淺析高校教學秘書工作

王　宏

[摘 要]教學秘書是高校最基層的教學管理人員,在教學管理中肩負著重要的職責,起著橋梁、紐帶作用;管理、服務育人作用;助手、參謀作用,教學秘書的工作直接影響到整個教學秩序的穩定,直接影響到人才培養的質量。教學秘書應該認清職責,加強學習、勇于創新,不斷提高自身素質為高校的發展做出更大的貢獻。

[關鍵詞]教學秘書 素質 管理

一、教學秘書的重要作用

教學秘書是院(系)教學管理的基層管理者,作為承擔著學校教學管理重任的人員之一,在學校的教學工作及教學改革工作中起著不可忽視的作用。教學秘書的工作繁雜,頭緒多,時間緊,要求高,從協助主管領導組織有關人員制定各專業教學計劃和各類課的教學大綱,到根據教學計劃編制學期的教學任務;協助主管領導統籌安排任課教師和排課;從課程安排到工作量統計;從開學到期末的日常教學檢查;學生從入學到畢業的成績、學籍檔案、試卷、重修與補考、畢業設計(論文)等。教學的每個環節,都有教學秘書的參與和實施。教學的日常工作,無一不與教學秘書有關。其中任何一個環節出了差錯,都會影響教學活動。

二、提高教學秘書素質的必要性

學校的教學管理不同于其它的行政管理,是一個多層次復雜的管理系統。學校的教學管理不僅需要高層管理干部制定教學方針、政策、規章制度,而且需要基層教學管理人員配合,具體地貫徹、落實。這就要求教學管理隊伍不僅要有層次高、能力強的領導干部,也要有高素質的具體工作人員,高層次、高水平的教學管理干部是衡量一個學校教學管理水平高低的標志,而一般教學管理人員尤其是作為在教務處、院(系)之間的紐帶;作為領導、教師、學生之間的橋梁的教學秘書的素質高低、能力大小是學校教學管理工作如期進行,出色完成、創造性開展工作的保證。作為基層教學管理者的教學秘書,如果在管理環節中能有條不紊、合理安排每個環節的教學工作,能科學的提高管理效率,能在管理環節的過程中摸索出一套適合現代管理理念和管理方法,這就要求教學管理人員具有強烈的學習意識、競爭意識、責任意識、服務意識,以及質量意識和法律意識。因此,在當今高校規模日益壯大,教學改革進一步深化的形勢下,如何做好高校教學秘書的工作對高校的發展至關重要,提高教學秘書的素質是非常必要的,也是必然的工作。

三、關于做好教學秘書的幾點思考

1.提高政治素質

政治素質是教學秘書工作成績的重要前提,沒有全面正確的政治素質,教學秘書工作就會迷失方向。教學秘書的工作主要是服務性工作,很多是瑣碎的,任務繁重,頭緒多,牽涉面廣。有時任務急,不得不加班,甚至連節假日也不能休息,需要經常加班才能完成。因此,教學秘書需要有高尚的奉獻和自我犧牲精神,如果沒有一種服務意識和樂于吃苦、甘于奉獻的精神,是絕對做不好秘書工作的。作為教學管理具體執行者的教學秘書要把堅定正確的政治方向放在第一位,要有高度的思想政治覺悟,一絲不茍和分秒必爭的工作作風,具有現代價值觀,有追求社會效益的愿望和強烈的集體成就感,從而出色地完成各項教務管理工作,真正擔負起管理育人、服務育人的重任。

2.提高業務素質

教學秘書要想成為一個得力的助手,必須提高自己的業務素質,做好教學管理后勤工作,才能保證教學工作的順利進行。

(1)要有寬廣的科學文化知識

教學秘書應具備秘書學、行政管理學、公共關系學、文學、心理學等人文社科基本知識,它是承擔教學管理的基礎;還必須具備較為出色的專業能力:專業基礎知識主要包括文秘知識、高等學校教育管理學基本原理、檔案管理知識、教學計劃的制定原理、課程表的合理編排等知識。教學秘書只有掌握了這些,才能不斷摸索和總結出教學管理工作的規律,形成自己的管理經驗、見解和思想,才能提升教學管理水平,從而更好地為教學服務,實現其職能;專業技能知識主要是計算機多媒體和網絡技術知識,隨著信息技術的快速發展,基于計算機多媒體和網絡的現代教育技術已普遍應用于高校管理,教學秘書要與時俱進,努力學習掌握現代化辦公設備和手段,適應管理工作現代化的客觀要求,提高工作效率和水平;教育評估知識即必須掌握各種評估體系,如教育部本科教學水平的評估原則和方針,教學秘書是教學評估的對象或要素之一,所以要熟悉《普通高等學校本科教學工作水平評估的指標體系》,熟悉評估程序和主要環節及基本要求,成為“迎評”的業務骨干。

(2)要有較強的工作能力

教學秘書要具有較強的組織能力、協調能力和解決問題的能力。要善于化解矛盾,辦事有條不紊,有計劃性,追求效率,忙而不亂。在日常的教學管理中,經常有不和諧的因素存在,教學秘書要在協調的基礎上溝通信息,化解矛盾,融洽關系,統一認識和行動,保持良好的教學秩序,取得較好的教學效果。教學秘書要有一定的寫作能力和表達能力。教學秘書經常要根據教學中的實際情況撰寫一些教學文書,如教學通知、教學事務報告、申請、記錄等,所以就要有一定的寫作能力。在調整課表、考試管理、處理學籍等工作中需要與工作對象反復磋商,貫徹領導的教學決策,傳達師生對教學的建議,在上情下達、下情上達、解釋原因、交涉事宜中,做到簡明扼要、語言得體、表達清楚,應有良好的語言表達能力。能細致全面地考慮問題;能果斷、及時地處理問題,自信而不自持自傲。要有較強的觀察能力、分析能力,善于將高校管理實踐中積累的經驗升華到理論的高度,去偽存真、去粗取精、由表及里,找出規律,在提高管理水平的同時,提高自己的科研能力,對有關問題進行研究和探索,最大限度地調動和發揮自己的潛力,以取得最佳的工作效果。

(3)強化現代管理意識

創新是一個民族的靈魂,也是學校的靈魂。創新是學校興旺發達的不竭動力,教學秘書,要緊緊跟上高等教育發展的新形勢。解放思想,樹立全新的意識和觀念,通過學習和研究,在日常工作中提取出有價值的新思想、新方法,不斷創新,與時俱進,在工作中發揮主動性、積極性和創造性。只有具備較強的創新能力,才能適應知識經濟時代的發展需要,才能推動教學管理工作。教學秘書既是教務管理的具體執行者、實施者,又是各項教學活動的組織者、安排者。因此,教學秘書要具有創新精神,能敏銳地接受新事物、發現新問題,具有較強的判斷力和洞察力,有較強的應變能力和適應性。只有這樣,才能使我們的教學管理保持旺盛的生命力。教學秘書還要善于利用多渠道、高效率的接受信息、轉換信息和利用信息,建立從上到下的多種聯系,取得相互之間的支持、幫助與協作,從而強化管理意識。

參考文獻:

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