限、分類方案及編號方法，使檔案工作做到有章可循，有據可查，職責分明，提高檔案工作質量和效率。

4．創新服務方式，提高企業檔案利用水平。社會主義市場經濟的建立，對企業檔案工作提出了新的更高要求，檔案工作者只有更新觀念，開拓創新，轉變傳統檔案服務方式，以滿足現代企業不同層次的檔案利用者的需求，更好地為企業發展服務。一是為了方便利用，企業檔案館（室）要編制專題目錄、索引、概要、指南等手工檢索工具，對其編制要按照國家統一標準進行，以適應一體化利用；二是企業檔案人員盡快掌握電腦的相關知識，以逐步把檔案信息輸入計算機，在互聯網上建立企業檔案信息網站，宣傳企業，利用網站優勢，實現檔案信息資源更充分、更廣泛的利用，為企業新時期檔案提供利用服務的新渠道；三是對企業檔案工作人員要及時掌握檔案的翻閱率。對利用率高，具有重要參考作用的紙質檔案，通過掃描、錄入等方式轉化成數字化信息，建立較為完善的企業檔案數據庫，并通過網絡為企業提供高效率信息檔案服務。

5．以人為本，建立企業高素質檔案管理隊伍。加強高素質檔案人才隊伍建設，是做好新時期企業檔案管理工作的要求，是企業發展的前提。新時期企業檔案管理工作人員不再是傳統的檔案管理員，對檔案人員專業素質要求越來越高，為更好地提高企業管理水平、生產水平，一個好的企業必須有一批高素質檔案專業人才作為保障。那么，如何建立企業高素質的檔案人才隊伍呢？一是注重檔案專業人員的范圍。企業的領導應從本企業實際情況出發，選擇熱愛檔案工作，有過硬的政治思想素質，有高度的責任心，有創新能力和鉆研精神的工作人員，組成檔案管理隊伍，確保檔案人員隊伍高效、圓滿、創造性完成好本職工作；二是注重保持專業隊伍的穩定性。由于企業是一個相對獨立的個體，有其自身特點，檔案管理人員頻頻更換，就會直接影響檔案人員隊伍的穩定，影響檔案人員工作的積極性。企業應從大局出發，排除主觀和客觀干擾，出臺檔案工作人員調動管理辦法，對調入、調出的檔案管理工作人員進行嚴格控制，確保企業檔案專業隊伍的穩定性；三是注重留住、引進高素質檔案人才。人才是企業檔案工作的根本，企業檔案隊伍建設關系到企業生存與發展。所以，企業既要注重留住企業現有高級職稱的檔案人才，又要注重引進各層次、多類型的高級人才，并營造良好人才發展氛圍，尊重人才、發現人才、鼓勵人才、留住人才，合理調整檔案工作者隊伍的專業結構、年齡結構和個體知識結構，使其為企業的發展發揮應有的作用。五是注重檔案人員的在職培訓和繼續教育，并形成制度，定期培訓。企業要有計劃地培訓、選拔人才，既要注重高級人才的培養，也要重視中、低層人才的培養。既要注重檔案基礎知識學習，又要注重更新知識，適應時代的發展需要，這是提高檔案管理人員隊伍素質和擴展檔案管理人員知識一個很好的手段。

作者簡介：孫海艷（1977- ），女，河北豐潤人，供職于唐山市人事局人才交流中心，研究方向：檔案管理。