貨幣資金的控制要點與方法

孫　英

摘要:貨幣資金控制要點是把好“一關”,管住“七點”,在會計實務中要從四個方面加強對貨幣資金的控制。

關鍵詞:貨幣資金;控制

1 貨幣資金控制要點

貨幣資金的控制要點概括地說,應把好“一關”,管住“七點”。

1.1 “一關”

即把好貨幣資金支出關。節流等于開源,控制非法和不合理的資金流出,等于為單位帶來了等量資金流入。一個持續經營的企業在每天若干筆資金的支付中,如何判定哪筆支出合法、合理,而哪筆支出有問題呢?關鍵的一點是看支出程序是否合法、合理。具體來說,就是要搞清楚這筆錢為什么要出去,又是怎么出去的。為此要做到“四審四看”。即:一是審支付申請,看是否有理有據;二是審支付程序,看審批程序、權限是否正確,審批手續是否完備;三是審支付復核,看復核工作是否到位;四是審支付辦理,看是否按審批意見和規定程序、途徑辦理,出納人員是否及時登記現金和銀行存款日記賬。

1.2 “七點”

1.2.1 管住貨幣資金的流入點

就是要搞清楚錢是從哪兒來的,以什么形式來的,來了多少,還缺多少,沒來的錢怎么辦。同時,對已取得的貨幣資金收入必須及時入賬,不得私設小金庫,不得賬外設賬,嚴禁收款不入賬。

1.2.2 管住銀行開戶點

對銀行賬戶的開立、管理等要有具體規定。這里需要特別提示的是一些單位為了達到不可告人的目的,以各種理由在同一銀行的不同營業網點開立賬戶,或者同時跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶。更有甚者,將單位公款以職工個人名義私存銀行為搞“小金庫”提供方便。因此,按照有關規定,應及時、定期對銀行開戶點進行認真清理和檢查。

1.2.3 管住現金盤存點

現金是流動性最強的資產,由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睞”的對象。在現階段很多單位的日常現金盤點工作基本上都是由現金出納人員自行完成的,應改進這項制度,至少應增加其他第三者參與盤點或監盤的內容,保證現金賬面余額與實際庫存相符,不出紕漏。

1.2.4 管住銀行、客戶對賬點

一切貪贓枉法行為都喜歡秘密、黑暗,都怕見陽光,怕公開。對賬就是公開,就是使雙方或多方經濟交易事項明朗化。一般而言,單位與銀行之間的對賬較有規律,按照有關規定,每月至少要核對一次。相比之下,單位與客戶之間的對賬難度要大得多。一是因為社會信用危機的普遍存在,使得逃債的行為時有發生;二是客戶分布天南地北,相隔遙遠,比較復雜,客觀上也增加了對賬的實際困難。因此,應加強與異地和同城單位之間往來款項的核對,確保貨幣資金支付合理、回收及時、足額。

1.2.5 管住票據及印章保管點

各單位要明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序,并專設備查登記簿,防止空白票據的遺失和被盜用,備查簿需作為會計檔案加以管理。同時,單位必須加強銀行預留印鑒的管理,并且嚴禁由一個人保管支付款項所需的全部印章。要始終堅信,制度約束比個人的自覺性更可靠、更有效。

1.2.6 管住督促、檢查點

任何人或多或少都可能有些惰性,任何制度也或多或少有些漏洞。因此,加強對與貨幣資金有關的人員和制度的督促檢查很有必要。對監督檢查過程中發現的問題應當及時采取措施,加以糾正和完善。

1.2.7 管住財會人員的任用點

財會人員要具有政治思想好、業務能力強、職業道德好的良好素質,還要具備從業資格和任職資格。同時,要建立定期換崗、輪崗制度,防止一個人在財會部門長時期做同一個工作,這樣既可使財會人員能學到新的業務,掌握新的知識,經驗更加全面,閱歷更加豐富,綜合能力進一步提高,又使常年不“挪窩”易滋生的懶散習氣和小團體勢力得以克服和抑制。

2 貨幣資金會計控制方法

2.1 不相容職務相互分離控制

這種控制方法要求單位按照不相容職務分離的原則,合理設計會計及相關工作崗位,明確職責權限,形成相互制衡機制。以貨幣資金支付會計控制環節為例,貨幣資金支付的授權批準、實際辦理、會計記錄、稽核檢查及與該項貨幣資金支付直接有關的業務經辦等崗位必須相互分離、相互制約,不能一人多崗,身兼數職。也就是說,任何單位不能由一個人辦理貨幣資金業務的全過程。

2.2 授權批準控制

這種控制方法要求單位明確規定會計及相關工作授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容,單位內部的各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任,經辦人員也必須在授權范圍內辦理業務。授權分為一般授權和特殊授權。一般授權是指日常狀況下對正常經濟業務事項的授權,具有一定的規律性和穩定性。特殊授權是指特殊、緊急情況對正常或非常經濟業務事項的特別授權,常為應急所用。這種授權方式具有一定的靈活性,但也常常蘊含較大的風險,一般都較謹慎。此外,對于重要的貨幣資金支付業務,應當實行集體決策和審批,并建立責任追究制度,以有效防范貨幣資金被貪污、侵占、挪用。

2.3 會計信息系統控制

這種控制方法要求單位依據《會計法》和國家統一的會計制度制定適合本單位的會計制度,明確會計憑證、會計賬薄和財務會計報告的處理程序,建立和完善會計檔案保管和會計工作交接辦法,實行會計人員崗位責任制,充分發揮會計的監督職能。會計作為一個控制信息系統,對內能夠向管理層提供經營管理的諸多信息,對外可以向投資者、債權人等提供用于投資等決策的信息,是重要的內部控制方法。在運用會計系統控制方法時,對有關憑證的稽核和審查要引起高度注意。

2.4 內部報告控制

這種控制方法要求各單位要建立和完善內部報告制度,全面反映單位的經濟活動情況,及時提供業務活動中的重要信息,增強內部管理的實效性和針對性,在貨幣資金控制環節適時運用內部報告控制方法十分重要。其一,貨幣資金經辦人對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業務,有權拒絕辦理并及時向審批人的上級授權部門報告;其二,單位通過定期或不定期地進行現金盤點,可能發現現金賬面余額與實際庫存不相符的情況;其三,通過報告單位貨幣資金收入、支出、結存情況并對下一階段貨幣資金流入、流出量進行預計和推算,可以幫助單位負責人全面了解單位現金流量,為其做出正確的投資、籌資決策提供基礎性資料,應切實發揮好內部報告控制方法的作用。