ＥＲＰ在物資供應系統中的應用

張弘旻

摘要:通過ERP系統的實施,推進集團型企業優化和規范物資采購流程,促進物資供應管理體制建立,實現公開透明、專業化、集中采購,以保證企業生產建設物資供應、降低采購成本為中心,為企業利潤最佳化、股東回報最大化服務。

關鍵詞:ERP;采購管理;銷售管理;財務管理;需求計劃平衡

ERP物資供應管理是實現企業實行歸口管理、集中采購、統一儲備和統一結算的物資供應管理體制有利平臺。通過ERP物資供應的應用,企業采用經過優化和規范化的物資供應管理標準業務流程,建立公開透明、專業化分工合作、協調配合、相互制約、快速反應、高效運轉的物資供應管理運行機制,實現“三流合一”。

1 ERP物資供應管理設計思想

考慮不同類型企業的規模初步建立了以一級采購一級儲備模式為主物資供應管理標準業務流程。在系統設計時,可以采取在一級廠下面增加二級廠物理庫存地點的方法來滿足對二級庫存的要求,同時二級庫存參與總的需求計劃平衡(MRP)和調度調劑。

2 ERP物資供應管理的組織結構設計

基于上述的設計思想及實際業務開展情況,利用ERP系統架構概念的設計理念,在ERP系統中對組織架構及業務情況做如下定義或對照(下劃線所標識部分代表ERP系統組織架構中定義的名稱):

2.1 物料管理(MM)

工廠:指進行供應、倉儲等業務的場所。工廠代表物資供應部門的一級庫,負責統一儲備工作。

庫存地點:工廠級的細分單元,可能是倉庫、庫房、或倉庫/庫房的某一特定的位置。

采購組織:對應實際業務中的采購管理部門。

采購組:每個采購組織可由一個或多個采購組進行日常具體業務操作。

2.2 財務管理(FI/CO)

公司代碼:根據ERP公司代碼的設計原理,將需要對外披露財務信息和繳納稅務的獨立法人實體都設置為單獨的公司代碼。

成本控制范圍:根據設計,集團統一采用一個成本控制范圍(SINO)。

業務范圍:根據設計,ERP中的業務范圍與集團的部門相對應。

利潤中心:需要進行利潤考核的核算實體都設為相應的利潤中心。

成本中心:需要進行費用考核的核算實體都設為相應的成本中心。

3 流程總體設計

3.1 設計原則

遵循市場經濟規律,充分發揮集團公司整體優勢,大宗、通用、重要物資實行集團集中采購,加強以物資需求計劃、采購實施、資金支付和物資儲備為主要內容的專業化管理,建立健全物資供應全過程各環節之間、物資供應部門與使用單位及相關部門之間相互配合、相互監督、職責明確的運行機制。

基于以上要求,在物資采購模板的實施過程中,企業在ERP系統設計階段,應遵循以下基本設計原則:

3.1.1 實施的ERP系統模塊包括:物料管理(MM)、財務會計及成本控制(FI/CO)。

3.1.2 計劃和采購崗位要分設。

3.1.3 關鍵控制點

企業要設置專職合同管理崗位,按照合同法和企業有關規定對合同價格以及合同條款進行審核。

設置專職供應商管理崗位,加強采購渠道管理,從源頭上保證選擇供應商行為的公開、公平、公正,通過對供應商動態量化考評實現資源市場的動態管理。

3.2 流程功能

3.2.1 計劃管理

根據現有庫存情況和實際需求,自動進行物料需求計劃平衡(MRP)。編制物資采購計劃、提出供應商選擇范圍、控制物資庫存儲備、限制交叉采購、辦理物資出(退)庫手續、物資計劃核銷。業務流程和要求:項目信息維護流程要求。接收到年度綜合計劃和追加計劃后,由物資供應部門綜合計劃科或管理科項目管理崗位按規定的格式及時輸入。貨源清單維護流程和要求。需維護貨源清單的,由采購員負責維護到系統中,要求按物料逐個錄入明細資料。貨源清單在規定的時間段內有效,過有效期需重新維護貨源清單。需求計劃核銷流程和要求。對于需要進行核銷的工程項目,計劃員依據工程項目資料按物資類別錄入概算數量、金額,依據料表及聯系單建立轉儲單、物資需求、物資采購訂單,在物資發出后,運行項目核銷程序進行核銷。

3.2.2 采購管理

開展詢比價和招標工作,擬定供應商,組織商務談判、簽訂物資采購合同或實施市場采購。

業務流程和要求:采購信息記錄維護流程和要求。根據每年頒布的價格體系,由采購員負責在價格生效之前將其維護到系統中,更新舊的采購信息記錄,以保證適時采用有效的采購價格。需求到請購流程和要求。采購計劃經審批(線上和線下)后,下達采購員執行。請購到付款流程和要求。采購員根據訂單(合同或市場采購單)辦理入庫后,打印入庫單,并隨附供應商發票、其它費用單據及經科長審批的匯款申請單,由合同管理員審核后,交財務科辦理付款手續。框架協議采購流程和要求。組織集中采購合同、對價格隨行就市的長期合同及按時間進度交貨的分批交貨合同,可維護框架采購合同。代儲代銷采購流程和要求。根據計劃員下達的采購計劃,屬代儲代銷范圍內的物資,采購員生成無金額的代儲代銷采購訂單,由合同管理員審批后作為代儲代銷收貨的依據。詢比價、招投標采購流程和要求。根據計劃員下達的采購計劃,采購員可以在線上生成詢價單,收到詢價單位的報價后,維護報價,并生成物資采購合同。委外加工采購流程和要求。發生委外加工業務時,計劃員可以根據需求創建類別為L(分包)的委外加工采購計劃,并須維護組件:待加工的原物料、所需的總需求數量、工廠、發貨倉儲地點等。采購員可以參照委外加工采購計劃創建委外加工采購訂單。

代儲代銷結算流程及要求。每月財務關帳后,由財務科根據代儲代銷消耗情況,按供應商開列結算清單,交采購員,由采購員通知供應商按照結算清單開具發票。

3.2.3 倉儲管理

負責物資接運、盤點、驗收、入庫、保管保養、發放、送料工作。對生產物資、項目物資、代儲代銷物資、委托加工物資進行分類管理。

業務流程和要求:收貨流程和要求。供應商送貨到倉庫后,保管員根據供應商所附訂單原件或復印件,及時辦理入庫凍結。供應商送貨到現場的,由采購員將現場收貨證明及訂單原件或復印件,交保管員據實辦理入庫。保管員將入庫凍結生成的憑證號告知采購員,采購員進行入庫過帳,并打印出入庫單。內部領用發料流程和要求。內部領用發料按照財務制訂的內部領用程序執行。

移庫流程-庫位移轉流程和要求。倉儲管理部門提出移庫需求,經物資管理部門同意后,進行庫位移轉業務處理:在系統上實現物資庫位之間的移轉,并實際進行物資搬運。

3.2.4 報表管理

統一客制了為滿足集團績效考核要求的月末庫存信息歸檔程序、物資收支存報表和物資庫存資金周轉狀況一覽表。

4 系統功能模塊配置要求

根據物資業務流程設計的原則,在系統功能模塊具體配置的過程中需要遵循下列要求:

按集團標準化小組的規定,使用系統有關的標準代碼原則:統一物資及產品代碼,實現一物一碼。內部供應商及客戶完全采用集團制定的統一代碼;在供應商主數據中集團一級資源市場供應商由集團一年一次統一維護。外部供應商及客戶代碼與集團代碼建立對照;在供應商主數據中集團一級資源市場供應商由集團一年一次統一維護。采用統一規定的會計科目表。成本中心及利潤中心按集團的編碼規則自行編碼。建議主數據的維護采取集中管理的方式,由專門的崗位負責。原則上不允許庫存帳面值為負數的情況存在。核算價格統一使用移動平均價,以利于及時準確核算和控制采購成本,降低采購費用。

會計科目的維護。所有集團實施ERP系統的企業均使用統一的會計科目表SCOA,科目編碼10位。在ERP中科目的設計分為兩個層次,一是會計科目表層次的科目,二是公司代碼層次的科目。

會計科目的申請及審批都在會計科目表層次實現,且由集團及集中支持人員操作。而對于總賬科目在公司代碼層次的主數據參數,各公司可根據其具體的核算需要進行設置。對于不需用和不允許使用的科目,在主數據中設置禁止創建或禁止過賬標識。

據集團核算需求,設置相應業務范圍,并在系統中啟用業務范圍核算,在公司內部或跨公司間生成基于業務范圍的資產負債表和利潤表。

ERP系統中的會計憑證按公司代碼和會計年度對不同憑證類別(如總賬憑證、往來憑證、收付款憑證、資產憑證、收發貨憑證等)分段分配憑證號碼。